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契約書の回収漏れを防ぐには？電子契約で署名状況を見える化する方法
契約書や申込書を送付したあと、「まだ返送されていない」「誰の署名待ちなのか分からない」といった状況になることはありませんか。
紙の契約書では、印刷・郵送後に相手方の確認や押印、返送を待つ必要があります。返送が遅れている場合でも、相手方の社内確認で止まっているのか、署名者が未対応なのか、郵送中なのかを把握しにくく、担当者がメールや電話で確認することになります。
契約書の回収漏れを防ぐには、送付後の進捗を担当者の記憶や表計算ソフトだけで管理するのではなく、署名状況を見える化することが重要です。
本記事では、契約書の回収漏れが起こる原因と、電子契約を活用して署名状況を管理する方法について解説します。
契約書の回収漏れが起こりやすい理由
契約書の回収漏れは、契約件数が多い企業ほど起こりやすくなります。
紙の契約書では、契約書を郵送した後、相手方がいつ確認し、いつ返送するのかをリアルタイムで把握することは難しいです。複数人の署名が必要な契約書では、誰の署名が残っているのか分かりにくくなることもあります。
契約書の回収漏れが起こる原因には、次のようなものがあります。
- 郵送後の進捗が分かりにくい
- 返送状況を担当者が個別に確認している
- 複数人の署名が必要で、誰の対応待ちか分からない
- 署名依頼メールが相手方で見落とされている
- 未回収の契約書を表計算ソフトやメモで管理している
- 担当者変更時に未回収の契約書が引き継がれない
契約書が未回収のままになると、契約開始、サービス提供、請求処理、社内手続きなどに影響する場合があります。特に、契約開始日が決まっている案件や、月末・期末に集中する契約業務では、回収状況を正確に把握することが重要です。
紙契約で署名状況を管理しにくい理由
紙の契約書では、契約書を送付した後の進捗が見えにくくなります。
担当者は、契約書を発送した日、相手方へ確認依頼をした日、返送予定日などを別途管理しなければなりません。返送が遅れている場合は、取引先へ個別に連絡して状況を確認する必要があります。
また、契約書の控えや送付履歴が担当者のメールやメモに残っているだけだと、他のメンバーが状況を把握しにくくなります。担当者が不在の場合や、異動・退職した場合には、どの契約書が未回収なのか分からなくなることもあります。
紙契約では、契約書そのものの管理だけでなく、「今どの状態なのか」を管理することが難しくなりやすいのです。
電子契約で署名状況を見える化するメリット
電子契約を活用すると、契約書を送信した後の署名状況を確認しやすくなります。
郵送物の返送を待つだけではなく、オンライン上で進捗を確認できるため、どの契約書に対応が必要なのかを把握しやすくなります。
誰の署名待ちか分かりやすくなる
複数人の署名が必要な契約書では、誰が署名済みで、誰の署名が残っているのかを把握することが重要です。
署名状況を確認できる状態にしておけば、未対応の署名者に対して適切なタイミングでフォローできます。紙の契約書のように、返送されるまで状況が分からない状態を減らせます。
返送確認の手間を減らせる
紙契約では、返送状況を確認するために、メールや電話で取引先へ連絡することがあります。
電子契約では、署名状況を確認しながら進められるため、返送確認のためのやり取りを減らしやすくなります。担当者は、未対応の契約書に絞ってフォローできるようになります。
契約締結までの時間を短縮しやすい
電子契約では、契約書をオンラインで送信し、相手方がパソコンやスマートフォンから署名できます。
郵送の待ち時間がなくなるため、契約締結までのリードタイムを短縮しやすくなります。急ぎの契約や、契約開始日が決まっている案件でも、スムーズに進めやすくなります。
署名依頼方法を相手に合わせて選ぶ
契約書の回収漏れを防ぐには、相手方が確認しやすい方法で署名依頼を送ることも重要です。
企業の担当者に送る場合は、メールでの署名依頼が適しているケースが多いでしょう。一方で、個人顧客、現場スタッフ、保護者、店舗の来店者などに署名を依頼する場合は、メールよりSMSの方が確認されやすいことがあります。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。署名者はスマートフォンから契約書を確認し、そのまま署名できます。
