公開日：
契約書と関連資料を別々に保管していませんか？添付資料までまとめて管理する方法
契約書を締結する際、契約書本体だけでなく、見積書、仕様書、料金表、利用規約、説明資料などをあわせて確認する場面があります。
しかし、実際の運用では、契約書は電子契約サービスに保管されている一方で、見積書は営業担当者のメール、仕様書は共有フォルダ、申込内容の補足資料は別の場所に保存されていることがあります。
このように契約書と関連資料が別々に管理されていると、後から契約内容を確認するときに、必要な資料を探す手間がかかります。取引先から問い合わせがあった場合や、社内で過去の契約条件を確認したい場合にも、どの資料が最終版だったのか分かりにくくなることがあります。
契約書管理では、契約書本体だけでなく、その契約に関連する資料まで含めて保管・検索しやすい状態にしておくことが重要です。
契約書に関連資料が必要になる場面
契約書には、取引条件や基本的な合意内容が記載されています。ただし、実務では契約書本文だけではなく、別紙や添付資料をあわせて確認するケースも多くあります。
例えば、業務委託契約では、具体的な作業範囲や納品物が仕様書に記載されることがあります。サービス利用契約では、料金表や利用規約が別資料として存在することがあります。申込書では、申込内容の詳細や注意事項が別紙に記載されている場合もあります。
契約書と一緒に確認されることが多い資料には、次のようなものがあります。
- 見積書
- 仕様書
- 料金表
- 利用規約
- 重要事項説明書
- サービス説明資料
- 注意事項・確認事項
- 本人確認書類
- 申込内容の補足資料
これらの資料が契約書と別々に保管されていると、「どの見積内容で契約したのか」「相手方にどの資料を確認してもらったのか」を後から確認しにくくなります。
関連資料が分散すると起こる課題
契約書と関連資料が分散していると、締結後の確認作業に時間がかかります。
例えば、契約書本体はすぐに見つかっても、その契約に紐づく見積書や仕様書が見つからなければ、正確な契約条件を確認できません。担当者が異動・退職している場合は、関連資料の保存場所が分からなくなることもあります。
関連資料が分散していると、次のような課題が起こりやすくなります。
- 契約書に紐づく見積書や仕様書を探せない
- どの資料が最終版か分からない
- 資料の送付漏れや確認漏れが起こる
- 契約書と資料の内容に食い違いがないか確認しにくい
- 担当者変更時に関連資料の所在が分からなくなる
契約書は締結して終わりではなく、後から見返す場面が多い書類です。そのため、契約書本体と関連資料を一緒に確認できる状態にしておくことが大切です。
電子契約で添付資料をまとめて送るメリット
契約書と関連資料をまとめて送ることで、相手方が確認すべき内容を整理しやすくなります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な契約書とあわせて、確認用の資料を追加できます。
例えば、契約書本体に加えて、見積書、料金表、仕様書、注意事項などを一緒に送ることで、相手方が確認する資料をまとめて案内できます。別々のメールで資料を送る必要が減るため、資料の送付漏れや確認漏れを防ぎやすくなります。
また、契約書と関連資料を同じ流れで管理できると、締結後に「この契約はどの見積内容をもとに進めたのか」「どの仕様書が対象だったのか」を確認しやすくなります。
相手方から提出してもらう資料も管理する
契約業務では、自社から資料を送るだけでなく、相手方から資料を提出してもらう場合もあります。
例えば、申込書とあわせて本人確認書類を提出してもらう場合や、契約条件の確認に必要な資料を添付してもらう場合です。これらをメールで別途回収していると、契約書本体と提出資料が分かれてしまい、後から確認しにくくなります。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
申込書、同意書、本人確認書類などを別々に回収するのではなく、署名手続きの中でまとめて提出してもらえるため、書類回収後の確認や保管もしやすくなります。
締結後は検索しやすい状態で保管する
契約書と関連資料をまとめて管理していても、後から探せなければ実務では活用しにくくなります。
締結後の契約書や添付資料は、取引先名、契約種別、案件名、部署名などで検索できる状態にしておくことが重要です。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて書類を整理できます。
例えば、「業務委託」「見積書あり」「仕様書あり」「重要契約」「営業部」などのタグを付けておくと、契約書と関連資料を後から探しやすくなります。
また、紙で受け取った資料や他サービスから受信したPDFがある場合は、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、契約書本体とあわせて管理しやすくなります。
添付資料管理を見直すときのポイント
契約書と関連資料の管理を見直す際は、まず現在どの資料を契約書と一緒に扱っているのかを整理しましょう。
すべての資料を同じ扱いにする必要はありません。契約内容の確認に必要な資料や、後から参照する可能性が高い資料を優先して管理対象にすると進めやすくなります。
見直し時には、次のような点を確認するとよいでしょう。
- 契約書と一緒に確認すべき資料は何か
- 資料は誰が作成・送付しているか
- 最終版の資料を判別できるか
- 相手方に確認してもらった資料が分かるか
- 締結後に契約書と一緒に検索できるか
- 担当者変更時にも資料を確認できるか
契約書本体と関連資料の管理ルールを整えることで、締結後の確認作業や問い合わせ対応をスムーズにできます。
まとめ｜契約書と関連資料はまとめて管理しよう
契約書の締結では、見積書、仕様書、料金表、利用規約、注意事項などの関連資料をあわせて確認する場面があります。
これらの資料が契約書と別々に管理されていると、確認漏れや最新版の取り違え、締結後の検索負担が発生しやすくなります。契約書管理では、契約書本体だけでなく、関連資料まで含めて保管・検索しやすい状態にしておくことが重要です。
サインタイムでは、送信時のファイル追加、署名時ファイル添付、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、契約書と関連資料をまとめて管理するための機能を備えています。
契約書と関連資料の送付・回収・保管に手間がかかっている場合は、文書管理のルールを見直してみてはいかがでしょうか。
サインタイムの資料ダウンロード
サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。業務改善のポイントをわかりやすくまとめています。
