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コワーキングスペース・レンタルオフィスの利用申込を電子化｜タブレットサインで受付業務を効率化
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、利用申込書、会員登録書、利用規約への同意書、入退館ルールの確認書など、利用開始時にさまざまな書類対応が発生します。
法人契約、個人利用、ドロップイン利用、会議室利用、登記利用など、利用形態が複数ある場合は、必要な書類や確認事項も変わります。紙で運用していると、受付での記入、本人確認、署名、控えの共有、書類保管までに時間がかかりやすくなります。
特に、受付スタッフが限られている施設では、書類対応に時間を取られることで、内覧対応や利用者サポートに手が回りにくくなることもあります。
こうした受付まわりの書類対応を効率化する方法の一つが、タブレット上で書類の確認や署名を完了できる「タブレットサイン」です。
本記事では、コワーキングスペース・レンタルオフィスで発生しやすい書類対応の課題と、タブレットサインを活用して利用申込や同意書管理を効率化する方法について解説します。
コワーキングスペース・レンタルオフィスで発生する書類
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、利用者の属性や契約内容によって、さまざまな書類を取り交わします。
月額会員、法人会員、個人事業主、短時間利用、会議室利用など、利用パターンが複数ある場合、書類の種類も増えやすくなります。
受付や契約時に扱うことが多い書類には、次のようなものがあります。
- 利用申込書
- 会員登録書
- 利用規約への同意書
- 入退館ルール確認書
- セキュリティカード貸与確認書
- 会議室利用申込書
- 登記利用に関する確認書
- 法人契約申込書
- 本人確認書類の提出
- オプション利用申込書
これらの書類を紙で管理している場合、記入漏れの確認、スキャン、ファイリング、検索、更新時の確認など、受付後にも多くの作業が残ります。
紙の申込書・同意書で起こりやすい課題
受付での記入に時間がかかる
利用開始時に複数の書類へ記入・署名してもらう場合、受付での対応時間が長くなりやすくなります。
特に、初回利用者や法人契約の場合は、利用条件、料金、入退館ルール、注意事項などを説明しながら書類を確認する必要があります。紙の書類に手書きで記入してもらう場合、記入漏れや読み取りづらい文字が発生することもあります。
その場で修正や再記入が必要になると、利用者にも受付スタッフにも負担がかかります。
書類の保管・検索に手間がかかる
紙の申込書や同意書は、受付後にファイリングしたり、スキャンして共有フォルダに保存したりする必要があります。
しかし、店舗や拠点が複数ある場合、書類の保管場所が分散しやすくなります。後から「この会員の申込書を確認したい」「法人契約の利用規約同意を確認したい」と思っても、紙のファイルやフォルダを探すのに時間がかかることがあります。
書類が担当者ごとに管理されていると、異動や退職時の引き継ぎも難しくなります。
利用規約や書式の更新に対応しにくい
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、利用規約、料金プラン、入退館ルール、オプション内容などが変更されることがあります。
紙の申込書や同意書を使っている場合、古い書式が残っていると、誤って旧版の書類で受付してしまう可能性があります。複数拠点で運用している場合は、書式の差し替えや周知にも手間がかかります。
利用者に説明した内容と、実際に署名してもらった書類の内容が一致しているかを確認しやすい状態にしておくことが重要です。
タブレットサインで受付時の署名をその場で完了
サインタイムのタブレットサイン（対面サイン）を活用すれば、受付や内覧後のタイミングで、タブレット上に書類を表示し、その場で署名してもらえます。
利用者がメールを受信してから署名するのではなく、スタッフが説明しながら同じ場で書類確認と署名を進められるため、対面受付の流れに取り入れやすい点が特徴です。
例えば、月額会員の利用申込、会議室利用の同意、セキュリティカード貸与確認、登記利用の確認などを、紙に印刷せずタブレット上で完了できます。
紙の申込書を印刷して渡したり、署名後にスキャンしたりする作業を減らせるため、受付業務の効率化につながります。
よく使う書類はテンプレート化する
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、利用形態ごとに決まった書類を使うことが多いでしょう。
例えば、個人会員用、法人会員用、ドロップイン利用用、会議室利用用、登記利用用など、パターンごとに書式が分かれている場合があります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う申込書や同意書に、署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
