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契約管理システムとは？主な機能や導入メリット
契約管理システム（Contract Management Software）は、契約書の作成から更新までのライフサイクル全体を効率化し、ミスを減らし、法令遵守を確保するために役立つ契約書管理ツールです。契約業務の流れを効率化し、ミスや対応漏れを防ぐことで、企業のリスク低減と業務改善を支援します。
また、契約管理システムをSalesforceのような顧客管理システム（CRM）と連携させることで、契約の進行を加速させ、更新の管理もしやすくなり、解約リスクを低減できます。現代の契約管理システムを活用することで、チームは契約情報へのアクセスが容易になり、より迅速かつ正確な意思決定が可能になります。
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契約管理システムとは？
契約管理システムとは、契約書を効率的に管理するためのシステムで、契約書の作成、締結、保管、検索といった一連の業務をデジタル化します。法律相談や公証業務の代替となるものではありませんが、契約書を整理し、社内ルールに沿って適切に管理するための基盤として機能します。署名方法も、入力型や手書き、対面署名など複数の形式に対応しており、営業、法務、人事、購買といったさまざまな部門で活用されています。
近年の契約管理システムには、契約ライフサイクル管理（CLM）が組み込まれているものが多く、契約書の作成、承認、署名、更新管理といった各工程を自動化できます。これにより、契約書は単なる保管対象ではなく、業務を動かすための「活用できるデータ」へと変わります。
さらに近年ではAIを活用した機能も進化しており、契約相手、金額、開始日や終了日などの重要情報を自動で抽出し、更新期限や対応が必要なタイミングを通知できます。これにより、更新漏れや義務の見落としを防ぎ、迅速で正確な意思決定を支援します。
契約ライフサイクル管理（CLM）との関係
契約ライフサイクル管理（CLM）とは、契約書の作成から交渉、承認、署名、保管、更新までの一連のプロセスを体系的に管理する手法を指します。CLMを適切に行うことで、契約の価値を最大化し、リスクを最小限に抑えることができます。逆に、体系的な管理がなければ、契約の紛失や管理ミスが起こりやすく、コンプライアンス違反やビジネス機会の損失につながる恐れがあります。
各段階で求められる作業や課題に対応することが、CLMの本質です。作成段階ではテンプレートや法的ガイドラインに沿った正確な文書作成が求められます。交渉や承認段階では、円滑なやりとりと明確な承認フローが不可欠です。そして署名段階では、電子署名による正当性と安全な送付が必要となります。
後半の保管・追跡・更新のフェーズも重要です。中央リポジトリに保管しておけば、必要な契約書にすぐにアクセスでき、更新や満了に関する自動リマインダーで見逃しを防ぐことができます。CLMは、契約業務を効率的かつ確実に遂行するためのフレームワークを提供します。
契約ライフサイクル管理の主な段階：
- 作成：テンプレートや自動生成ツールで契約書を作成
- 交渉：ワークフローやAI提案機能で交渉をスムーズに
- 承認：社内ルールに準拠した承認を確保
- 署名：電子署名と安全な配信で締結
- 保管：検索可能なリポジトリに一元管理
- 更新：期限の通知・更新管理を自動化
契約管理システムの主な機能
契約管理システムは、単なるデジタルの保管庫ではありません。契約書や関連書類を一元的に整理・管理・追跡するためのハブとして機能します。手作業の業務を減らし、重要な期日を逃さないようサポートし、正確性も向上します。こうした中央管理システムがないと、書類の紛失や更新漏れ、部門間での非効率な連携が起こりやすくなります。
また、契約状況を可視化できる点も大きな特徴です。管理者や法務担当者は、契約の進行状況や承認者の確認、承認フローの滞留状況などをひと目で把握でき、問題を未然に防ぐことが可能になります。
契約の保管、通知、ワークフローを1つのツールにまとめることで、業務時間を削減し、リスクも抑えることができます。自動アラート、取引情報の管理、共同編集機能などにより、契約関連業務にかかる時間を最小限にし、より戦略的な業務に集中できます。
契約管理システムの主な機能：
- 契約リポジトリ：契約書を安全に一元保管
- 自動アラート：更新・期限切れ・承認などの通知
- 取引情報の管理：契約情報の検索と整理が容易に
- 共同編集機能：複数の関係者が同時にレビュー・編集可能
なぜ企業は契約管理システムを導入するのか
企業が契約管理システムを導入する主な理由は、リスクの低減、業務効率の向上、そしてコンプライアンス強化です。契約書を安全な環境で一元管理することで、必要な文書をすぐに見つけられ、紛失や管理漏れを防げます。
業務面では、承認フローの自動化によって手作業が減り、契約締結までの時間が短縮されます。担当者は事務作業に追われることなく、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
また、契約データを分析することで、営業活動や購買、人事、法務といった部門横断での改善点や傾向を把握できます。契約管理システムは、契約書を単なる書類から、経営判断に活用できる情報資産へと変える役割を担います。
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契約管理システムの種類