メールを見落としやすい相手や、業務用メールアドレスを持っていない相手には、SMS署名依頼を使うことで、署名依頼に気付いてもらいやすくなります。
テンプレート化で送信ミスを防ぐ
契約書の回収漏れは、送信後だけでなく、送信前の設定ミスからも発生します。
署名者の設定や署名欄の配置が間違っていると、相手方が署名できなかったり、再送が必要になったりすることがあります。再送対応が発生すると、契約締結までの時間が延び、担当者の負担も増えます。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書の署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
NDA、業務委託契約書、雇用契約書、申込書、同意書など、繰り返し送る書類をテンプレート化しておけば、毎回同じ設定を行う手間を減らせます。担当者ごとの設定差を減らし、署名欄の設定漏れや送信ミスを防ぎやすくなります。
送信前の社内確認も整理しておく
契約書を相手方へ送信する前に、上長や法務、経理などの確認が必要になるケースもあります。
送信前の承認フローが曖昧なままだと、確認が終わっていない契約書を送ってしまったり、差し戻しによって再送が必要になったりすることがあります。これも契約締結の遅れにつながる要因です。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に社内の承認者を設定できます。
承認が完了してから署名依頼を送る流れにすることで、送信前の確認漏れを防ぎ、取引先への再送や修正依頼を減らしやすくなります。
締結済み契約書の保管まで整える
契約書の回収漏れを防ぐには、署名完了後の保管ルールも重要です。
契約書が締結された後、どこに保管するのか、どのように検索するのかを決めておかないと、後から必要な契約書を探すのに時間がかかります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、契約種別、担当部署、ステータスなどをもとに書類を整理できます。
また、紙で締結した契約書や、取引先から他サービスで受信した契約書PDFがある場合は、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、契約書全体をまとめて管理しやすくなります。
署名状況の確認から締結後の保管・検索までを一連の流れで整えることで、契約書管理の属人化を防ぎやすくなります。
契約書の回収漏れを防ぐ運用ポイント
電子契約を活用する際も、運用ルールが曖昧だと、未対応の契約書が残ってしまう可能性があります。
回収漏れを防ぐためには、誰が送信し、誰が進捗を確認し、どのタイミングでフォローするのかを決めておくことが大切です。
確認しておきたいポイントは、次の通りです。
- 契約書の送信担当者
- 署名状況を確認する担当者
- 未署名の場合のフォロータイミング
- メールとSMSの使い分け
- 複数署名者がいる場合の署名順
- 送信前の社内承認ルール
- 締結済み契約書の保管・検索ルール
これらを整理しておくことで、契約書の送信後に対応が止まりにくくなります。特に、複数部署で契約書を送っている場合は、共通ルールを決めておくと、担当者ごとの運用差を減らせます。
まとめ｜署名状況を見える化して契約書の回収漏れを防ごう
契約書の回収漏れは、郵送後の進捗が分かりにくいことや、未対応の署名者を把握しにくいことから発生しやすくなります。
電子契約を活用すれば、契約書の送信後に署名状況を確認しやすくなり、誰の対応待ちなのかを把握しやすくなります。署名依頼方法を相手に合わせて選び、テンプレートや社内承認、検索機能も組み合わせることで、契約書の送信から締結後の管理まで効率化できます。
サインタイムでは、SMSで署名依頼、テンプレートの作成・管理、社内承認ワークフロー、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、契約書の回収漏れ防止と文書管理を支える機能を備えています。
契約書の返送待ちや署名状況の確認に手間がかかっている場合は、電子契約で進捗を見える化する運用を検討してみてはいかがでしょうか。
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