公開日：
業務委託契約書・顧問契約書を効率管理｜士業・コンサル業務の書類対応を電子化する方法
税理士、社労士、行政書士、コンサルタントなどの専門サービスでは、クライアントごとに業務委託契約書、顧問契約書、委任契約書、秘密保持契約書などを取り交わす場面があります。
新規契約時だけでなく、契約更新、業務範囲の変更、料金改定、追加業務の依頼など、継続的に書類対応が発生することもあります。紙やメール添付で運用していると、契約書の送付・回収・保管に時間がかかり、クライアントごとの契約状況を把握しにくくなることがあります。
本記事では、士業・コンサル業務で発生しやすい契約書管理の課題と、電子契約を活用して業務委託契約書・顧問契約書のやり取りを効率化する方法について解説します。
士業・コンサル業務で発生する契約書類
士業やコンサル業務では、クライアントとの関係性や提供サービスの内容に応じて、さまざまな契約書を取り交わします。
単発の業務だけでなく、月額顧問契約や継続支援契約のように、一定期間にわたってサービスを提供する契約もあります。そのため、契約締結後も、更新日や業務範囲、料金条件を確認する場面が発生します。
扱うことが多い書類には、次のようなものがあります。
- 業務委託契約書
- 顧問契約書
- 委任契約書
- 秘密保持契約書
- 申込書
- 見積書
- 業務範囲の確認書
- 料金改定に関する覚書
- 契約更新書類
- 解約・終了に関する確認書
これらの書類をクライアントごとに紙やメールで管理していると、契約状況の確認や更新管理に手間がかかります。
紙・メール管理で起こりやすい課題
契約書を紙で郵送している場合、印刷、押印、郵送、返送確認が必要になります。クライアントが遠方にいる場合や、複数の契約書を同時に進めている場合は、締結までに時間がかかりやすくなります。
一方で、メール添付のPDFでやり取りしている場合も、最終版がどれか分かりにくくなったり、署名済みファイルが担当者のメールに残ったままになったりすることがあります。
紙・メール管理では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 契約書の郵送・返送確認に時間がかかる
- クライアントごとの契約状況を把握しにくい
- 更新日や料金改定のタイミングを見落としやすい
- 契約書と見積書・業務範囲資料が分散しやすい
- 担当者しか契約書の保管場所を知らない
- 過去の契約書や覚書を後から探しにくい
専門サービスでは、クライアントとの信頼関係を保つためにも、契約内容や合意履歴をすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。
電子契約で契約締結をスムーズにする
業務委託契約書や顧問契約書を電子契約に切り替えることで、紙の郵送や返送確認にかかる手間を減らせます。
クライアントに契約書をオンラインで送信し、内容確認後に署名してもらう流れにすれば、契約締結までの時間を短縮しやすくなります。遠方のクライアントや、オンラインで商談・相談を行っている場合にも取り入れやすい方法です。
サインタイムでは、業務委託契約書、顧問契約書、申込書、覚書などを電子契約で送信し、締結後の書類を電子データとして保管できます。
契約締結後も、クライアント名や契約種別ごとに書類を確認しやすくなるため、継続契約の管理にも役立ちます。
よく使う契約書はテンプレート化する
士業・コンサル業務では、サービス内容ごとに定型的な契約書や申込書を使うことがあります。
毎回契約書を準備し、署名欄や入力欄を設定していると、契約件数が増えるほど作業時間がかかります。料金プランや業務範囲ごとに書式が分かれている場合は、誤った書式を使わないように管理することも重要です。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書や申込書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
顧問契約、単発業務、継続支援、NDAなど、契約パターンごとにテンプレートを用意しておくことで、契約書作成や送信準備の負担を減らせます。
見積書・業務範囲資料も一緒に管理する
士業・コンサル業務では、契約書本体だけでなく、見積書や業務範囲を示す資料が重要になることがあります。
契約書と関連資料が別々に保存されていると、後から「どの範囲まで対応する契約だったのか」「どの見積条件で合意したのか」を確認しにくくなります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な契約書とあわせて、見積書や業務範囲資料などを追加できます。
契約書と関連資料を同じ流れで管理することで、クライアントとの合意内容を後から確認しやすくなります。
契約更新日やステータスを管理する
顧問契約や継続支援契約では、契約更新日や契約期間の管理も重要です。
契約更新時に料金や業務範囲を見直す場合や、一定期間ごとに契約継続の確認が必要な場合は、更新タイミングを把握しておく必要があります。
サインタイムの契約更新日の自動アラートを活用すれば、契約更新日が近づいたタイミングで通知を受け取れます。また、契約更新日・ステータス管理（CLM）を利用すれば、契約ごとの状態を管理しやすくなります。
クライアントごとの契約状況を一覧で把握しやすくすることで、更新確認や見直し対応を進めやすくなります。
クライアントごとに書類を検索しやすくする
士業・コンサル業務では、クライアントごとに複数の書類が発生します。
契約書、申込書、NDA、見積書、覚書、更新書類などが分散していると、過去の合意内容を確認するのに時間がかかります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、クライアント名、契約種別、サービス内容、ステータスなどに応じて書類を整理できます。
「顧問契約」「業務委託」「NDA」「更新確認」「料金改定」などのタグを付けておくと、必要な書類を後から探しやすくなります。
まとめ｜士業・コンサル業務の契約書対応は電子化で効率化できる
士業・コンサル業務では、業務委託契約書、顧問契約書、委任契約書、NDA、見積書、業務範囲資料など、クライアントごとに複数の書類が発生します。
紙やメールで管理していると、契約書の送付・回収・保管に手間がかかり、契約更新日や過去の合意内容を確認しにくくなることがあります。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、送信時のファイル追加、契約更新日の自動アラート、契約更新日・ステータス管理（CLM）、高度な書類検索、タグ管理など、士業・コンサル業務の契約書管理を支える機能を備えています。
顧問契約書や業務委託契約書の締結・更新・保管に手間がかかっている場合は、電子契約を活用した書類対応の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
サインタイムの資料ダウンロード
サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。業務改善のポイントをわかりやすくまとめています。
