契約書に電子署名を依頼する方法｜簡単・安全に送信するやり方を解説

契約書に電子署名を依頼する方法を探している企業は増えています。紙の契約書を印刷・押印・郵送する運用は、時間も手間もかかるためです。

現在では、電子契約システムを利用することで、契約書をオンラインで送信し、スムーズに電子署名を依頼できます。リモートワークやオンライン商談が増えたことで、電子契約の需要も急速に拡大しています。

この記事では、契約書を電子署名で送る流れや、安全な送信方法、電子契約システムを選ぶポイントについて解説します。

電子署名が必要な書類とは

企業では、さまざまな契約書や承認書類に署名が必要になります。社内文書だけでなく、法的効力を持つ契約書でも電子署名が利用されています。

電子署名が利用される代表的な書類には以下があります。

• 雇用契約書・業務委託契約書
• 売買契約書・サービス契約書
• 秘密保持契約書（NDA）
• 発注書・業務委託関連書類
• 社内承認書類・稟議書

これらの契約書をオンライン化することで、契約締結までの時間短縮や契約管理の効率化につながります。

なぜ契約書をオンラインで送信する企業が増えているのか

電子契約が普及している背景には、リモートワークやオンライン業務の増加があります。

紙契約では、契約書の印刷、押印、郵送、スキャンなど多くの手間が発生します。一方、電子契約システムを利用すれば、契約書をオンライン送信するだけで契約締結を進められます。

また、オンライン署名は契約履歴を記録できるため、「誰が・いつ・どの契約に署名したか」を管理しやすくなります。

契約締結スピードが向上することで、営業活動や取引開始もスムーズになります。

電子署名を依頼する流れ

電子署名による契約締結には、基本的な流れがあります。システムごとに細かな違いはありますが、大まかな手順は共通しています。

まず、契約書ファイルを準備し、署名が必要な相手を設定します。必要に応じて署名順や承認順も設定します。

次に、署名欄や日付欄など必要な入力項目を契約書へ配置します。

その後、電子契約システムから契約書を送信し、署名状況を確認します。未署名の場合はリマインド通知を送ることも可能です。

最後に、契約締結済みの契約書を契約書管理システムへ保管します。

安全な電子署名送信と危険な送信方法の違い

電子署名の送信方法によって、安全性や証跡管理レベルは大きく異なります。

安全な電子契約システムでは、本人確認機能、アクセス制御、監査ログなどが備わっており、契約書改ざん防止にも対応しています。

また、「誰が」「いつ」「どの端末から」署名したかも記録されるため、法的証拠として活用しやすくなります。

一方で、メール添付だけで契約書をやり取りする方法では、誤送信やファイル改ざん、複数バージョン管理などの問題が発生しやすくなります。

重要な契約ほど、電子契約システムを利用した安全な運用が重要です。

電子契約システムを選ぶポイント

電子契約システムを選ぶ際は、単に署名できるだけでなく、契約管理全体を効率化できるかも重要です。

複数の署名方式に対応しているか、本人確認や監査ログ機能があるかを確認しましょう。

また、Salesforceなど外部システムと連携できると、営業情報や契約情報を一元管理できます。

対面署名やiPhone署名など、モバイル対応も重要なポイントです。

さらに、契約書を一元管理できる契約書管理機能や検索機能があると、契約更新管理や監査対応も効率化できます。

電子署名で契約書を送るメリット

電子署名を活用することで、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

郵送待ちや対面押印が不要になるため、契約書を即時送信・即時署名できます。

また、スマートフォンやPCから署名できるため、契約相手にとっても利便性が高くなります。

電子署名では、署名履歴やタイムスタンプが保存されるため、契約証跡管理もしやすくなります。

契約書をクラウド上で一元管理できることで、契約書紛失リスクも軽減できます。

契約書送信ならサインタイムがおすすめ

サインタイムは、契約書送信から電子署名、契約書管理まで一元化できる契約管理システムです。

手書き署名、タイプ署名、ハンコ署名に対応しており、契約内容や業界に合わせて柔軟に利用できます。

また、対面署名にも対応しているため、現場での契約締結が必要な業界でも活用可能です。

オンライン署名では、契約書送信状況や署名状況をリアルタイムで確認できます。

さらに、AI機能によって契約相手先、契約金額、契約開始日・終了日、自動更新条項などを自動抽出できます。

契約更新通知やリマインド機能によって、契約管理業務も効率化できます。

Salesforce連携にも対応しており、営業情報と契約情報を一元管理できる点も大きな特徴です。

契約書送信から契約ライフサイクル管理まで効率化したい企業に、サインタイムは適した電子契約システムです。

サインタイムが貴社の契約管理業務に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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