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契約書の社内承認を効率化するには？電子契約で稟議・確認フローを見直す方法
契約書を取引先へ送る前には、上長、法務、経理、管理部門など、社内の関係者による確認が必要になることがあります。
紙の契約書やメール添付で確認を進めている場合、誰が確認中なのか、どこで止まっているのかが分かりにくくなりがちです。確認漏れや差し戻しが発生すると、契約書の送付が遅れ、取引開始や業務開始に影響することもあります。
電子契約を導入する際は、取引先への署名依頼だけでなく、送信前の社内承認フローもあわせて見直すことが重要です。
本記事では、契約書の社内承認で起こりやすい課題と、電子契約を活用して稟議・確認フローを効率化する方法について解説します。
契約書の社内承認で起こりやすい課題
契約書の社内承認は、企業のリスク管理において重要なプロセスです。しかし、運用が明確でないと、確認に時間がかかったり、担当者によって進め方がばらついたりすることがあります。
特に、紙やメールで確認している場合、承認状況を一覧で把握しにくいことが課題になります。
契約書の社内承認で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。
- 誰に確認すべきか分からない
- 承認依頼がメールに埋もれる
- どこで承認が止まっているか分からない
- 差し戻し理由が履歴として残りにくい
- 承認前の契約書を誤って送信してしまう
- 担当者によって確認ルールが異なる
こうした課題を防ぐには、契約書の種類ごとに確認者や承認ルートを整理し、送信前のチェックを仕組み化することが大切です。
紙やメールでの承認フローが非効率になりやすい理由
承認状況が見えにくい
メールで契約書を確認している場合、承認依頼が他のメールに埋もれてしまうことがあります。
担当者が個別に「確認お願いします」とメールを送り、承認者から返信を待つ運用では、誰が確認済みで、誰の承認が残っているのか分かりにくくなります。
複数人の承認が必要な場合、進捗確認のために何度もメールやチャットで確認する必要があり、担当者の負担が増えます。
差し戻しや修正履歴が管理しにくい
契約書の確認では、修正依頼や差し戻しが発生することがあります。
メールでやり取りしていると、どの指摘が反映済みなのか、どのファイルが最新版なのか分かりにくくなることがあります。「最終版」「修正版」「確認済み」などのファイルが複数並ぶと、誤ったファイルを送信してしまうリスクもあります。
契約書の送信前には、承認済みの正式なファイルを明確にすることが重要です。
承認ルールが担当者任せになりやすい
契約金額や契約種別によって、承認者が変わる企業も多いでしょう。
しかし、承認ルールが明文化されていないと、担当者の判断で確認者が変わってしまうことがあります。必要な部署の確認を飛ばしてしまうと、契約リスクや社内トラブルにつながる可能性があります。
承認フローを効率化するには、誰が、どのタイミングで、何を確認するのかを整理しておくことが大切です。
電子契約で社内承認を効率化するメリット
電子契約を活用すると、契約書の送信前に社内承認フローを設定しやすくなります。
サインタイムの社内承認ワークフローを利用すれば、契約書を取引先へ送信する前に、社内の承認者を設定できます。
1. 送信前の確認漏れを防ぎやすい
社内承認フローを設定しておけば、承認が完了する前に契約書を送信してしまうリスクを減らせます。
契約書の種類に応じて、上長確認、法務確認、経理確認などを設定しておくことで、必要な確認を経たうえで取引先へ送信できます。
特に、金額が大きい契約や、取引条件が複雑な契約では、送信前の承認プロセスを明確にしておくことが重要です。
2. 承認状況を確認しやすくなる
電子契約上で承認フローを管理すると、どの契約書が承認待ちなのか、誰の確認が残っているのかを把握しやすくなります。
メールやチャットで個別に確認する必要が減り、担当者は承認状況を見ながら次の対応を進められます。
承認の停滞に気付きやすくなることで、契約書の送信遅れも防ぎやすくなります。
3. 担当者ごとの運用差を減らせる
社内承認フローを仕組み化することで、担当者ごとの運用差を減らせます。
