電子署名の差し戻しを減らすには？入力欄・署名欄の設定ミスを防ぐ方法

電子署名を導入しても、署名欄の設定ミスや入力漏れがあると、再送や差し戻しが発生してしまいます。

紙の契約書では、記入漏れや押印漏れがあると再度郵送が必要になることがあります。電子署名でも、署名者の設定を間違えたり、入力欄が不足していたりすると、相手方が手続きを完了できず、再設定や再送が必要になる場合があります。

電子署名による業務効率化を進めるには、送信前の確認とテンプレート管理が重要です。本記事では、電子署名の差し戻しを減らすために見直したいポイントを解説します。

電子署名で差し戻しが起こる原因

電子署名では、契約書をオンラインで送信し、相手方が画面上で内容を確認して署名できます。一方で、送信前の設定に不備があると、相手方がスムーズに署名できません。

差し戻しが起こりやすい原因には、次のようなものがあります。

このようなミスがあると、相手方から問い合わせが入り、再送や修正対応が必要になります。結果として、電子化しているにもかかわらず、担当者の手間が残ってしまいます。

差し戻しを防ぐには、よく使う書類をテンプレート化することが有効です。

サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、契約書や同意書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。

NDA、業務委託契約書、申込書、同意書、雇用契約書など、繰り返し使う書類はテンプレート化しておくことで、毎回同じ設定を行う手間を減らせます。担当者ごとの設定差も少なくなるため、署名欄の配置ミスや入力項目の漏れを防ぎやすくなります。

契約書の内容確認が不十分なまま送信すると、相手方へ送った後に修正が必要になることがあります。

契約金額、契約期間、取引条件、添付資料などを送信前に確認しておくことで、差し戻しや再送を減らせます。

サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に社内の承認者を設定できます。上長、法務、経理などの確認が完了してから署名依頼を送る流れにすることで、送信後の修正対応を防ぎやすくなります。

契約書によっては、見積書、仕様書、料金表、利用規約などの関連資料をあわせて確認してもらう必要があります。

契約書本体だけを送信し、関連資料を別メールで送っていると、資料の確認漏れや送付漏れが発生することがあります。

サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な書類とあわせて、確認用の資料を追加できます。相手方が確認すべき資料をまとめて案内できるため、やり取りの手戻りを減らしやすくなります。

電子署名を導入しても、署名欄や入力欄の設定ミス、宛先間違い、添付資料漏れがあると、再送や差し戻しが発生します。

業務効率化を進めるには、よく使う書類をテンプレート化し、送信前の社内承認フローや添付資料の確認ルールを整えることが重要です。

サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、社内承認ワークフロー、送信時のファイル追加など、電子署名の差し戻しを減らすための機能を備えています。

サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。