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契約書の社内承認を効率化｜電子署名前の確認漏れ・承認待ちを防ぐ方法
契約書を電子署名で送信する前に、社内確認や承認に時間がかかっていませんか。
契約内容の確認、金額条件の確認、法務チェック、上長承認など、契約書を送信する前には複数の確認作業が発生します。確認フローがメールやチャットに分散していると、「誰が確認済みなのか」「どこで承認が止まっているのか」が分かりにくくなります。
電子署名を導入しても、送信前の社内承認が整理されていなければ、契約業務全体の効率化にはつながりにくくなります。
本記事では、契約書の社内承認で起こりやすい課題と、電子署名前の確認フローを整えて、確認漏れや承認待ちを防ぐ方法を解説します。
契約書の社内承認で起こりやすい課題
契約書を送信する前には、営業、法務、経理、上長など、複数の関係者が内容を確認するケースがあります。
たとえば、営業担当者が契約書を作成し、上長が金額や取引条件を確認し、法務担当者が契約条項を確認する、といった流れです。契約内容によっては、経理部門や管理部門の確認が必要になることもあります。
この確認作業がメールやチャットで行われている場合、以下のような課題が起こりやすくなります。
- 誰が確認済みなのか分かりにくい。
- 承認待ちの契約書がどこで止まっているのか確認しづらい。
- 最新版の契約書が分からなくなる。
- 送信前に必要な確認が漏れる。
- 承認前の契約書を誤って取引先へ送信してしまう。
- 担当者ごとに確認ルールが異なる。
契約書の社内承認は、送信ミスや確認漏れを防ぐために必要な工程です。一方で、承認フローが属人的になると、確認作業そのものが契約業務のボトルネックになってしまいます。
電子署名前に社内承認フローを整えるメリット
電子署名による業務効率化を進めるには、署名依頼を送る前の確認フローもあわせて見直すことが重要です。
電子署名前に社内承認の流れを整えておくことで、必要な確認を終えた契約書だけを取引先へ送信しやすくなります。承認状況が見える化されていれば、担当者が個別に確認連絡をする手間も減らせます。
社内承認フローを整えるメリットとして、以下が挙げられます。
- 送信前の確認漏れを防ぎやすくなる。
- 承認状況を確認しやすくなる。
- 契約書の差し戻しや再送を減らしやすくなる。
- 担当者ごとの判断のばらつきを防ぎやすくなる。
- 契約書送信までの流れを標準化しやすくなる。
契約書の確認フローを仕組み化しておくことで、電子署名の送信前に必要な確認をスムーズに進められます。
社内承認ワークフローで確認漏れを防ぐ
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を取引先へ送信する前に、社内の確認・承認フローを設定できます。
たとえば、営業担当者が契約書を準備したあと、上長や法務担当者の承認を経てから署名依頼を送信する運用にできます。
メールやチャットで個別に確認を依頼する運用では、確認状況が分散しやすくなります。社内承認ワークフローを使えば、送信前の確認工程を整理できるため、「承認前に送ってしまった」「必要な部署の確認が漏れていた」といったミスを防ぎやすくなります。
また、承認フローをあらかじめ決めておくことで、担当者が変わっても同じ流れで契約書を確認しやすくなります。
テンプレート化で契約書の設定ミスを減らす
社内承認とあわせて見直したいのが、契約書の作成・設定ルールです。
契約書を送信するたびに署名欄や入力欄を手動で設定していると、配置ミスや入力項目の不足が起こりやすくなります。社内で内容を確認していても、署名欄の設定が漏れていると、送信後に差し戻しや再送が必要になる場合があります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
NDA、業務委託契約書、申込書、注文書など、繰り返し使う書類をテンプレート化しておくことで、担当者ごとの設定差を減らし、送信前の確認作業も効率化しやすくなります。
承認ルールを決めるときのポイント
社内承認を効率化するには、ツールを使うだけでなく、どの契約書を誰が確認するのかを決めておくことが大切です。
すべての契約書に同じ承認フローを設定すると、かえって確認作業が重くなることがあります。契約金額、契約種別、取引先、リスクの大きさなどに応じて、承認ルールを分けると運用しやすくなります。
社内承認ルールを決める際には、以下のような点を確認するとよいでしょう。
- どの契約書を承認対象にするか。
- 承認者を誰にするか。
- 契約金額や契約種別で承認フローを分けるか。
- 法務確認が必要な契約書をどう判断するか。
- 承認完了後に誰が署名依頼を送るか。
- 差し戻し時の修正ルールをどうするか。
あらかじめ承認ルールを整理しておくことで、契約書の確認作業を標準化しやすくなります。
まとめ｜電子署名前の社内承認を整えて送信ミスを防ごう
契約書の送信前には、契約内容、金額条件、請求条件、署名者情報など、複数の確認項目があります。
メールやチャットで承認を行っていると、確認漏れや承認状況の見落としが起こりやすくなります。電子署名を使った契約業務を効率化するには、署名依頼を送る前の社内承認フローも整えておくことが大切です。
サインタイムでは、社内承認ワークフロー、テンプレートの作成・管理など、電子署名前の確認作業を効率化する機能を備えています。
契約書の社内確認がメールやチャットに分散している、承認前の送信ミスを防ぎたい場合は、電子署名前の承認フローを見直してみてはいかがでしょうか。
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