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電子契約書の閲覧制限を強化｜アクセスコードで安全に署名依頼を送る方法
電子契約書をメールやSMSで送る際、「本人以外が書類を開いてしまわないか」「契約内容が第三者に見られないか」と不安に感じることはありませんか。
電子署名では、契約書や申込書をオンラインで送信し、相手に内容を確認して署名してもらいます。印刷・押印・郵送の手間を減らせる一方で、契約書には個人情報や取引条件など、慎重に扱うべき情報が含まれることもあります。
そのため、電子契約書を送信する際は、署名依頼の方法だけでなく、書類を開くときの閲覧制限も重要です。
本記事では、電子契約書を安全に送るために確認したいポイントと、アクセスコードを活用して署名依頼時の閲覧制限を強化する方法を解説します。
電子契約書を送るときに気をつけたいセキュリティ
電子契約書には、契約金額、取引条件、住所、氏名、連絡先、申込内容など、社外に不用意に共有したくない情報が含まれることがあります。
メールやSMSで署名依頼を送る場合、受信者がリンクから書類にアクセスして内容を確認します。そのため、書類の送信先やアクセス方法を適切に管理することが大切です。
電子契約書を送るときに確認したいポイントとして、以下が挙げられます。
- 署名者のメールアドレスや電話番号に誤りがないか。
- 契約書の内容に個人情報や機密情報が含まれていないか。
- 本人にのみ確認してもらう必要がある書類か。
- 書類を開く際に追加の確認が必要か。
- 社内で送信前チェックのルールがあるか。
電子契約書は、オンラインで手軽に送れるからこそ、送信前の確認と閲覧制限を整えておくことが重要です。
メール・SMSで契約書を送る際に起こりやすい不安
電子署名の署名依頼は、メールやSMSで送信されることが一般的です。
メールであればビジネス利用に向いており、SMSであればスマートフォンから確認しやすいというメリットがあります。一方で、どちらの方法でも、送信先の入力ミスや端末の共有などによって、意図しない相手が書類を開くリスクを考慮する必要があります。
たとえば、以下のような不安が起こりやすくなります。
- メールアドレスの入力ミスで別の人に届かないか。
- 共有メールアドレスに届いた場合、誰が開くのか分かりにくい。
- SMSを受け取ったスマートフォンを本人以外が見ないか。
- 契約内容を本人だけに確認してもらえるか不安がある。
- 個人情報を含む申込書を安全に送れるか確認したい。
こうした不安を減らす方法のひとつが、書類を開く前にアクセスコードの入力を求める運用です。
アクセスコードで契約書の閲覧を制限する
サインタイムのアクセスコードによる本人確認／閲覧制限を活用すれば、署名者が書類を開く際にアクセスコードの入力を求めることができます。
署名依頼のリンクを受け取った人は、設定されたアクセスコードを入力してから書類を確認します。これにより、リンクを受け取っただけでは契約書を閲覧できない状態にしやすくなります。
アクセスコードを設定することで、以下のような運用がしやすくなります。
- 契約書を開く前に追加の確認を入れられる。
- 本人以外による閲覧リスクを抑えやすくなる。
- 個人情報を含む書類を送る際の不安を減らせる。
- メールやSMSで署名依頼を送る際の安全性を高めやすい。
- 社内の電子契約運用ルールとして標準化しやすい。
なお、アクセスコードは、法令上の本人確認そのものを代替する機能ではありません。必要な本人確認は事業者側で適切に行ったうえで、電子契約書の閲覧制限を強化するための方法として活用します。
アクセスコードを活用しやすい書類・場面
アクセスコードは、すべての書類で必ず必要になるわけではありません。
ただし、個人情報や契約条件など、慎重に扱う情報が含まれる書類では、アクセスコードを設定しておくと安心です。特に、社外の個人や複数の関係者へ電子署名を依頼する場合は、書類を開く際の確認方法を整えておくことが大切です。
アクセスコードを活用しやすい書類として、以下が挙げられます。
- 雇用契約書
- 業務委託契約書
- 申込書
- 同意書
- 個人情報を含む書類
- 保証人や家族の署名が必要な書類
- 金額や取引条件が記載された契約書
また、アクセスコードは、メールだけでなくSMSで署名依頼を送る場合にも活用しやすい方法です。
サインタイムのSMSで署名依頼を利用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。アクセスコードと組み合わせることで、スマートフォンから確認しやすい流れを保ちながら、書類閲覧時の安全性にも配慮しやすくなります。
アクセスコード運用で決めておきたいポイント
アクセスコードを活用する際は、単に機能を設定するだけでなく、社内で運用ルールを決めておくことが重要です。
たとえば、どの書類にアクセスコードを設定するのか、アクセスコードをどのように署名者へ伝えるのか、誤入力があった場合にどう案内するのかを整理しておく必要があります。
アクセスコード運用で決めておきたい項目として、以下が挙げられます。
- どの書類にアクセスコードを設定するか。
- アクセスコードを誰が設定するか。
- 署名者へアクセスコードをどの方法で案内するか。
- メールとSMSのどちらで署名依頼を送るか。
- アクセスコードを誤って入力した場合の案内をどうするか。
- 社内で送信前に誰が確認するか。
アクセスコードは、契約書の閲覧制限を強化するための仕組みです。運用ルールを決めておくことで、担当者ごとの対応差を減らし、安全な電子署名フローを作りやすくなります。
電子署名を安全に運用するためのポイント
電子署名を安全に運用するには、アクセスコードだけでなく、送信前の確認も欠かせません。
契約書の送信先を誤って設定してしまうと、アクセスコードを設定していても、署名依頼自体が意図しない相手に届く可能性があります。そのため、署名者情報や書類内容の確認を送信前に行うことが大切です。
電子署名を安全に運用するために、以下の点を確認しましょう。
- 署名者のメールアドレスや電話番号を確認する。
- 送信する契約書が最新版か確認する。
- 書類に含まれる個人情報や機密情報を確認する。
- アクセスコードが必要な書類か判断する。
- アクセスコードの案内方法を統一する。
- 送信後の問い合わせ対応ルールを決める。
電子契約では、書類をスムーズに送ることと、安全に送ることの両方が重要です。アクセスコードを活用しながら、送信前チェックや社内ルールも整えておくことで、安心して電子署名を運用しやすくなります。
まとめ｜電子契約書は閲覧制限を整えて安全に送信しよう
電子契約書には、個人情報や取引条件など、慎重に扱うべき情報が含まれることがあります。
メールやSMSで署名依頼を送る場合、相手が確認しやすい一方で、書類を開く際の安全性にも配慮する必要があります。アクセスコードを設定すれば、署名者が書類を閲覧する前に追加の確認を行うことができ、電子契約書の閲覧制限を強化しやすくなります。
サインタイムでは、アクセスコードによる本人確認／閲覧制限、SMSで署名依頼など、電子契約書を安全に送信するための機能を備えています。
契約書や申込書をメール・SMSで送る際のセキュリティに不安がある場合は、アクセスコードを活用した電子署名フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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