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契約書の検索に時間がかかる原因とは？電子保管で必要な書類をすぐ見つける方法
契約書を保管しているはずなのに、必要なときにすぐ見つからないことはありませんか。
契約書は、締結時だけでなく、契約更新、請求確認、取引条件の確認、社内監査、問い合わせ対応などで見返す場面があります。しかし、保管場所やファイル名、管理項目が整理されていないと、必要な契約書を探すだけで時間がかかってしまいます。
電子保管をしていても、保存方法がバラバラであれば、検索しやすい状態とはいえません。
本記事では、契約書の検索に時間がかかる原因と、電子保管で必要な書類をすぐ見つけるための管理方法を解説します。
契約書を探すのに時間がかかる原因
契約書が見つからない原因は、書類が紛失していることだけではありません。
保管場所が複数に分かれていたり、ファイル名の付け方が統一されていなかったりすると、どこを探せばよいのか分かりにくくなります。担当者しか保管場所を把握していない場合も、確認に時間がかかります。
契約書の検索に時間がかかる原因としては、以下が挙げられます。
- 契約書の保管場所が部署や担当者ごとに異なる。
- 紙の契約書、電子契約書、受信PDFが別々に管理されている。
- ファイル名の付け方が統一されていない。
- 取引先名や契約日で検索できない。
- 契約書の種類やステータスが分からない。
- 担当者に聞かないと保管場所が分からない。
契約書を電子化していても、検索に必要な情報が整理されていなければ、結局フォルダを開いて1件ずつ確認することになります。
電子保管で検索しやすくする考え方
契約書の電子保管では、単にPDFを保存するだけでなく、後から探すときの条件を考えて管理することが重要です。
たとえば、取引先名で探すのか、契約種別で探すのか、契約終了日で探すのかによって、登録しておくべき情報が変わります。
契約書を探す際に使いやすい情報としては、以下が挙げられます。
- 取引先名
- 契約書名
- 契約種別
- 締結日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 担当部署
- 担当者名
- 管理番号
- 契約ステータス
これらの情報を整理しておくことで、「あの契約書はどこにあるか」を担当者に確認しなくても、必要な条件で探しやすくなります。
高度な書類検索で必要な契約書を探しやすくする
契約書が増えるほど、目視でファイルを探す運用には限界があります。
特に、複数の取引先や部署で契約書を管理している場合、契約書名だけでは目的の書類を見つけにくくなることがあります。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。
たとえば、以下のような探し方ができます。
- 特定の取引先との契約書を確認する。
- 契約終了日が近い契約書を探す。
- 特定部署が管理する契約書を確認する。
- 申込書や同意書など、書類種別ごとに探す。
- 過去に締結した契約書を条件で絞り込む。
契約書を探す時間が短くなれば、問い合わせ対応や契約更新時の確認もスムーズになります。
タグ管理で契約書を分類する
契約書を探しやすくするには、検索項目だけでなく、タグ管理も有効です。
タグを活用すれば、契約書を用途や状態に応じて分類できます。たとえば、「更新確認」「自動更新」「NDA」「業務委託」「取引基本契約」などのタグを付けておくと、後から関連する契約書をまとめて確認しやすくなります。
サインタイムの書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて書類を分類できます。
タグの例としては、以下が挙げられます。
- 顧客ID
- 契約ID
- 注文ID
- 取引先ID
- 従業員ID
- 店舗名
- 支店名
- 部署名
- 管理番号
- 案件番号
たとえば、取引先ごとに契約書を探したい場合は取引先ID、従業員ごとに雇用契約書や同意書を確認したい場合は従業員IDをタグとして登録しておくと、関連する書類をまとめて呼び出しやすくなります。
また、複数店舗や支店で同じ種類の書類を扱っている場合は、店舗名や支店名をタグにしておくことで、拠点ごとの書類管理にも活用できます。
タグを付ける際は、担当者ごとに自由に増やしすぎないことが大切です。よく使うタグをあらかじめ決めておくことで、検索しやすい状態を保ちやすくなります。
AI読み取りで管理情報の入力を補助する
契約書を検索しやすくするには、取引先名や契約日などの管理情報を登録しておく必要があります。
ただし、契約書の件数が多い場合、すべての情報を手入力するのは負担になります。入力にばらつきがあると、検索条件として使いにくくなることもあります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。
AIが読み取った情報を確認し、管理項目として登録しておくことで、手入力の負担を減らしながら、契約書を検索しやすい状態に整えられます。
AI読み取りは、電子保管を始めるうえで必須ではありません。ただし、契約書の件数が多い場合や、管理情報の入力に時間がかかっている場合には、検索性を高める補助として活用できます。
契約書検索を効率化する運用ポイント
契約書の検索性を高めるには、ツールだけでなく、社内ルールも重要です。
検索項目やタグの付け方が担当者ごとに異なると、後から探しにくくなるためです。特に、契約書の数が多い企業や複数部署で契約書を扱う企業では、検索ルールを統一しておく必要があります。
契約書検索を効率化するために決めておきたい項目としては、以下が挙げられます。
- 契約書名の付け方を統一する。
- 取引先名の表記ルールを決める。
- 管理番号を使うか決める。
- タグの一覧をあらかじめ作る。
- 契約終了日や更新情報を登録する。
- 紙から電子化した契約書の扱いを決める。
検索しやすい状態を作ることで、担当者が変わっても必要な契約書を見つけやすくなります。
まとめ｜契約書は電子保管と検索ルールで探しやすくしよう
契約書を電子データで保管していても、保管場所や検索項目が整理されていなければ、必要な書類を探すのに時間がかかります。
契約書の検索に時間がかかる原因は、ファイル名のばらつき、保管場所の分散、管理情報の不足、タグ運用の未整備などにあります。
サインタイムでは、高度な書類検索、書類のタグ管理機能、AIによる取引情報自動入力など、契約書を探しやすくするための機能を備えています。
契約書を保管しているのにすぐ見つからない場合は、電子保管の方法だけでなく、検索項目やタグのルールも見直してみてはいかがでしょうか。
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