電子契約：デジタル変革のラストマイル？

この記事は、デジタルトランスフォーメーションに関する継続的なシリーズの1つです。サインタイムでは、クライアントのデジタルトランスフォーメーションプロジェクトが失敗する主な理由として、一般的に次の4つが挙げられると考えます。

• スタートの規模が大きい
• 間違った問題を解決しようとする
• 社内の信頼性の欠如（従業員からの実際のニーズを重点にしない）
• 社内向けのプロセスからスタートしない

サインタイムは、企業内部のプロセスや手順、あるいは顧客エンゲージメントやビジネスパートナーの業務を変革するために設計されたプログラムなど、有意義なデジタル変革プロセスの導入に苦労している多くの企業と協力しています。

これらの「困難を抱えている」DXプロジェクトにはどのような共通点があり、他の企業はそこから何を学ぶことができるのでしょうか？

ここでは、DXの取り組みにおいて顧客の成果があまり良くない原因となる可能性があると考えられる、一般的なテーマをいくつか紹介します。

スタートから目標や計画が大きくしない

これはおそらく、私たちがお客様に抱く最大の懸念事項です。ビジネスプロセスを変革する必要性については、取締役会レベルであっても社内で広く合意があるかもしれません。しかし、多くの場合、企業はあまりにも大きな目標や計画を、あまりにも早く実行しようとします。

これは通常、複雑なビジネスプロセスやソフトウェアを徹底的に見直したり、完全に変更したりする必要がある場合に発生しますが、コンサルティングコスト、ソフトウェアコスト、変更管理の問題などが原因で、非常に大規模なDXプロセスが容易に頓挫する可能性があります。

現状の問題を正しく理解する

私たちが目にするもう1つの一般的な問題は、企業が社内のビジネスプロセスや顧客やパートナーとの根本的な変化を起こそうとしているにもかかわらず、実際のビジネス上の問題が何であるかを明確に理解していないことです。

たとえば、全社規模のERPシステムを導入すれば問題は解決すると結論づけたかもしれませんが、本当の問題は文化と変化への抵抗であることに気づいていない場合、世界で最高のソフトウェアであっても、より優れた問題を解決することはできません。

まず、トレーニング、スキルのアップグレード、および詳細な変更管理プログラムによって対処します。

小さな問題を先に解決しない

これは、私たちが協力している多くの企業にとっても大きな問題です。ビジネスには、誰もが気づいている課題が存在することがよくありますが、関係者は、DXプログラムがその問題に対処できるかどうか自信を持っていません。

組織的な懐疑、または望ましい結果をもたらさなかった過去のビジネス変更の学習経験により、企業内部の一部の人々は、会社には有意義な変革は不可能であるという考え方を抱くことがあります。

これは、確立された労働文化で知られ、社内合意がビジネスの成功にとって非常に重要な要素である日本では特に当てはまります。

社内で始める

私たちがよく目にする大きな問題は、パートナーや顧客に大きく依存したDXプロジェクトを開始しようとするクライアントです。言うまでもなく、社内プロジェクトであっても困難な場合があり、最初に顧客向けプロジェクトから始めると、会社が第三者の貢献に左右される可能性があります。まず社内プロジェクトから始めて、次にベンダーに移行し、その後顧客に移行することをお勧めします。

私たちの経験から言えば、DXプログラムを順調に進めている企業は、いくつかの共通点があります。
そのうち、代表的な2点を挙げていきます。

小規模から始める

ビジネスプロセスの変革だけでなく、社内のメンバーと信頼を築くことは、DX化を成功に導く効果的な方法です。従業員が小規模で管理しやすいDXプログラム(できれば小規模なプログラムを継続的に)から具体的なメリットを実感していれば、大規模なプロジェクトが試みられたときに賛同とサポートを獲得するのが容易になります。

一度に1つまたは2つの個別のプロジェクトを引き受け、成功に導くこの方法で運営されている企業を数え切れないほど見てきました。多くの場合、それらは非常に基本的ですが、重要な変革です。従業員の経費請求をオンラインに移行したり、顧客の注文システムを最新化したり、FAXや紙ベースの注文などの時代遅れのプロセスを排除したりすることを考えてください。これらの小規模なビジネスプロセスは、従業員と顧客に具体的なビジネス価値を提供し、作業エクスペリエンスを明確に向上させる場合には、ほとんどの企業内で広く支持される可能性があります。

