公開日：2026-08-24

契約書の大量送付を効率化するには？電子署名と一斉送信で作業時間を削減

契約書や申込書を複数の取引先へ送る場合、1件ずつファイルを準備し、宛先を入力し、署名欄を設定して送信していると、多くの時間がかかります。

特に、更新契約、注文請書、同意書、申込書など、同じ形式の書類を複数の相手に送る業務では、送信作業そのものが担当者の負担になりやすくなります。

電子署名を活用すれば、紙の印刷・押印・郵送を減らせるだけでなく、書類の大量送付や回収状況の確認も効率化しやすくなります。本記事では、電子署名と一斉送信を活用して、契約書の大量送付を効率化する方法について解説します。

契約書の大量送付で起こりやすい課題

複数の相手に契約書を送る場合、紙の運用では印刷、封入、郵送、返送確認が必要になります。件数が増えるほど、送付先の確認や返送状況の管理にも時間がかかります。

メールでPDFを送る場合でも、宛先の入力、ファイル添付、送信履歴の確認、署名済みファイルの回収などを個別に行う必要があります。送信先や書類を間違えると、再送や確認作業も発生します。

大量送付で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。

同じ形式の書類を繰り返し送る場合は、送信作業を標準化することが業務効率化につながります。

サインタイムのCSVファイルで一斉送信を活用すれば、宛先や差し込み情報をCSVで準備し、複数の相手にまとめて書類を送信できます。

例えば、複数の取引先へ注文請書を送る場合や、会員・従業員へ同意書を送る場合などに活用できます。1件ずつ送信する作業を減らせるため、送信件数が多い業務ほど効果を感じやすくなります。

さらに、テンプレートの作成・管理を組み合わせれば、署名欄や入力欄をあらかじめ設定した状態で送信できます。担当者ごとの設定差を減らし、送信ミスの防止にもつながります。

大量送付では、相手が署名依頼に気付きやすい方法を選ぶことも重要です。

企業担当者にはメールでの署名依頼が適している場合が多い一方、個人顧客や現場スタッフ、保護者などにはSMSの方が確認されやすいことがあります。

サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。メールアドレスを持っていない相手や、メールを見落としやすい相手にも案内しやすくなります。

大量送付した書類は、送って終わりではありません。締結後に、どの書類が完了しているか、どの取引先の書類を確認したいかをすぐに把握できる状態にしておく必要があります。

サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、書類種別、送信月、担当部署などで書類を整理できます。

一斉送信した書類に「更新契約」「注文請書」「同意書」「2026年8月送信」などのタグを付けておくと、後から検索しやすくなります。

契約書や申込書を大量に送付する業務では、宛先入力、送信作業、返送確認、保管に多くの時間がかかります。

電子署名と一斉送信を活用すれば、紙の郵送作業を減らし、複数の相手へ効率的に署名依頼を送ることができます。テンプレートやSMS署名依頼、検索・タグ管理も組み合わせることで、送付から締結後の確認まで一連の業務を効率化できます。

サインタイムでは、CSVファイルで一斉送信、テンプレートの作成・管理、SMSで署名依頼、高度な書類検索、タグ管理など、契約書の大量送付と業務効率化を支える機能を備えています。

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