例えば、NDAは上長確認のみ、業務委託契約書は上長と法務確認、一定金額以上の契約は経理確認も必要、といったルールを整理しておけば、担当者が迷いにくくなります。
よく使う契約書については、サインタイムのテンプレートの作成・管理と組み合わせることで、書類作成から承認、送信までの流れを標準化しやすくなります。
社内承認フローを設計するときのポイント
社内承認フローを見直す際は、現在の確認ルールをそのまま電子化するだけでなく、承認が必要な理由や確認範囲を整理することが大切です。
契約書の種類ごとに承認者を整理する
まずは、契約書の種類ごとに、誰の確認が必要なのかを整理しましょう。
例えば、NDA、業務委託契約書、雇用契約書、申込書、発注書などでは、確認すべきポイントや関係部署が異なります。
承認者を整理する際は、次のような観点で確認すると分かりやすくなります。
- 契約金額
- 契約期間
- 契約種別
- 取引先の種類
- 法務確認の必要性
- 経理確認の必要性
- 個人情報や機密情報の有無
契約書ごとに承認者を整理しておくことで、必要な確認を漏れなく進めやすくなります。
承認の順番を決める
複数人の承認が必要な場合は、承認の順番も決めておく必要があります。
例えば、まず担当部署の上長が確認し、その後に法務部門が確認する。金額が大きい契約は、さらに経理や役員承認を追加する、といった流れです。
承認順が曖昧だと、同じ契約書に対して複数の指摘が後から出てきて、修正が何度も発生する可能性があります。
契約書の確認順を整理しておくことで、差し戻しや再確認の回数を減らしやすくなります。
承認者の不在時対応を決める
承認者が休暇中や外出中の場合、承認が止まってしまうことがあります。
契約書の送信期限がある場合、承認者の不在によって取引先への送付が遅れる可能性もあります。あらかじめ代理確認者や緊急時の対応ルールを決めておくと、承認フローが止まりにくくなります。
承認フローを設計する際は、通常時だけでなく、担当者不在時の対応も確認しておくことが重要です。
権限管理もあわせて整える
社内承認を効率化するには、誰が契約書を作成・送信・閲覧できるのかも整理しておく必要があります。
契約書には、取引条件、金額、個人情報、機密情報などが含まれる場合があります。そのため、すべてのユーザーがすべての契約書を操作できる状態は避けた方がよいでしょう。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの閲覧範囲を管理できます。部署や拠点ごとに管理範囲を分けたい場合は、複数グループも活用できます。
締結後の契約書管理にもつなげる
社内承認フローを整えることで、契約書の送信前確認は効率化できます。しかし、契約書は締結後の管理も重要です。
締結済みの契約書は、後から検索できる状態にしておく必要があります。サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、契約種別、担当部署などをもとに書類を探しやすくなります。
また、契約更新がある書類については、契約更新日の自動アラートを活用することで、更新漏れや解約通知漏れを防ぎやすくなります。
承認、送信、締結、保管、更新管理までを一連の流れで考えることが、契約業務全体の効率化につながります。
まとめ｜社内承認フローを整えることで契約業務は効率化できる
契約書の社内承認を紙やメールで進めていると、承認状況が見えにくくなり、確認漏れや差し戻し、送信遅れが発生しやすくなります。
電子契約を活用すれば、契約書の送信前に社内承認フローを設定し、必要な確認を経てから取引先へ送信できます。承認者や承認順を整理しておくことで、担当者ごとの運用差も減らしやすくなります。
サインタイムでは、社内承認ワークフロー、テンプレートの作成・管理、メンバー権限管理、高度な書類検索、契約更新日の自動アラートなど、契約書の作成から承認、締結後の管理までを支える機能を備えています。
契約書の確認がメールで埋もれやすい、承認状況が分かりにくい、送信前のチェックを標準化したい場合は、電子契約とあわせて社内承認フローを見直してみてはいかがでしょうか。
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