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電子契約の運用ルールとは？送信・承認・保管で決めておきたいポイント
電子契約を導入すると、契約書の送信や署名、締結済み書類の保管をオンラインで進められます。紙の契約書を印刷して郵送したり、押印後に返送を待ったりする必要がなくなるため、契約業務の効率化につながります。
一方で、電子契約サービスを導入しただけで、契約業務が自動的に整理されるわけではありません。どの契約書を電子契約で送るのか、送信前に誰が確認するのか、締結済み契約書をどこで管理するのかが決まっていないと、担当者ごとに進め方がばらついてしまいます。
電子契約を社内で定着させるには、送信方法だけでなく、社内承認、テンプレート管理、締結後の保管、検索、更新管理まで含めてルールを整えることが重要です。
本記事では、電子契約の運用ルールとして決めておきたいポイントを解説します。
電子契約の運用ルールが必要な理由
電子契約は、紙の契約書をPDF化して送るだけの仕組みではありません。契約書を作成し、社内確認を行い、取引先へ送信し、署名完了後に保管し、必要に応じて更新管理を行うまでが一連の契約業務です。
運用ルールが曖昧なままだと、担当者ごとに判断が分かれやすくなります。例えば、ある担当者は電子契約で送信し、別の担当者は紙で郵送する。送信前の確認が必要な契約書でも、承認フローが明確でないため確認漏れが起こる。締結済み契約書が電子契約サービス、共有フォルダ、担当者のメールに分散してしまう。このような状態では、電子契約のメリットを十分に活かせません。
電子契約を安定して運用するためには、最低限、次のような項目を整理しておくとよいでしょう。
- 電子契約で扱う書類の範囲
- 送信前の確認者・承認者
- 署名者や署名順の設定ルール
- テンプレートの作成・更新ルール
- 締結済み契約書の保管場所
- 契約書の検索・タグ付けルール
- 契約更新日や解約通知期限の管理方法
- メンバーごとの閲覧・操作権限
これらを事前に整理しておくことで、担当者が迷わず電子契約を利用しやすくなります。
まずは電子契約で扱う書類の範囲を決める
最初に決めておきたいのは、どの書類を電子契約で扱うかです。
すべての契約書を一度に電子化しようとすると、社内調整や取引先対応に時間がかかる場合があります。まずは、利用頻度が高く、書式がある程度決まっている書類から始めると、運用に定着しやすくなります。
電子契約で扱いやすい書類には、次のようなものがあります。
- 秘密保持契約書
- 業務委託契約書
- 雇用契約書
- 申込書
- 同意書
- 覚書
- 注文書・発注書
- 更新合意書
一方で、取引先の都合や社内規程によって、当面は紙での締結が残る書類もあるかもしれません。その場合は、「電子契約で送る書類」と「紙で対応する書類」を分けて整理しておくことが大切です。
紙契約が一部残る場合でも、締結後の保管場所をできるだけ統一しておくことで、後から契約書を探しやすくなります。
送信前の社内承認フローを整理する
契約書を取引先へ送る前には、上長、法務、経理、管理部門などの確認が必要になることがあります。契約書の種類や金額、取引条件によって、確認すべき部署が異なるケースも多いでしょう。
電子契約を導入しても、送信前の承認フローが曖昧なままだと、確認漏れや差し戻しが発生しやすくなります。
例えば、NDAは担当部署の上長確認のみ、業務委託契約書は上長と法務確認、一定金額以上の契約は経理や役員確認も必要、といったように、契約書の種類ごとに承認ルートを決めておくと安心です。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を取引先へ送信する前に、社内の承認者を設定できます。承認が完了してから署名依頼を送る流れにすることで、送信前の確認漏れを防ぎやすくなります。
署名者・署名順の設定ルールを決める
電子契約では、誰に署名を依頼するのか、どの順番で署名してもらうのかを設定する必要があります。
署名者の設定を担当者ごとの判断に任せていると、誤った宛先に署名依頼を送ってしまったり、本来必要な署名者を設定し忘れたりする可能性があります。特に、複数人の署名が必要な契約書では、署名者の役割や順番を整理しておくことが大切です。
また、署名者がメールを確認しにくい場合は、SMSで署名依頼を活用する方法もあります。取引先や個人顧客、保護者、現場担当者など、メールよりスマートフォンのSMSの方が確認されやすい相手には、署名依頼方法を使い分けるとよいでしょう。
よく使う契約書はテンプレート化する
電子契約の運用を効率化するうえで、テンプレートの活用は重要です。
