再生可能エネルギー事業の契約業務を電子化。締結期間を約90％短縮し、失注リスクを低減

サインタイム導入前は、契約書はどのように作成・やり取りしていましたか？

これまでは、NDAや業務委託契約書、発注書などを紙で作成し、押印・製本のうえ郵送する運用でした。日本国内の取引先との契約については、レターパックなどで送付し、返送を待つという流れが中心でした。一部、海外本社とのやり取りではPDFをメールで送付するケースもありましたが、最終的には紙での締結が基本となっていました。

紙での契約業務で特に負担だった業務や手間は何でしたか？

契約書の作成から押印、製本、郵送手配、進捗確認、保管までを担当者が一貫して対応しており、他業務と並行しながら進める必要があった点が大きな負担でした。特に、押印申請や郵送作業は週に2〜3回発生しており、業務の合間に対応する必要があったため、タスク漏れのリスクもありました。また、進捗状況が分かりづらく、都度確認やフォローが必要になる点も課題でした。

契約締結までにどの程度の時間がかかっていましたか？

契約内容にもよりますが、締結までには半月から1か月程度かかることが一般的でした。郵送によるタイムラグがあり、レターパックでの追跡確認が必要になるなど、契約締結までのリードタイムが長い状況でした。

電子契約を導入したきっかけは何ですか？

契約締結に時間がかかっていたことが大きなきっかけです。特にNDAは商談前に必ず必要となるため、締結までに1か月かかる場合、ビジネス機会の損失につながる可能性がありました。契約業務のスピードを改善し、よりスムーズに商談を進めるため、電子契約の導入を検討しました。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ理由は何ですか？

電子契約サービスの導入にあたり、大手の電子契約サービスとも比較検討しました。その中で最終的な決め手となったのが、サインタイムで利用できる「総務大臣認定タイムスタンプ」でした。
契約書の長期保存や法的証拠力の観点から、信頼性の高いタイムスタンプを利用できる点を重視しており、日本の制度に対応したタイムスタンプが利用できる点が大きな評価ポイントとなりました。
また、日本語・英語の両方に対応している点や、海外拠点や海外取引先との契約にも対応できる点も、導入の後押しとなりました。

導入プロセスはスムーズに進みましたか？

導入時には社内の担当者より、デモの実施やマニュアルの提供があり、基本的な使い方についてはスムーズに理解できました。一部、ITツールに不慣れなメンバーには抵抗感もありましたが、実際に使い始めることで徐々に浸透していきました。
また、取引先については事前に電子契約の利用可否を確認し、対応できる場合は電子契約、難しい場合は紙と使い分ける形で運用しています。

サインタイム導入後の業務フローを教えてください。

現在は、社内の稟議システムで承認を取得した後、サインタイムで契約書の送付・締結を行っています。また、電子契約を送付する際は、必ず法務部門をCCに含める形で運用しています。

サインタイム導入後の効果を教えてください。

サインタイム導入によって得られた主な効果は以下の通りです。

1. 契約締結までの時間短縮
   従来は契約締結まで半月から1か月程度かかっていましたが、電子契約の導入により最短2〜3日、長くても1~2週間程度で完了するようになりました。特にNDAの締結スピードが向上したことで、商談の立ち上がりがスムーズになり、ビジネス機会の損失リスク低減にもつながっています。
   
2. 業務工数の削減と効率化
   紙の印刷、押印、製本、郵送といった作業が不要となり、契約書1通あたりの作業時間は5〜10分程度へと削減されました。進捗確認の手間も減り、契約業務全体の負担が大きく軽減されています。
   
3. コスト削減と契約管理の改善
   電子契約の導入により印紙代が不要となり、1契約あたり高い場合は10万円規模で発生していたコストを削減できました。また、契約書の検索や管理も容易になり、過去契約の確認もスムーズに行えるようになっています。

電子契約を導入し、署名者となる取引先の反応はいかがでしたか？

電子契約に対応している企業からはスムーズに受け入れていただいています。一方で、外資系企業の中にはセキュリティポリシーの観点から紙での契約を希望されるケースもあり、現在は状況に応じて使い分けています。

今後、電子化を進めたい業務はありますか？

今後は、サインタイムの「委任機能」を活用し、運用範囲を広げていきたいと考えています。また、社内全体の電子化を進める中で、契約業務以外の領域への展開も検討していきたいと考えています。