創業初期から電子契約「サインタイム」を活用。採用領域を中心に月100件超の契約業務を支える体制を構築｜Sakana AI株式会社

契約書類業務はどのようなタイミングで発生しますか？また、短期間に集中する時期はありますか？

契約書類業務は特定の繁忙期に集中するというよりも、採用人数や事業成長に比例して発生しています。採用においては、1名の採用につきオファーレター、雇用契約書、付随書類など3〜4通程度の契約書類が発生します。そのため採用人数が増えるほど契約業務も増加します。

また、事業拡大に伴う各種契約も継続的に発生しており、現在は月100〜200件程度の契約締結を行っています。

採用や契約管理に関わる書類業務は、主にどの部署が担当していますか？

採用関連のオファーレター等の書類の発行については、コーポレート部門内の採用チームが担当しています。一方で、契約書の確認や管理、保管、契約台帳の作成といった業務については法務チームが担当しており、それぞれ役割を分担しています。 

主に取り扱っている契約書の種類を教えてください。

主に取り扱っている契約書は、オファーレター、NDA（秘密保持契約）、雇用契約、業務委託契約です。

電子契約を導入したきっかけは何ですか？

当社では創業初期から電子契約「サインタイム」を利用していました。創業当初から経営陣が電子契約による業務効率化に理解を示しており、紙による契約業務よりも効率的な方法を採用するという考えがあったためです。そのため、電子契約は特別な業務改善施策というよりも、事業運営の前提となる仕組みとして自然な形で導入されました。 

数ある電子契約のなかでサインタイムを選んだ理由は何ですか？

「はんこ」と「サイン」の双方に対応している点が、導入当初から使いやすいと感じたポイントだったと認識しています。また、創業初期から継続して利用していることもあり、契約業務フローの一部として定着しています。

社内展開はどのように進みましたか？

導入当初は、経営陣や少人数の事務担当者が中心となって利用していました。その後、会社の成長とともに組織体制が整備され、現在は法務チームや採用チームがそれぞれの役割に応じて活用しています。 

導入時の課題はありましたか？

当社の場合は創業初期から電子契約を前提としていたため、いわゆる「導入時の切り替え」に伴う大きな障壁は発生していませんでした。  

現在の運用フローを教えてください。

現在は、採用チームなどが契約書を作成し、稟議システムで承認を取得した後、法務チームがサインタイムから送付しています。

署名完了後は、契約情報をスプレッドシートで一覧管理し、契約書PDFをGoogle Driveへ保管する運用です。

また、稟議承認済みの契約書のみを法務チームが発出するというルールを設けており、契約管理の統制も維持しています。

主に利用している機能と、その機能が役立っているポイントを教えてください。

主に活用しているのは、リマインド機能や複数署名時の進捗管理機能です。

採用チームでは、オファーレターや雇用契約書など定型的な書類についてテンプレート機能を利用し、効率的に送付しています。一方、法務チームが取り扱う契約書については、案件ごとに内容が異なるため、その都度契約書をアップロードして送付しています。

また、リマインド機能によって署名依頼後のフォローを自動化できるほか、複数署名が必要な契約では進捗状況を画面上で確認できるため、契約締結までの管理がしやすくなっています。

サインタイム導入後の効果を教えてください。

サインタイム導入による主な効果は、契約業務の工数削減です。 

1. 契約業務の負荷軽減

紙で契約業務を行う場合、印刷や製本、郵送といった作業が発生します。電子契約ではこうした作業が不要となるため、業務負荷を大きく軽減できています。 

2. 契約締結までのリードタイム短縮

採用業務においては、オファーレターや雇用契約書の送付から締結までを迅速に進めることが重要です。当社では創業当初から電子契約を活用しているため、郵送などのタイムラグがなく、スムーズに締結まで完了できる運用を実現しています。 

3. 工数削減効果

紙で契約業務を行う場合に発生する製本や郵送、保管などの作業を考えると、月間で十数時間〜20時間程度の工数削減につながっていると考えています。 

社内のご利用者の反応はいかがですか？

創業初期から利用していることもあり、社内では契約業務の標準的なツールとして定着しています。送付業務を担う法務チームからも、特に大きな混乱や不満の声なく、スムーズに運用できています。 

署名者の反応はいかがですか？

署名者の方々からも大きな戸惑いや問い合わせはなく、スムーズに署名いただいています。電子契約は一般的な手段として受け入れられており、運用上の支障はほとんどありません。 

日々の文書管理で負担が大きいと感じる部分はありますか？

一部の取引先や官公庁との契約などでは紙による契約が残っており、紙契約と電子契約が混在する状態については負担を感じています。
現在、契約締結の約90％以上は電子契約で運用できていますが、今後も可能な限り紙契約を減らしていきたいと考えています。 

今後、活用したい機能や改善したい点はありますか？

今後は、株主総会の委任状を送付する際など、多数の宛先へ同一書類を送付するケースにおいて、テンプレートを活用した一斉送信機能を取り入れ、より業務を効率化していきたいと考えています。

本インタビューは以上となります。ご協力いただき、誠にありがとうございました。