毎回同じ契約書をアップロードし、署名欄や入力欄を手作業で設定していると、作業時間がかかるだけでなく、設定ミスも起こりやすくなります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を利用すれば、よく使う契約書に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。NDA、業務委託契約書、雇用契約書、申込書、同意書など、繰り返し利用する書類をテンプレート化しておけば、担当者ごとの設定差を減らせます。
ただし、テンプレートは作成して終わりではありません。契約条項や社内ルールが変更された場合には、テンプレートも更新する必要があります。誰が作成し、誰が確認し、どのタイミングで更新するのかを決めておくと、古い書式の利用を防ぎやすくなります。
締結済み契約書の保管・検索ルールを決める
電子契約では、締結済みの契約書を電子データとして保管できます。しかし、保管ルールが曖昧だと、後から必要な契約書を探しにくくなります。
例えば、自社から送信した電子契約は電子契約サービス内にあり、取引先から届いた契約書PDFはメールに残っている。過去の紙契約はキャビネットに保管され、一部だけ共有フォルダに保存されている。このような状態では、契約書の所在が分散してしまいます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。電子契約で締結した書類だけでなく、紙から電子化した契約書や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
また、高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、契約種別、部署、ステータスなどで契約書を整理できます。
契約書は、締結後も更新確認、監査対応、取引先との確認、社内の引き継ぎなどで見返す書類です。保管するだけでなく、必要なときにすぐ探せる状態にしておきましょう。
契約更新日・解約通知期限の管理方法を決める
電子契約の運用ルールでは、締結後の契約更新管理も重要です。
契約書には、契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限など、継続的に確認すべき情報が含まれています。これらを担当者個人のカレンダーや表計算ソフトだけで管理していると、異動や退職時に引き継ぎ漏れが起こる可能性があります。
サインタイムの契約更新日の自動アラートを活用すれば、契約更新日が近づいたタイミングで通知を受け取れます。また、契約更新日・ステータス管理（CLM）を利用すれば、契約ごとの状態を管理しやすくなります。
電子契約を導入する際は、「署名が完了したら終わり」ではなく、締結後にいつ確認すべきかまで管理するルールを整えておきましょう。
メンバー権限と管理範囲を整理する
契約書には、取引条件、契約金額、個人情報、秘密情報などが含まれる場合があります。そのため、すべての契約書をすべての社員が閲覧できる状態にするのは適切ではない場合があります。
電子契約の運用では、誰が契約書を作成できるのか、誰が送信できるのか、誰が締結済み契約書を閲覧できるのかを整理しておく必要があります。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。また、部署や拠点ごとに管理範囲を分けたい場合は、複数グループも活用できます。
異動や退職があった場合には、権限を見直すルールも必要です。ユーザー追加時だけでなく、担当変更時の権限変更まで含めて運用ルールに入れておくと安心です。
まとめ｜電子契約は送信・承認・保管までルール化することが重要
電子契約を導入すると、契約書の送信や署名をオンラインで進められるようになります。しかし、運用ルールが曖昧なままだと、担当者ごとに対応がばらつき、確認漏れや保管漏れが発生しやすくなります。
電子契約を社内で定着させるには、電子契約で扱う書類の範囲、送信前の承認フロー、署名者設定、テンプレート管理、締結済み契約書の保管・検索、契約更新管理、メンバー権限まで含めて整理することが大切です。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、社内承認ワークフロー、SMSで署名依頼、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理、契約更新日の自動アラート、メンバー権限管理など、電子契約の運用定着を支える機能を備えています。
電子契約を導入したものの運用が担当者任せになっている、部署ごとに使い方がばらついている、締結後の契約書管理まで整えたい場合は、まずは送信・承認・保管のルールを見直してみてはいかがでしょうか。
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