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契約書管理台帳をExcelで続けるリスクとは？文書管理へ移行するポイント
契約書を管理するために、Excelやスプレッドシートで契約書管理台帳を作成している企業は多いでしょう。
契約書名、取引先名、契約開始日、契約終了日、契約金額、担当部署などを一覧で管理できるため、契約件数が少ないうちは便利な方法です。
一方で、契約書の件数が増えたり、複数部署で管理したりするようになると、入力漏れや更新漏れ、契約書ファイルとの紐づけ漏れが起こりやすくなります。契約書管理台帳は便利ですが、台帳だけで契約書管理を完結させようとすると限界があります。
本記事では、契約書管理台帳をExcelで続ける場合に起こりやすい課題と、文書管理へ移行するポイントについて解説します。
契約書管理台帳で管理する主な情報
契約書管理台帳では、契約書そのものではなく、契約に関する情報を一覧で管理します。
例えば、契約書名、取引先名、契約期間、契約金額、担当部署、更新有無などを入力しておくことで、どの契約がいつ更新を迎えるのか、どの部署が管理しているのかを確認しやすくなります。
契約書管理台帳でよく管理される項目には、次のようなものがあります。
- 契約書名
- 取引先名
- 契約種別
- 契約開始日
- 契約終了日
- 自動更新の有無
- 解約通知期限
- 契約金額
- 担当部署・担当者
- 契約ステータス
- 保管場所
これらの情報を一覧で確認できることは、契約管理において重要です。ただし、台帳と契約書ファイルが別々に管理されている場合、情報の更新漏れや不一致が起こりやすくなります。
Excel管理で起こりやすい課題
Excelやスプレッドシートでの契約書管理は、手軽に始められる一方で、運用が担当者任せになりやすいという課題があります。
契約書を締結した後に台帳へ入力し忘れたり、契約書の内容を変更したのに台帳を更新し忘れたりすると、管理情報が古くなってしまいます。契約件数が増えるほど、手入力によるミスも起こりやすくなります。
Excel管理で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。
- 契約書の登録漏れが発生する
- 契約終了日や解約通知期限の入力ミスが起こる
- 契約書ファイルと台帳の紐づけが分かりにくい
- 最新の台帳がどれか分からなくなる
- 担当者変更時に運用ルールが引き継がれにくい
- 閲覧権限や操作権限を細かく管理しにくい
台帳は契約情報を把握するうえで便利ですが、契約書ファイルそのものと分離していると、確認作業が二重になりやすくなります。
台帳と契約書ファイルを分けて管理するリスク
契約書管理台帳と契約書ファイルが別々に管理されている場合、台帳を見てから別のフォルダで契約書を探す必要があります。
例えば、台帳には「A社 業務委託契約書」と記載されていても、実際の契約書PDFがどこにあるのか分からなければ、確認に時間がかかります。ファイル名や保存場所が担当者ごとに違う場合、目的の契約書を探すだけで手間がかかります。
また、契約書を更新した際に台帳だけ更新され、契約書ファイルは古いまま残っているケースや、契約書ファイルは保存されているのに台帳へ登録されていないケースもあります。
契約書管理では、台帳情報と契約書ファイルをできるだけ近い場所で管理することが重要です。
文書管理へ移行するメリット
契約書管理台帳の課題を減らすには、契約書ファイルと管理情報をまとめて扱える仕組みを整えることが有効です。
サインタイムでは、契約書の締結だけでなく、締結済み書類や受信書類を一元管理できます。紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、自社で送信した電子契約だけでなく、紙から電子化した契約書や、取引先から受信したPDFもまとめて管理できます。
契約書ファイルと管理情報を同じ場所で確認できるようにすることで、台帳とファイルを行き来する手間を減らせます。
AI読み取りで台帳入力の手間を減らす
契約書管理台帳の運用で負担になりやすいのが、契約情報の入力です。
取引先名、契約日、契約金額、契約期間などを契約書から読み取り、台帳に手入力していると、件数が増えるほど作業時間がかかります。入力ミスがあると、検索や更新管理にも影響します。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。
AIが読み取った内容を担当者が確認する運用にすれば、手入力の負担を減らしながら、契約情報を管理しやすい状態に整えられます。
契約更新日はアラートで管理する
契約書管理台帳では、契約終了日や解約通知期限を入力しておき、担当者が定期的に確認する運用が一般的です。
しかし、台帳を確認するタイミングが担当者任せになっていると、更新日を見落とす可能性があります。特に、自動更新条項がある契約では、契約終了日より前に解約通知期限が設定されていることがあるため、早めの確認が必要です。
サインタイムの契約更新日の自動アラートを活用すれば、契約更新日が近づいたタイミングで通知を受け取れます。また、契約更新日・ステータス管理（CLM）を利用すれば、更新予定、確認中、終了予定、継続済みなどの状態を管理しやすくなります。
台帳を見る人に依存するのではなく、アラートで確認のきっかけを作ることで、更新漏れを防ぎやすくなります。
検索・タグ管理で必要な契約書を探しやすくする
契約書管理では、台帳で一覧を見るだけでなく、必要な契約書をすぐに開けることも重要です。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、取引先名や書類名などの条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。また、書類のタグ管理機能を活用すれば、「NDA」「業務委託」「更新確認」「重要契約」「人事」など、自社の運用に合わせて書類を分類できます。
検索やタグ管理を整えておくことで、契約書の所在確認にかかる時間を減らし、担当者変更時の引き継ぎもしやすくなります。
まとめ｜契約書管理台帳はファイル管理とセットで見直そう
契約書管理台帳は、契約情報を一覧で確認するうえで便利な方法です。一方で、Excelやスプレッドシートだけに頼っていると、入力漏れ、更新漏れ、契約書ファイルとの紐づけ漏れが起こりやすくなります。
契約書管理を効率化するには、台帳情報と契約書ファイルをできるだけ一元的に管理し、検索、タグ管理、AI読み取り、契約更新アラートなどを組み合わせることが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、AIによる取引情報自動入力、高度な書類検索、タグ管理、契約更新日の自動アラート、契約更新日・ステータス管理（CLM）など、契約書管理台帳の運用負担を減らす機能を備えています。
契約書管理台帳の更新が担当者任せになっている、契約書PDFと台帳が分かれていて探しにくいと感じている場合は、文書管理の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。
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