契約管理システムには、いくつかのタイプがあります。自社サーバーで管理するオンプレミス型は、データ管理を完全に自社で行いたい企業に向いています。一方、クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、更新や保守の手間が少ないため、リモートワークや複数拠点での利用に適しています。
業界特化型の契約管理システムは、特定業界の規制や業務フローに対応している点が特長です。一方、グローバル対応型のソフトは、多言語や複数の法規制に対応しており、海外取引を行う企業にも適しています。
署名方法についてもサービスごとに違いがあり、入力型や手書き署名、対面署名に対応しているものがあります。日本ではハンコ文化が根強く残っているため、デジタル印鑑（ハンコ）に対応しているかどうかも重要なポイントです。
契約管理システムの導入メリット
契約管理システムは、企業規模にかかわらず、契約業務の迅速化・簡素化・正確性向上に大きく貢献します。導入していない場合、多くの企業では手作業で契約日を管理したり、承認をフォローアップしたり、文書を探し回ったりするのに多くの時間を浪費しています。
専用ツールを導入すれば、繰り返し作業の自動化と一元管理により、正確性と一貫性が大幅に向上します。必要な情報をすぐに確認でき、契約の進行状況を可視化できるため、社内ルールや法的要件の遵守も容易になります。これにより、より賢明な判断と効率的な計画が可能になります。
さらに、部門間の連携強化にも効果的です。法務・営業・購買・経営陣が同じ最新情報にアクセスしながら作業できるため、契約プロセスのスピードアップ、ミスの削減、戦略的な契約運用が実現できます。
主な導入メリット：
- 効率化：作成・承認・締結までの流れをスムーズに
- 正確性：メタデータ管理や更新通知の自動化でミスを削減
- コンプライアンス：社内ルールや法的要件に一貫して対応
- 可視性：契約状況をリアルタイムで確認
- 意思決定支援：中央管理されたデータに基づく分析と改善
契約管理システムを選ぶ際のポイント
契約管理システムを選定する際には、自社の業務内容に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。AIによるデータ抽出、柔軟な電子署名機能、安全な保管環境、CRMやERPなど既存システムとの連携可否は、導入効果を左右するポイントになります。
操作性も重要な要素です。直感的に使える画面設計であれば、社内への定着が早く、教育コストも抑えられます。加えて、将来的な業務拡大や法規制の変更にも対応できる柔軟性、安定したサポート体制があるかどうかも確認しておくと安心です。
部門別に見る契約管理システムの活用例
法務部門では、契約管理システムを活用することで、期限管理や義務の把握が容易になり、リスクの早期発見につながります。人事部門では、雇用契約や入社手続き書類を一元管理でき、コンプライアンス対応や監査準備が効率化されます。
営業部門では、電子署名によって契約締結までの時間が短縮され、更新やフォローアップの抜け漏れも防げます。マーケティング部門では、外部ベンダーや広告契約の管理がしやすくなり、購買部門では仕入先契約や更新管理を正確に行えます。
IT部門では、ライセンス契約や保守契約を安全に管理でき、財務部門では支払条件や契約金額の把握が容易になります。経営層にとっては、契約データを横断的に分析し、経営判断に活用できる点が大きなメリットです。
CRMとの連携で契約業務を加速
契約管理システムとSalesforceなどのCRMを連携させることで、営業活動と契約業務の一体化が可能になります。契約データが顧客情報と連動することで、営業チームはよりスムーズに契約締結へと進めるようになり、全体の営業サイクルが短縮されます。
契約更新の事前把握や自動更新の管理により、顧客への適切なタイミングでのアプローチが可能となり、解約率の低下にもつながります。また、リアルタイムで契約情報にアクセスできるため、営業部門と法務部門の意思決定のスピードも向上します。
サインタイムは高機能なAI契約管理システム
サインタイムは、全部門で利用できる包括的な契約管理システムです。AI機能により、契約情報の自動抽出、リマインダー設定、更新の事前通知などを実現し、重要な期日の見落としを防ぎます。これにより担当者の負担を減らしながら、契約業務の精度を高めることができます。
署名方法は入力型、手書きサインに対応しており、Salesforceなどの外部ツールともスムーズに連携できます。グローバル対応に加えて、日本特有のハンコや長期署名にも対応している点が特長です。手書き・タイプ入力・はんこタイプなど、多様な電子署名スタイルに対応しており、ユーザーの好みに応じて選べます。
契約書を一元管理し、業務を自動化し、意思決定に役立つ情報を提供することで、サインタイムは企業の契約業務を効率化します。柔軟性と使いやすさを兼ね備えた契約管理ソフトとして、多くの企業に選ばれています。
サインタイムの契約管理システムでCLMを効率化しよう
サインタイムは、契約ライフサイクル全体を効率的に管理できる現代的なソリューションです。Salesforceとの連携により、契約と顧客データの整合性を保ちながら、営業サイクルの短縮と解約防止が可能になります。また、承認者の固定やカスタマイズ可能な承認フローにより、契約業務の協業と進行が円滑に進みます。
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