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BCP対策で契約業務を止めないために｜電子契約で備える実践ポイント
災害や感染症、サイバー攻撃、システム障害など、企業活動を脅かすリスクは年々多様化しています。そのような状況でも事業を継続するために欠かせないのが、BCP（事業継続計画）です。
BCPというと、サーバーのバックアップや安否確認システムなどを思い浮かべる方も多いかもしれません。しかし、実際には「契約業務を止めないこと」も、事業継続のための重要な要素です。
紙の契約書や押印、郵送に依存していると、出社できない状況や担当者不在のタイミングで契約手続きが滞り、営業活動や採用、サービス提供に影響が及ぶ可能性があります。
本記事では、BCP対策の観点から契約業務を見直すポイントと、電子契約を活用した実践的な対策についてわかりやすく解説します。
なぜBCP対策で契約業務の見直しが必要なのか
契約業務は、取引開始や採用、発注、サービス利用開始など、多くの業務の起点となっています。
例えば、次のようなケースでは契約書の処理が欠かせません。
- 取引先との契約締結
- 雇用契約や誓約書の締結
- 業務委託契約の更新
- 介護施設や店舗での申込書・同意書の取得
- サプライヤーとの契約管理
これらが紙や押印、郵送を前提としている場合、災害や感染症の流行などで出社が困難になると、契約業務全体が停止するリスクがあります。
BCP対策では、「重要業務を非常時でも継続できる状態にする」ことが求められます。契約業務も例外ではなく、場所や担当者に依存しない運用へ移行することが重要です。
紙の契約書管理が抱えるBCP上の課題
契約書を確認するために出社が必要になる
紙の契約書をキャビネットで保管している場合、オフィスに行かなければ内容確認や再送ができません。
リモートワークや災害時にも契約内容を確認できるよう、契約書をクラウド上で管理できる環境を整備しておくことが大切です。
サインタイムでは、電子契約だけでなく、紙や他サービスで締結した契約書もまとめて管理できる
紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理機能を備えています。
契約締結までに時間がかかる
印刷、押印、郵送、返送、スキャン、保管という一連の作業は、平常時でも時間がかかります。
非常時には郵送の遅延や担当者不在も重なり、契約締結まで数日から数週間かかることもあります。
電子契約を活用することで、こうした物理的な制約を減らし、事業継続性を高めることができます。
契約期限の管理が属人化しやすい
重要な契約の更新時期を担当者だけが把握しているケースも少なくありません。
担当者の異動や休職、緊急事態によって引き継ぎができない場合、契約更新漏れや失効リスクにつながる可能性があります。
BCP対策として取り組みたい5つのポイント
1. 契約書をクラウドで一元管理する
契約書を電子化するだけでなく、どこからでも確認できる状態にしておくことが重要です。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙契約書や他社電子契約サービスで締結した書類もまとめて管理できます。
さらに、高度な書類検索機能を利用すれば、取引情報やタグを利用して必要な契約書をすぐに探すことができ、非常時でもスムーズな対応につながります。
2. 契約フローをオンライン化する
BCP対策では、契約書を保管するだけでなく、契約締結そのものを止めないことが重要です。
よく利用する契約書は、テンプレート機能で登録しておけば、担当者が変わっても同じ品質で最短1分から署名依頼を送信できます。
また、送信前の確認作業は、社内承認ワークフローを利用することで、リモート環境でも承認フローを維持できます。
3. メール以外の連絡手段を確保する
BCPでは、連絡手段を一つに依存しないことも重要です。
個人向け契約や介護施設、店舗受付などでは、メールアドレスを持っていない利用者や、メールを見落とすケースもあります。
サインタイムのSMSで署名依頼を利用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送ることができ、スマートフォンからそのまま契約手続きを進められます。
非常時においても、メールだけに依存しない運用を構築できる点は、大きなメリットといえるでしょう。
4. 対面契約もペーパーレス化する
介護施設や店舗、窓口業務などでは、対面契約が必要になるケースもあります。
そのような現場では、紙への記入や保管、スキャン作業がBCP上の負担になることがあります。
タブレットサイン（対面サイン）を活用すれば、メールアドレス不要で、その場で契約書への署名を完了できます。
紙の保管スペース削減だけでなく、災害時にも契約情報をデータとして安全に保管・検索できる環境を整えられます。
5. 契約更新を自動で管理する
契約締結後の管理も、BCP対策では重要なポイントです。
契約更新日を担当者の記憶やExcel管理に依存していると、非常時には更新漏れが発生するリスクがあります。
サインタイムでは、契約更新日の自動アラート機能によって更新時期を通知できるほか、契約更新日・ステータス管理（CLM）で契約の継続状況を一覧で管理できます。
さらに、AIによる取引情報自動入力を利用すれば、契約情報の入力作業を効率化し、入力ミスの削減にもつながります。
電子契約はBCP対策だけでなく日常業務も効率化する
電子契約を導入するメリットは、非常時の備えだけではありません。
- 契約締結までの時間短縮
- 郵送コストや印紙代の削減
- 契約書検索の効率化
- テレワークへの対応
- 契約管理の属人化防止
など、平常時の業務改善にもつながります。
また、セキュリティ面でも、
などの機能を活用することで、安全な契約運用を実現できます。
まとめ
BCP対策では、サーバーや設備だけでなく、契約業務そのものを止めない仕組みづくりが重要です。
紙や押印、郵送に依存した運用は、非常時だけでなく日常業務においても多くの非効率を生みます。
契約書の作成、承認、署名、保管、検索、更新管理までをデジタル化することで、事業継続性と業務効率化を同時に実現できます。
特に、リモートワークや多拠点運営が当たり前になった現在では、電子契約をBCP対策の一環として見直す企業が増えています。この機会に、自社の契約業務が非常時でも継続できる体制になっているか、一度確認してみてはいかがでしょうか。
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