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契約書の閲覧権限をどう管理する？安全に文書保管するポイント
契約書には、取引条件、契約金額、個人情報、秘密情報など、社内でも慎重に扱うべき情報が含まれています。
紙の契約書をキャビネットに保管していた時代は、保管場所や鍵の管理によって閲覧できる人を制限していた企業も多いでしょう。一方で、契約書をPDF化したり、電子契約で締結したりすると、社内で共有しやすくなる反面、誰がどの契約書を閲覧できるのかを整理しておく必要があります。
契約書の文書管理では、保管場所を一元化するだけでなく、閲覧権限や操作権限を適切に管理することが重要です。
本記事では、契約書の閲覧権限管理で起こりやすい課題と、安全に文書保管するためのポイントについて解説します。
契約書の閲覧権限管理が重要な理由
契約書は、社内の誰もが自由に閲覧できる状態にしてよい書類ではありません。
例えば、人事関連の雇用契約書、取引条件が記載された業務委託契約書、金額条件を含む発注書、機密保持契約書などは、関係者に限定して閲覧できるようにした方がよい場合があります。
閲覧権限が曖昧な状態では、必要以上の人が契約書を閲覧できてしまう可能性があります。また、退職者や異動者のアクセス権限が残ったままになると、情報管理上のリスクにもつながります。
契約書管理では、「どこに保管するか」だけでなく、「誰が見られるか」「誰が操作できるか」まで整理しておくことが大切です。
共有フォルダで管理する場合の課題
契約書PDFを共有フォルダで管理している企業は多いでしょう。
共有フォルダは手軽に使える一方で、契約書管理に利用する場合はいくつか注意が必要です。フォルダ単位で権限を設定している場合、特定の契約書だけ閲覧範囲を変えたいときに対応しにくいことがあります。
また、部署ごとのフォルダ、取引先ごとのフォルダ、年度ごとのフォルダなど、フォルダ構成が複雑になると、どこに保存すべきか分かりにくくなります。保存場所が曖昧になると、同じ契約書が複数の場所に保存されたり、担当者ごとに管理方法がばらついたりする原因になります。
共有フォルダでの管理が悪いわけではありませんが、契約書の件数が増えるほど、閲覧権限や検索性の面で限界が出やすくなります。
電子契約・文書管理で権限を整理するメリット
契約書を電子データで管理する場合は、ユーザーごとに閲覧・操作範囲を整理しておくことが重要です。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。契約書の作成、送信、閲覧、管理など、役割に応じて権限を設定することで、不要な閲覧や誤操作を防ぎやすくなります。
例えば、契約書を送信する担当者、内容を承認する担当者、締結済み書類を確認する管理者など、役割に応じて操作範囲を分けることができます。
契約書を安全に管理するには、必要な人が必要な書類を確認できる状態を保ちながら、不要なアクセスを防ぐことが大切です。
部署や拠点ごとに管理範囲を分ける
複数部署や複数拠点で契約書を扱う場合、すべての契約書を同じ管理範囲にまとめると、閲覧できる範囲が広くなりすぎることがあります。
例えば、営業部が扱う取引先契約、人事部が扱う雇用契約、管理部が扱う請求関連書類などは、それぞれ閲覧できる人を分けたい場合があります。
サインタイムの複数グループを活用すれば、部署や拠点ごとに管理範囲を分けられます。営業所、店舗、支店、部門ごとに書類管理の範囲を整理することで、必要な人が必要な書類にアクセスしやすくなります。
複数グループとメンバー権限管理を組み合わせることで、組織の運用に合わせた文書管理を行いやすくなります。
社内承認フローともあわせて整理する
契約書の権限管理は、送信前の社内承認フローとも関係します。
契約書を取引先へ送信する前に、上長や法務、経理などの確認が必要な場合は、誰が作成し、誰が確認し、誰が送信できるのかを整理しておく必要があります。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書の送信前に承認者を設定できます。権限管理と承認フローをあわせて整えることで、送信前の確認漏れや誤送信を防ぎやすくなります。
特に、契約金額が大きい契約や、取引条件が複雑な契約では、閲覧権限だけでなく、承認ルールも明確にしておくことが大切です。
保管・検索ルールもあわせて整える
権限管理を整えても、契約書が探せない状態では実務で活用しにくくなります。
契約書は、取引先名、契約種別、担当部署、ステータスなどで検索できる状態にしておくことが重要です。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて契約書を整理できます。
また、紙契約や他サービスで受信したPDFがある場合は、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、契約書全体をまとめて管理しやすくなります。
文書管理では、権限、保管場所、検索性をセットで考えることが重要です。
権限管理を見直すタイミング
契約書の閲覧権限は、一度設定して終わりではありません。
組織変更、部署異動、退職、担当変更、新しい拠点の追加などがあった場合には、権限を見直す必要があります。権限の見直しが行われないままだと、以前の担当者が引き続き書類を閲覧できる状態になったり、新しい担当者が必要な書類を確認できなかったりする可能性があります。
権限管理を見直すタイミングとしては、次のような場面があります。
- 新しいメンバーが追加されたとき
- 担当者が異動・退職したとき
- 部署や拠点が新設されたとき
- 契約書の管理範囲を変更したとき
- 機密性の高い書類の取り扱いが増えたとき
定期的に権限を確認することで、契約書の安全性と業務のしやすさを保ちやすくなります。
まとめ｜契約書は閲覧権限まで含めて管理しよう
契約書を電子化すると、保管や共有がしやすくなる一方で、誰がどの契約書を閲覧・操作できるのかを整理することが重要になります。
契約書には、取引条件や金額、個人情報、秘密情報などが含まれるため、必要な人が必要な範囲で確認できる状態を作ることが大切です。共有フォルダや個人管理に依存している場合は、保管場所だけでなく、権限管理のルールも見直す必要があります。
サインタイムでは、メンバー権限管理、複数グループ、社内承認ワークフロー、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、安全な文書保管を支える機能を備えています。
契約書の閲覧範囲が曖昧になっている、共有フォルダでの管理に不安がある、部署ごとの権限を整理したい場合は、文書管理の権限設定を見直してみてはいかがでしょうか。
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