電子署名後の書類共有を効率化｜締結済みPDFを社内で探しやすくする方法

電子署名を使うと、契約書や申込書の締結をオンラインで完了できます。

しかし、署名が完了した後の書類共有や社内確認が整理されていないと、担当者が締結済みPDFを探したり、関係部署へ個別に共有したりする手間が残ります。

電子署名による業務効率化を進めるには、署名完了までではなく、締結後の書類共有・検索・管理まで含めて運用を整えることが重要です。

本記事では、電子署名後の書類共有で起こりやすい課題と、締結済みPDFを社内で探しやすくする方法について解説します。

電子署名後に起こりやすい課題

電子署名で締結した書類は、電子データとして保管できます。

一方で、社内の運用が整っていないと、締結済み書類を担当者が個別にダウンロードし、メールやチャットで共有する状態が残ることがあります。

締結後の書類共有で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。

契約書や申込書は、締結後も確認する場面が多い書類です。社内共有の方法を整えておくことで、後工程の業務効率化につながります。

締結済み書類は、営業、管理部門、法務、経理、人事など、複数の部署が確認する場合があります。

サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、締結済み書類を必要な関係者に共有しやすくなります。

担当者が毎回PDFをダウンロードして個別に送付する運用を減らせるため、共有漏れやファイルの取り違えを防ぎやすくなります。

締結済み書類は、後から検索しやすい状態で保管しておくことが重要です。

サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、書類種別、担当部署、締結時期などで書類を整理できます。

例えば、「営業契約」「申込書」「人事書類」「更新確認」「重要契約」などのタグを付けておくと、必要な書類を後から探しやすくなります。

締結済み書類には、契約金額、個人情報、秘密情報などが含まれる場合があります。

そのため、社内共有を効率化するだけでなく、誰が閲覧できるかも整理しておく必要があります。

サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。部署や役割に応じて閲覧範囲を整理することで、必要な人が必要な書類を確認できる状態を作りやすくなります。

電子署名を導入すると、契約書や申込書の署名手続きをオンライン化できます。

ただし、締結済み書類の共有や検索が担当者任せになっていると、社内確認に時間がかかります。電子署名による業務効率化を進めるには、締結後の書類共有、検索・タグ管理、閲覧権限まで含めて運用を整えることが重要です。

サインタイムでは、締結後の書類共有、高度な書類検索、タグ管理、メンバー権限管理など、電子署名後の書類管理を支える機能を備えています。

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