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契約更新プロセスを成功させる15のポイントと効率化する方法
目次
契約更新は、契約管理の中でも特に重要なプロセスです。適切に進めれば取引先との関係を強化し、より良い条件を獲得し、事業の継続性を高めることができます。一方で更新プロセスが曖昧だったり遅れたりすると、コスト増加やサービスの中断、改善の機会損失につながる可能性があります。
効果的な契約更新には、計画性・関係者連携・期限管理が欠かせません。現在の契約状況を把握し、関係部署を早期に巻き込んで、適切なタイミングで判断を行うことが重要です。また、適切なツールを導入すれば、契約更新は「期限直前の作業」から「戦略的に価値を生むプロセス」へと変わります。
サインタイムの高機能な契約書管理システムが企業に採用されている理由をご紹介します。
契約更新プロセスとは？基本の流れ
契約更新とは、既存契約の期間を延長したり、条件を見直して新しい内容に書き換えることを指します。価格、納期、サービス内容、役割分担などの変更が含まれるケースも多くあります。
契約更新の重要性は、事業の継続性を守り、交渉で得たメリットを維持し、さらなる改善の機会を生み出す点にあります。更新期限を逃すと、条件不利のまま自動更新されたり、見直しが必要な項目が放置されるといったリスクもあります。
更新プロセスを組織として標準化し、一貫した手順に沿って進めることで、抜け漏れやミスの可能性を大幅に減らすことができます。
契約更新を成功させるための重要ポイント
契約更新は、まず「現在の契約がどれだけ有効に機能しているか」を確認するところから始まります。双方の義務履行状況、コストと価値のバランス、改善すべき点などを整理します。
法務、財務、営業、事業部門など関係部署はそれぞれ異なる視点を持っているため、早期に巻き込むことで、リスクの見落としを防ぎながら最適な更新内容を検討できます。また、更新期限に向けて必要なマイルストーンを設定することで、直前の混乱を避けられます。
さらに、契約書を一元管理する仕組みが整っていれば、必要な文書を迅速に確認でき、更新作業が効率化されます。
契約更新プロセスを最適化する15のポイント
- 早めに更新準備を始める
- 重要な契約を特定して優先順位をつける
- 更新の目的と目標を明確にする
- プロセスの責任者を決める
- 契約書を一元管理できる環境を整える
- 契約期限を管理する仕組みを導入する
- 契約の監査（現状レビュー）を行う
- 関係部署を早期に巻き込む
- 更新契約をSMSで送信し迅速に署名を得る
- 契約管理をCRMと連携させる
- 入力可能な契約テンプレートを活用する
- 更新交渉の戦略を準備する
- 合意内容を正確に文書化する
- 新しい契約内容を社内に共有する
- 更新後のパフォーマンスを継続的に確認する
1. 早めに更新準備を始める
契約満了のかなり前から準備を進めることで、レビュー、交渉、関係者調整に十分な時間を確保できます。早期に動けば、不利な条件で急いで合意するリスクを防ぎ、市場調査や条件提示の準備も行いやすくなります。
2. 重要な契約を特定して優先順位をつける
契約には重要度の違いがあります。高額契約、戦略上重要な契約、リスクの大きい契約などを特定し、優先的に取り組むことで、限られたリソースを効果的に活用できます。
3. 更新の目的と目標を明確にする
コスト削減、サービス向上、契約期間延長など、更新の目的を明確にしておくと、交渉の方向性がはっきりします。目標が曖昧だと、改善できる部分を見落としてしまう可能性があります。
4. プロセスの責任者を決める
更新業務の責任者を明確にすることで、作業の抜け漏れや混乱を防げます。レビュー、交渉、文書修正、関係部署との調整などを一貫して管理できる体制が重要です。
5. 契約書を一元管理できる環境を整える
契約書が散在していると、探すだけで時間がかかり、誤った文書を参照するリスクも生じます。一元管理された契約書管理システムがあれば、必要な情報をすぐに確認でき、更新作業がスムーズに進みます。
6. 契約期限を管理する仕組みを導入する
更新期限を自動で管理しリマインダーを送る仕組みがあれば、対応遅れや期限切れのリスクを大幅に減らせます。期限管理を手作業で行う必要がなくなり、重要な業務に集中できます。
7. 契約の監査（現状レビュー）を行う
契約内容、履行状況、コスト、リスクなどを整理し、改善点や課題を明確にします。更新交渉の際の重要な材料になります。
8. 関係部署を早期に巻き込む
法務、財務、営業、運用など、各部署は異なる視点を持っています。早期に協力を仰ぐことで、契約の見落としを防ぎ、更新後の運用もスムーズになります。
9. 更新契約をSMSで送信し迅速に署名を得る
SMSで契約を送信すれば、受信した相手はスマートフォンからすぐに確認・署名できます。返送待ちの時間を短縮でき、リモートワーク環境でも迅速に処理できます。
10. 契約管理をCRMと連携させる
Salesforce などのCRMと連携すれば、営業契約の更新作業が効率化されます。CRM上で契約送信・進捗管理が完結するため、入力ミスを防ぎ更新スピードを向上できます。
11. 入力可能な契約テンプレートを活用する
署名欄、日付欄、イニシャル欄などが整備されたテンプレートを使えば、必要情報の抜け漏れを防ぎ、更新作業の精度が向上します。内部統制やコンプライアンス要求にも適合しやすくなります。
12. 更新交渉の戦略を準備する
希望条件、譲歩可能な点、代替案などを整理し、交渉の見通しを立てておくことで、有利な条件を引き出せる可能性が高まります。
13. 合意内容を正確に文書化する
変更点を曖昧にすると、後のトラブルにつながります。すべての合意内容を正確に文書化し、双方の認識を揃えることが重要です。
14. 新しい契約内容を社内に共有する
更新後の契約内容を関係部署が理解していないと、実行段階で問題が生じます。社内共有を徹底し、スムーズな導入につなげます。
15. 更新後のパフォーマンスを継続的に確認する
契約更新は完了がゴールではありません。履行状況を継続的に確認し、期待どおりの価値が提供されているかを判断します。次回更新の改善点を見つける意味でも重要です。
テクノロジーを活用して契約更新を効率化する
契約期限の自動管理、契約書の一元管理、過去契約の即時検索など、テクノロジーを活用すれば更新作業の手間とリスクを大幅に減らせます。
サインタイムは、どこからでも安全に電子署名ができ、入力可能なテンプレートで情報の抜け漏れを防ぎ、SMS送信で署名を迅速に取得できます。Salesforceとの連携によって、営業部門はCRM内で契約更新を一元管理できます。
サインタイムが契約更新プロセスを強化する理由
紹介した15のポイントは、適切なツールの導入によりさらに実践しやすくなります。サインタイムは、契約書の安全な一元管理、更新期限の自動管理、過去契約の迅速な確認を一つのプラットフォームで実現します。
入力可能なテンプレート、SMS署名、Salesforce連携、承認ワークフロー、長期署名など、多様な機能により複雑な契約更新にも柔軟に対応できます。契約の見直し、関係者調整、変更点の文書化が効率化され、契約更新プロセス全体がより正確で一貫性のあるものになり、長期的な成功につながります。サインタイムが貴社の契約管理業務に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。
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