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取引先から届いた契約書PDFをどう管理する？受信書類の保管・検索方法を解説
電子契約を導入していても、すべての契約書を自社から送信するとは限りません。
実務では、取引先から契約書PDFがメールで届いたり、相手方が利用している電子契約サービスで締結済み書類を受け取ったりすることがあります。また、紙で締結した契約書をスキャンしてPDF化し、社内で保管している企業も少なくありません。
このような受信書類を担当者のメールや共有フォルダに保存しているだけでは、後から必要な契約書を探しにくくなります。契約更新や監査対応、取引先との確認が必要になったときに、どこに保存されているのか分からず、確認に時間がかかることもあります。
契約書管理では、自社から送信した電子契約だけでなく、取引先から届いた契約書PDFも含めて管理することが重要です。
本記事では、取引先から届いた契約書PDFの管理で起こりやすい課題と、受信書類を保管・検索しやすくする方法について解説します。
取引先から届く契約書PDFとは
取引先から届く契約書PDFには、さまざまな種類があります。
例えば、取引先が作成した契約書をメール添付で送ってくる場合や、相手方の電子契約サービスで締結した契約書をPDFでダウンロードする場合があります。紙で締結した契約書をスキャンしてPDF化し、後から社内に共有されるケースもあります。
受信書類として管理が必要になる契約書には、次のようなものがあります。
- 取引先からメール添付で届いた契約書PDF
- 他社の電子契約サービスで締結した契約書
- 紙で締結した契約書をスキャンしたPDF
- 取引先から送付された覚書や変更契約書
- 注文書・発注書・申込書などの取引書類
- 契約更新書類や解約通知書
- 同意書や確認書などの関連書類
これらは、自社の電子契約サービスで送信した書類とは別の経路で届くため、管理ルールが曖昧になりやすい書類です。
受信した契約書PDFの管理で起こりやすい課題
担当者のメールに残ったままになる
取引先から契約書PDFがメールで届いた場合、そのまま担当者のメールボックスに残ってしまうことがあります。
一時的な確認だけであれば問題ないように見えますが、契約書は後から確認する場面が多い書類です。契約更新、取引条件の確認、監査対応、社内の引き継ぎなどで必要になったときに、担当者のメールを探さないと見つからない状態では、組織として管理できているとは言えません。
担当者が異動・退職した場合、メールに残っていた契約書を探せなくなるリスクもあります。
共有フォルダに保存しても探しにくい
契約書PDFを共有フォルダに保存している企業も多いでしょう。
しかし、ファイル名やフォルダ構成のルールが決まっていないと、後から必要な契約書を探しにくくなります。例えば、「契約書_最終」「A社PDF」「締結済み」など、担当者によってファイル名の付け方が異なると、検索に引っかからないことがあります。
また、同じ取引先との契約が複数ある場合、契約種別や締結日、契約期間が分からないと、目的の契約書を特定するのに時間がかかります。
自社送信分と受信分が別々に管理される
電子契約を導入している場合、自社から送信した契約書は電子契約サービス内に保管されます。
一方で、取引先から受け取った契約書PDFは、メールや共有フォルダに保存されることがあります。このように自社送信分と受信分が別々に管理されていると、契約書全体を把握しにくくなります。
取引先ごとに契約状況を確認したい場合や、特定の契約種別を一覧で見たい場合に、複数の場所を探す必要が出てきます。
契約更新日や解約通知期限を見落としやすい
取引先から届いた契約書にも、契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限など、管理すべき情報が含まれています。
PDFを保存するだけで、契約期間や更新情報を管理していない場合、更新確認が漏れる可能性があります。
特に、取引先主導で作成された契約書は、自社の契約管理台帳に登録されないまま残ってしまうことがあります。その結果、更新期限が近づいても気付けず、不要な自動更新や解約通知漏れにつながることがあります。
受信書類を管理するための基本ルール
取引先から届いた契約書PDFを適切に管理するには、受信後のルールを決めておくことが大切です。
1. 受信後の保管場所を決める
まずは、取引先から契約書PDFが届いたときに、どこへ保管するのかを決めておきましょう。
担当者のメールや個人フォルダに残すのではなく、社内で決めた保管場所に集約することが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。自社で送信した電子契約だけでなく、取引先から受信した契約書PDFや、紙から電子化した書類もまとめて管理できます。
