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メールを見ない相手にも電子契約を届けるには？SMS署名依頼の活用方法
電子契約では、署名依頼をメールで送る運用が一般的です。しかし、相手方がメールをあまり見ない場合や、業務用メールアドレスを持っていない場合、署名依頼に気付いてもらえないことがあります。
特に、個人顧客、現場スタッフ、アルバイト、介護施設の利用者家族、店舗来店者などに署名を依頼する場合、メールよりもスマートフォンのSMSの方が確認されやすいケースがあります。
そこで活用できるのが、SMSによる署名依頼です。
本記事では、SMS署名依頼が役立つ場面と、電子契約でSMSを活用するメリットについて解説します。
メールでの署名依頼が届きにくいケース
メールで署名依頼を送る場合、相手方がメールを確認してくれなければ手続きが進みません。
また、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、メールアドレスの入力間違いがあったりすると、署名依頼に気付いてもらえないことがあります。
メール署名依頼で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。
- 相手方がメールをあまり確認しない
- メールアドレスを持っていない、または分からない
- 迷惑メールに振り分けられる
- メールアドレスの入力ミスがある
- 高齢者や個人顧客に案内しにくい
- 署名依頼メールが他のメールに埋もれる
このような場合、SMSで署名依頼を送ることで、スマートフォンから契約書を確認してもらいやすくなります。
SMS署名依頼とは
SMS署名依頼とは、署名者の携帯電話番号宛に署名依頼を送信する方法です。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、メールアドレスではなく携帯電話番号を使って署名依頼を送れます。
署名者は、SMSに届いたリンクから契約書や同意書を確認し、スマートフォン上で署名できます。メールを使わない相手にも案内しやすい点がメリットです。
SMS署名依頼が役立つ場面
SMS署名依頼は、個人向けの手続きや、対面・現場業務と相性がよい方法です。
例えば、次のような場面で活用しやすくなります。
- 介護施設の利用契約や同意書
- 店舗での申込書や確認書
- アルバイト・派遣スタッフの登録書類
- 不動産の申込書や確認書
- リフォーム・住宅設備の工事申込書
- 保護者同意書
- 個人顧客向けの契約書・申込書
メールよりもSMSの方が確認されやすい相手には、SMS署名依頼を活用することで、署名までの流れをスムーズにしやすくなります。
SMS署名依頼のメリット
1. メールアドレスが分からない相手にも送れる
個人顧客や来店者に署名を依頼する場合、メールアドレスを確認すること自体が負担になることがあります。
SMSであれば、携帯電話番号を使って署名依頼を送れます。メールアドレスの入力ミスや、メール確認の習慣がないことによる停滞を減らしやすくなります。
2. スマートフォンで署名しやすい
SMSはスマートフォンに届くため、署名者がそのままスマートフォン上で契約書を確認しやすくなります。
パソコンを開く必要がなく、外出先や自宅からでも手続きを進めやすい点がメリットです。
3. 署名依頼の見落としを減らしやすい
メールは他の案内や広告に埋もれやすい一方で、SMSは通知として気付かれやすい場合があります。
署名依頼に気付いてもらいやすくなることで、契約書の確認や署名の遅れを減らしやすくなります。
SMS署名依頼とテンプレートを組み合わせる
SMS署名依頼は、繰り返し利用する書類と組み合わせると、さらに効率化しやすくなります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書や同意書の署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
例えば、介護施設の同意書、店舗の申込書、保護者同意書などをテンプレート化しておけば、必要な情報を入力してSMSで署名依頼を送る流れを作りやすくなります。
署名完了後の書類管理も重要
SMSで署名依頼を送るだけでなく、署名完了後の書類をどのように管理するかも重要です。
契約書や同意書は、後から確認する場面があります。必要なときにすぐ探せるように、締結済み書類を検索しやすい状態で保管しておきましょう。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、署名済み書類を整理しやすくなります。
まとめ｜メールを見ない相手にはSMS署名依頼が有効
電子契約の署名依頼はメールで送るだけではありません。
相手方がメールをあまり確認しない場合や、メールアドレスが分からない場合は、SMS署名依頼を活用することで、スマートフォンから署名してもらいやすくなります。
サインタイムでは、SMSで署名依頼、テンプレートの作成・管理、高度な書類検索、タグ管理など、署名依頼から締結後の管理までを支える機能を備えています。
個人顧客や来店者、保護者、現場スタッフなどへの署名依頼に課題を感じている場合は、SMS署名依頼の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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