申込書・同意書の回収を効率化｜電子署名で紙の手続きを減らす方法

申込書や同意書を紙で回収していると、記入、署名、返送、確認、保管に時間がかかります。

BtoBの契約書だけでなく、BtoCの申込書、サービス利用同意書、個人情報同意書、各種確認書なども、電子署名を活用することでオンライン化できます。紙の書類を郵送したり、来店時に記入してもらったりする運用から切り替えることで、手続きの業務効率化につながります。

本記事では、申込書・同意書の回収で起こりやすい課題と、電子署名を活用して紙の手続きを減らす方法について解説します。

申込書・同意書で起こりやすい課題

申込書や同意書は、契約書よりも日常的に発生することが多い書類です。

サービス申込、会員登録、利用規約同意、個人情報同意、キャンセル規定の確認など、さまざまな場面で使われます。件数が多いほど、紙での回収や保管が負担になります。

紙の申込書・同意書では、次のような課題が起こりやすくなります。

申込書や同意書は、利用者数や顧客数に比例して増えるため、早めに電子化しておくと運用負担を減らしやすくなります。

電子署名を活用すれば、申込書や同意書をオンラインで送信し、相手方に画面上で確認・署名してもらえます。

紙の書類を印刷して渡したり、郵送で返送してもらったりする必要がなくなるため、回収までの時間を短縮しやすくなります。来店前やサービス利用前に署名を完了してもらう運用にすれば、当日の受付対応もスムーズになります。

サインタイムでは、契約書だけでなく、申込書、同意書、確認書などの書類にも電子署名を活用できます。

申込書や同意書の回収では、相手に合わせて署名依頼方法を選ぶことが重要です。

企業担当者にはメール、個人顧客や現場スタッフ、保護者、来店者にはSMSというように使い分けることで、署名依頼に気付いてもらいやすくなります。

サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。スマートフォンから書類を確認し、そのまま署名できるため、メールを見落としやすい相手にも案内しやすくなります。

申込書や同意書とあわせて、本人確認書類や補足資料を提出してもらう場合もあります。

これらを別メールで回収していると、提出漏れや保管場所の分散が起こりやすくなります。

サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。申込書への署名とあわせて、必要書類を提出してもらうことで、回収後の確認がしやすくなります。

電子署名で回収した申込書や同意書は、後から確認する場面があります。

顧客から問い合わせがあった場合、同意状況を確認したい場合、社内で申込内容を確認したい場合などです。

サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、顧客名、書類種別、申込日、サービス名などで書類を整理できます。

「申込書」「同意書」「本人確認済み」「利用規約同意」などのタグを付けておくと、必要な書類を後から探しやすくなります。

申込書や同意書を紙で運用していると、記入漏れ、回収確認、スキャン、保管に手間がかかります。

電子署名を活用すれば、申込書や同意書をオンラインで送信し、相手方にパソコンやスマートフォンから署名してもらえます。SMS署名依頼や署名時ファイル添付、検索・タグ管理も組み合わせることで、回収から保管までの業務効率化につながります。

サインタイムでは、SMSで署名依頼、署名時ファイル添付、高度な書類検索、タグ管理など、申込書・同意書の電子化を支える機能を備えています。

サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。