受信書類の保管場所を一元化することで、契約書を探す場所を減らし、担当者変更時の引き継ぎもしやすくなります。
2. ファイル名や管理項目を統一する
契約書PDFを保管する際は、ファイル名や管理項目のルールを決めておくと、後から検索しやすくなります。
例えば、ファイル名には「締結日」「取引先名」「契約書名」などを入れておくと、一覧で見たときに内容を把握しやすくなります。
ただし、ファイル名だけですべてを管理しようとすると限界があります。契約開始日、契約終了日、契約金額、担当部署、契約種別などは、管理項目として登録しておくと便利です。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。手入力の負担を減らしながら、検索や管理に必要な情報を整えやすくなります。
3. 契約種別や部署ごとに分類する
受信した契約書PDFは、契約種別や担当部署ごとに分類しておくと、後から探しやすくなります。
例えば、NDA、業務委託契約書、申込書、覚書、更新合意書などの契約種別で整理すると、必要な契約書を確認しやすくなります。部署や拠点ごとに契約書を確認したい場合は、担当部署や店舗名なども分類に使えます。
サインタイムの書類のタグ管理機能を利用すれば、「NDA」「業務委託」「取引先受信」「更新確認」「重要契約」など、自社の運用に合わせてタグを付けられます。
タグを活用することで、フォルダだけでは整理しにくい契約書も、複数の切り口で探しやすくなります。
4. 検索できる状態にしておく
契約書は、保管するだけでなく、必要なときにすぐ見つけられることが重要です。
取引先名、契約書名、契約種別、締結日、担当部署などで検索できる状態にしておくと、契約更新や監査対応、社内確認の際に役立ちます。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。
取引先から届いた契約書PDFも検索対象として管理しておけば、自社送信分と受信分を分けずに確認しやすくなります。
受信書類は契約更新管理にもつなげる
取引先から届いた契約書PDFは、保管して終わりではありません。
契約期間や更新条項がある場合は、契約更新日や解約通知期限も管理する必要があります。特に、相手方の書式で締結した契約書は、自社の管理ルールに登録されないままになりやすいため注意が必要です。
サインタイムの契約更新日の自動アラートを活用すれば、契約更新日が近づいたタイミングで通知を受け取れます。また、契約更新日・ステータス管理（CLM）を利用すれば、契約ごとの状態を管理しやすくなります。
受信した契約書PDFも、契約期間や更新情報を登録しておくことで、更新漏れや不要な自動更新を防ぎやすくなります。
受信書類の管理で確認したいチェックポイント
取引先から届いた契約書PDFを管理する際は、保管場所、検索性、更新管理、権限管理の4つを確認しましょう。
確認しておきたいポイントは、次の通りです。
- 取引先から届いた契約書PDFの保管場所が決まっているか
- 担当者のメールや個人フォルダに残っていないか
- 自社送信分と受信分をまとめて確認できるか
- 取引先名や契約種別で検索できるか
- 契約開始日・終了日・解約通知期限を管理しているか
- 契約書のタグや分類ルールがあるか
- 閲覧・操作権限が適切に設定されているか
- 担当者が変わっても契約書を確認できるか
これらを整えておくことで、取引先から届いた契約書PDFも、社内で活用しやすい状態にできます。
まとめ｜取引先から届いた契約書PDFも一元管理しよう
電子契約を導入していても、取引先から契約書PDFが届く場面は多くあります。
メール添付で届いた契約書、他社サービスで締結したPDF、紙からスキャンした契約書などを担当者ごとに管理していると、必要な書類を探せない、契約更新日を見落とす、正式な契約書が分からないといった課題が起こりやすくなります。
受信書類を適切に管理するには、保管場所を一元化し、検索しやすい管理項目やタグを整え、契約更新日や閲覧権限もあわせて管理することが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理、AIによる取引情報自動入力、契約更新日の自動アラート、メンバー権限管理など、受信書類の保管・検索・管理を支える機能を備えています。
取引先から届いた契約書PDFの管理が担当者任せになっている場合は、まずは受信書類の保管場所と検索ルールを見直してみてはいかがでしょうか。
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