クラウド型文書管理システムとは？仕組みと導入すべき理由を解説

クラウド型文書管理システムは、文書やファイルをクラウド上で安全に保管・管理できる文書管理ツールです。インターネット環境があれば、場所や端末を問わず文書にアクセスでき、リアルタイムでの共同作業も可能になります。情報の一元管理とアクセス制御を両立できることから、規模を問わず多くの企業が業務効率化や生産性向上のために導入しています。

なぜ多くの企業が、サインタイムの高機能な契約・文書管理システムに注目しているのか、その理由をぜひご確認ください。

文書管理システムとは？

文書管理システムは、企業が扱うデジタル文書を効率よく整理・保管・検索するためのソフトです。ファイルを安全に保存し、必要なときにすぐ取り出せる環境を整えることで、業務の属人化やミスを防ぎます。

文書管理システムは単なるファイル保管にとどまらず、文書のバージョン管理やアクセス権限の制御、履歴の追跡などにも対応しています。紙ベースの管理をデジタルに置き換えることで、保管スペースや管理工数を削減できる点も大きな特長です。

文書管理システムの主な種類

文書管理システムにはさまざまな種類があり、業務内容や部門ごとに適したシステムが存在します。それぞれの特性を理解することで、自社に合った文書管理環境を構築できます。

契約管理システム

契約管理システムは、契約書の作成から締結、更新管理までを一元的に管理するためのシステムです。承認フローや電子署名、更新期限の通知などに対応しており、契約業務の効率化とリスク低減を実現します。

マーケティング向けコンテンツ管理システム

画像や動画、広告素材、コピーなどのマーケティング資産を管理するためのシステムです。承認済みの素材を迅速に共有でき、ブランドの一貫性を保ちながら施策を進められます。

人事向け文書管理システム

人事部門では、雇用契約書や評価資料、社内規程など多くの機密文書を扱います。人事向けDMSは、法令順守を支援しながら、機密情報を安全に管理できます。

法務向け文書管理システム

法務部門では、契約書や訴訟関連資料などの厳密な管理が求められます。法務向けDMSは、バージョン管理や監査証跡に対応し、チームでの効率的な共同作業を支援します。

財務向け文書管理システム

請求書や領収書、決算資料などを管理するためのシステムです。監査対応や法令順守をサポートし、書類の紛失リスクを軽減します。

エンジニアリング・技術文書管理

設計図やCADデータ、技術マニュアルなどを扱う部門向けの文書管理システムです。正確なバージョン管理とプロジェクト単位での共有を可能にします。

医療向け文書管理システム

患者情報や診療記録などを管理するためのシステムで、厳格なセキュリティと法令対応が求められます。必要なときに迅速に情報へアクセスできる点が特長です。

クラウド型文書管理システムが他と異なる点

クラウド型文書管理システムは、文書をローカル端末や自社サーバーではなく、クラウド上に保管します。これにより、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、テレワークやハイブリッドワークにも最適です。

また、クラウド型は事業成長に合わせて容量やユーザー数を柔軟に拡張でき、追加のハードウェアも不要です。常に最新の機能やセキュリティ対策が自動で適用される点も大きな利点です。

さらに、CRMやERPなど他の業務システムと連携しやすく、文書が業務フローの中で自然に活用されます。災害対策やバックアップ体制も整っており、データ消失リスクを最小限に抑えられます。

クラウド型文書管理システムを導入するメリット

クラウド型文書管理システムは、単なるファイル保存場所ではありません。文書を安全かつ効率的に活用するための基盤として、業務全体を支えます。リアルタイムでの共同編集や期限管理、自動化された通知により、作業効率と正確性が向上します。

主なメリットとして、次の点が挙げられます。

• インターネット環境があれば、どこからでも文書にアクセスできる
• 複数人で同時に作業でき、バージョンの混乱を防げる
• 紙の保管スペースが不要になり、管理コストを削減できる
• 権限管理や暗号化により、情報セキュリティを強化できる
• 法令や業界規制に対応した文書管理を実現できる
• 文書の変更履歴や操作履歴を自動で記録できる
• 承認や通知などの業務フローを自動化できる
• テレワークや外出先からも安全に利用できる
• ITインフラや保守コストを抑えられる
• 障害や事故によるデータ消失に備えられる
• 事業拡大に合わせて柔軟にスケールできる
• 他の業務システムと連携し、業務全体を効率化できる

クラウド型契約管理システムに必要な主な機能

クラウド型の契約管理システムは、文書管理に加えて契約業務を効率化するための機能を備えています。契約書の作成から締結、管理までを一貫して行うことで、業務負担を軽減し、コンプライアンスを強化できます。

特に重要な機能として、以下のような点が挙げられます。

• AIによる契約情報の自動抽出（取引日、取引金額、取引日など）
• 更新期限や対応事項を知らせるアラート機能
• 高度なセキュリティと暗号化による安全な保管
• 契約書のバージョン管理と履歴追跡
• CRMやERPなど他システムとの連携
• 契約状況を把握できるレポートや分析機能
• 重要指標を確認できるカスタマイズ可能なダッシュボード

サインタイムはクラウド型文書管理システム

サインタイムは、クラウド型文書管理と契約管理の機能を一つのプラットフォームに統合したサービスです。AIを活用して契約情報を自動で抽出し、リマインダーや自動更新の管理まで行えるため、契約業務をシンプルかつ確実に進められます。

電子署名は入力型、手書きサイン、ハンコなどに対応しており、さまざまな業務フローや取引形態に柔軟に対応できます。Salesforceをはじめとする外部ツールとも連携し、既存の業務プロセスにスムーズに組み込めます。

安全なクラウド保管、バージョン管理、監査証跡を備えたサインタイムは、文書と契約を効率よく管理し、業務の正確性と生産性を高めます。

サインタイムが自社に適しているかどうかは、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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