受付スタッフは必要なテンプレートを選んで利用できるため、毎回書類を準備したり、署名欄を設定したりする手間を減らせます。古い書式の利用を防ぎたい場合も、テンプレートを更新しておくことで、現場で使う書類を統一しやすくなります。
SMSで控えを共有しやすくする
受付で書類に署名してもらった後、利用者に控えを渡す必要がある場合もあります。
紙の書類であればコピーを渡したり、スキャンしてメール送付したりすることがありますが、これらの作業は受付スタッフの負担になります。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼や書類確認の案内を送ることができます。
さらに、タブレットサインとSMS送信を組み合わせることで、署名完了後の書類の控えを署名者の携帯電話へ共有できます。
紙の申込書を印刷して控えを渡したり、署名後の書類をスキャンして送付したりする作業が不要になるため、これまでの対面受付の流れを大きく変えずに、ペーパーレス化を進められます。
本人確認書類や関連資料もまとめて管理する
利用申込時には、申込書や同意書だけでなく、本人確認書類や法人確認書類、登記利用に関する資料などを提出してもらう場合があります。
これらをメールや紙で別々に回収していると、申込書本体と関連資料の保管場所が分かれてしまい、後から確認しにくくなります。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
また、スタッフ側で利用案内や料金表、規約などを一緒に送付したい場合は、送信時のファイル追加も活用できます。
申込書、同意書、本人確認書類、関連資料をまとめて管理できる状態にしておくことで、受付後の確認や保管がしやすくなります。
複数拠点でも書類管理を統一しやすい
コワーキングスペースやレンタルオフィスを複数拠点で運営している場合、拠点ごとに書類の運用がばらつくことがあります。
ある拠点では新しい申込書を使っている一方で、別の拠点では古い書式が残っている。書類の保管場所が拠点ごとに異なり、本部で確認しにくい。このような状態では、利用者対応や管理業務に負担がかかります。
サインタイムの複数グループを活用すれば、拠点や部門ごとに管理範囲を分けられます。また、メンバー権限管理を活用することで、受付スタッフ、拠点責任者、本部管理者など、役割に応じた操作範囲を整理できます。
拠点ごとの運用を保ちながら、書類管理のルールを統一しやすくなる点がメリットです。
署名後の書類を検索しやすくする
申込書や同意書は、署名して終わりではありません。
利用者から問い合わせがあったとき、契約内容を確認したいとき、利用規約への同意状況を確認したいときなど、後から見返す場面があります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、利用者名、法人名、書類種別、拠点名、利用プランなどに応じて書類を整理しやすくなります。
例えば、「法人会員」「会議室利用」「登記利用」「本人確認済み」「更新確認」などのタグを付けておくと、必要な書類を後から探しやすくなります。
紙のファイルや共有フォルダを探す手間を減らし、受付スタッフや本部担当者が必要な書類をすぐに確認できる状態を作ることが大切です。
コワーキングスペースでタブレットサインを活用する流れ
タブレットサインを導入する際は、まず利用頻度の高い書類から電子化すると進めやすくなります。
すべての書類を一度に切り替えるのではなく、利用申込書や利用規約同意書など、受付で毎回発生する書類から始めると効果を感じやすいでしょう。
導入時の流れは次の通りです。
- 受付で使っている紙書類を洗い出す
- 利用申込書や同意書など電子化する書類を決める
- 利用形態ごとにテンプレートを作成する
- タブレットで署名してもらう受付フローを決める
- SMSで控えを共有する運用を検討する
- 本人確認書類や関連資料の提出方法を整理する
- 検索・タグ・権限管理のルールを決める
まずは受付で利用頻度の高い書類から始め、運用に慣れてから法人契約や登記利用、オプション申込などへ広げていくと、現場にも定着しやすくなります。
まとめ｜コワーキングスペースの受付書類はタブレットサインで効率化できる
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、利用申込書、会員登録書、利用規約同意書、入退館ルール確認書、本人確認書類など、受付時にさまざまな書類対応が発生します。
紙で運用していると、記入、署名、控えの共有、スキャン、保管、検索に手間がかかります。複数拠点で運営している場合は、書式のばらつきや保管場所の分散も課題になりやすいでしょう。
サインタイムでは、タブレットサイン、テンプレートの作成・管理、SMSで署名依頼、署名時ファイル添付、送信時のファイル追加、高度な書類検索、タグ管理、複数グループ、メンバー権限管理など、受付書類の電子化と文書管理を支える機能を備えています。
受付での紙書類対応を減らしたい、申込書や同意書を探しやすく管理したい、複数拠点の書類運用を統一したい場合は、タブレットサインを活用した受付フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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