公開日：
雇用契約書・誓約書の管理を効率化｜入社手続きの書類対応を見直すポイント
入社手続きでは、雇用契約書、誓約書、個人情報同意書、入社承諾書など、さまざまな書類を取り交わします。
新卒採用、中途採用、アルバイト採用、契約社員の更新など、採用形態が複数ある場合は、書類の種類や送付タイミングも増えます。紙で運用していると、印刷、郵送、返送確認、記入漏れの確認、保管に時間がかかりやすくなります。
特に、入社日が決まっている場合や、複数名の入社手続きを同時に進める場合は、書類の回収漏れや確認漏れを防ぐことが重要です。
本記事では、入社手続きで発生しやすい書類管理の課題と、電子契約を活用して雇用契約書・誓約書などのやり取りを効率化する方法について解説します。
入社手続きで発生する書類
入社手続きでは、会社と従業員の間で確認・同意が必要な書類が複数あります。
雇用条件を確認する書類だけでなく、服務規程、秘密保持、個人情報の取り扱い、備品貸与、各種申請書など、入社時にまとめて対応する書類もあります。
入社手続きで扱うことが多い書類には、次のようなものがあります。
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 入社承諾書
- 誓約書
- 秘密保持誓約書
- 個人情報の取り扱いに関する同意書
- 身元保証に関する書類
- 備品貸与確認書
- 各種申請書
- 更新契約書
これらの書類を紙で管理していると、採用人数が増えるほど回収状況の確認や保管作業が煩雑になります。
紙の入社書類で起こりやすい課題
紙の入社書類では、候補者や内定者へ書類を郵送し、記入・押印後に返送してもらう流れが発生します。
返送が遅れると、入社前の確認や社内手続きが進めにくくなります。また、記入漏れや押印漏れがある場合は、再送や差し戻しが必要になり、担当者の負担が増えます。
紙の入社書類では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 書類の郵送・返送に時間がかかる
- 記入漏れや署名漏れの確認が必要になる
- 複数名の回収状況を管理しにくい
- 入社日までに書類がそろっているか確認しにくい
- 紙書類のスキャン・保管作業が発生する
- 過去の雇用契約書や誓約書を探しにくい
入社手続きでは、決まった期限までに複数の書類をそろえる必要があるため、書類の送付・回収・保管を効率化することが大切です。
電子契約で雇用契約書・誓約書を送付する
電子契約を活用すれば、雇用契約書や誓約書をオンラインで送付し、署名・確認してもらうことができます。
紙の書類を郵送する必要がなくなるため、入社前のやり取りをスムーズに進めやすくなります。内定者や入社予定者が遠方にいる場合でも、パソコンやスマートフォンから書類を確認して署名できます。
サインタイムでは、雇用契約書、誓約書、同意書などを電子契約で送信し、締結後の書類を電子データとして保管できます。
紙の入社書類を電子化することで、郵送・返送確認・スキャン・保管にかかる事務作業を減らしやすくなります。
よく使う入社書類はテンプレート化する
入社手続きでは、同じ形式の書類を繰り返し使うことが多くあります。
雇用契約書、誓約書、秘密保持誓約書、個人情報同意書などを毎回準備していると、署名欄や入力欄の設定に時間がかかります。採用区分ごとに書式が異なる場合は、担当者が誤った書類を使ってしまう可能性もあります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う入社書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
新卒採用、中途採用、アルバイト、契約社員など、雇用形態ごとにテンプレートを分けておけば、送信時のミスを防ぎやすくなります。
複数名の入社手続きには一斉送信を活用する
新卒入社やアルバイト採用など、複数名に同じ形式の書類を送る場合は、個別送信に時間がかかります。
サインタイムのCSVファイルで一斉送信を活用すれば、宛先や差し込み情報をCSVで準備し、複数名へまとめて書類を送信できます。
入社予定者が多い時期や、店舗・拠点ごとに採用が発生する場合でも、送信作業を効率化しやすくなります。
テンプレートと一斉送信を組み合わせることで、雇用契約書や誓約書の送付作業を標準化できます。
本人確認書類や関連書類もまとめて回収する
入社手続きでは、雇用契約書や誓約書だけでなく、本人確認書類や各種申請書を提出してもらうこともあります。
これらをメールや紙で別々に回収していると、書類の確認漏れや保管場所の分散が起こりやすくなります。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
雇用契約書への署名とあわせて、本人確認書類や申請書類を提出してもらう運用にすれば、書類の回収状況を管理しやすくなります。
入社後も書類を検索しやすく保管する
雇用契約書や誓約書は、入社時だけでなく、入社後にも確認する場面があります。
契約更新、雇用条件の確認、部署異動、退職手続き、社内確認などで、過去の書類を見返すことがあります。そのため、入社書類は保管するだけでなく、必要なときにすぐ探せる状態にしておくことが重要です。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、従業員名、雇用形態、入社年度、書類種別などに応じて書類を整理できます。
「雇用契約書」「誓約書」「中途採用」「アルバイト」「契約更新」などのタグを付けておくと、後から必要な書類を探しやすくなります。
また、閲覧範囲を整理したい場合は、メンバー権限管理を活用することで、人事担当者や管理者など、必要な人が必要な書類を確認できる状態を作りやすくなります。
まとめ｜入社手続きの書類対応は電子契約で効率化できる
入社手続きでは、雇用契約書、誓約書、秘密保持誓約書、個人情報同意書、本人確認書類など、複数の書類を扱います。
紙で運用していると、郵送、返送確認、記入漏れの確認、スキャン、保管に手間がかかります。複数名の入社手続きを同時に進める場合は、回収状況の管理も煩雑になりやすいでしょう。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、CSVファイルで一斉送信、署名時ファイル添付、高度な書類検索、タグ管理、メンバー権限管理など、入社手続きの書類対応を支える機能を備えています。
雇用契約書や誓約書の郵送・返送確認に時間がかかっている場合は、電子契約を活用した入社手続きの効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
サインタイムの資料ダウンロード
サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。業務改善のポイントをわかりやすくまとめています。