まずは小さな成果を上げ、それを繰り返し、有効化・最適化して広げていく

成功したDXプログラムでよく見られるもう1つのテーマは、ビジネスプロセスの変革を次々に増やすのではなく、1つまたは2つの小さなプロジェクトを引き受け、それらが完了まで推進することです。初日に必要な変更は最小限に抑えますが、紙ではなくデジタルの考え方を植え付けます。結局のところ、人々は人間であり、変化に対処することができますが、複数のビジネスプロセスを一度に変更しようとしている企業で働くと、最も堅実な経営幹部であっても不安が生じ、変化に抵抗する可能性があります。

最初にモダナイズするビジネスプロセスを1～2つ選択し、「簡単に実現できるもの」で試験的に実行。それらが完了するまで推進し、大きな影響と従業員の報酬や賛同が高い分野から始めることをお勧めします。

電子契約：デジタル変革のラストマイル

企業のDX化で成功を収めた実績のあるサインタイムは、まず電子契約から始めることをお勧めします。

多くの企業は、紙ベースの契約書やフォームなどをデジタル化するだけで、どれほど業務が効率化されるかを実感していません。電子契約は、従業員はもちろん、顧客やパートナーにも直観的な効果をもたらし、生産性を高め、コストの削減にも貢献します。

さらに、電子契約は、署名や押印のプロセスを変えるだけでなく、同時にビジネスプロセス全体の改善が期待できます。

以下、サインタイムが提供する具体的な機能をいくつかご紹介します。

サインタイム委任機能（新機能）

署名の委任機能は、サインタイムのお客様より最も多くリクエストされた機能の一つです。

例えば、契約書締結において、署名依頼を受け取った取引先の担当者が署名権限を持っておらず、社内の上司に署名権限を委任する必要がある場合に活用できます。

署名権限を上司に委任することで、その履歴が書類ページに追跡され、法的な証拠力を担保します。

サインタイム保証人機能

身元保証人や連帯保証人が必要な不動産業界や教育業界（大学や専門学校など）など、書類を送信する前に書類の送信者が保証人の情報を把握するのが混乱な場合に活用できる機能です。

書類の送信者は、契約当事者に対し、保証人の情報を入力できる権限を委任し、書類を送信することができます。通常の企業では、人事部門における入社時の契約書類などにおいて活用できるでしょう。

サインタイム一斉送信機能

雇用契約書や誓約書など、同じフォーマットの書類を数百人または数千人に一斉送信することができる機能です。サインタイムの一斉送信機能では、署名者ごとに異なる契約条件がある場合でも、CSVファイルにその条件を入力しアップロードすることで一斉送信が可能です。

CSVファイルでの一斉送信は、大量の社内プロセスを変革するDX化に向けての代表的な機能です。  

サインタイムのプライムプラン!

「プライム」プランは、サインタイムが提供するすべての機能を利用できるため、企業内でのさまざまなDX化を推進します。

電子契約、スキャナー保存（電子帳簿保存法対応）、自社カスタマイズ、お客様独自のメールドメインを利用したフィッシング対策、Salesforceとの連携、Googleとの連携などが利用できます。

プライムプランは、企業内のビジネスプロセスを変革できるワンストップのペーパレスソリューションです。

まとめ

デジタルトランスフォーメーションプロジェクトを適切に進めることは、規模に関係なく、すべての企業にとって課題となる可能性があります。プロジェクトをシンプルかつ管理しやすく保つことは、ほとんどの企業にとってDXへの取り組みを開始するための良い第一歩です。

どのようなDXプログラムにも最終的には人々が関与し、人々がテクノロジーやビジネスプロセスとどのように対話するかを理解することが重要です。DXのメリットを企業内で広く感じられるようにすることで成功へとつながります。

電子契約業界の一員として、私たちは多くの成功したプロジェクトと多くの失敗を見てきました。

ビジネスがDXへの取り組みの最初の一歩を踏み出している場合、またはプロジェクトを軌道に戻す必要がある場合は、私たちサインタイムがサポートします。