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電子契約を導入する前に決めること｜対象書類・社内ルール・運用フローの整理方法
電子契約を導入したいと思っても、「どの書類から始めればよいのか」「社内ルールをどう決めればよいのか」で迷うことはありませんか。
電子契約は、契約書の印刷・押印・郵送を減らし、契約業務を効率化できる方法です。一方で、導入前の整理が不十分なまま始めると、部署ごとに使い方がばらついたり、紙の運用が残ったりすることがあります。
電子契約をスムーズに活用するには、システムを導入するだけでなく、対象書類、利用部署、送信ルール、保管方法などをあらかじめ整理しておくことが大切です。
本記事では、電子契約を導入する前に決めておきたいことと、社内で運用しやすいフローを作るポイントを解説します。
電子契約の導入前に整理が必要な理由
電子契約は、紙の契約書をそのままオンライン化するだけではありません。
契約書の作成、社内確認、署名依頼、締結済み書類の保管、取引先への案内など、契約業務全体の流れを見直すきっかけになります。そのため、導入前に運用ルールを決めておかないと、担当者ごとに使い方が変わり、かえって管理が複雑になることがあります。
導入前に整理しておきたい理由として、以下が挙げられます。
- どの書類を電子契約にするか判断しやすくなる。
- 社内確認や承認の流れを統一しやすくなる。
- 取引先への案内方法を決めやすくなる。
- 締結済み契約書の保管場所を整理しやすくなる。
- 紙と電子契約書の混在を防ぎやすくなる。
- 担当者が変わっても同じ流れで運用しやすくなる。
電子契約の導入では、「まず使ってみる」ことも大切ですが、社内で継続して活用するには、最初に基本ルールを決めておくことが重要です。
電子契約にする対象書類を決める
まず決めたいのは、どの契約書や書類を電子契約にするかです。
すべての書類を一度に電子化しようとすると、社内調整や運用変更の負担が大きくなります。最初は、件数が多い書類や、毎回同じ形式で作成している書類から始めると進めやすくなります。
電子契約の対象にしやすい書類として、以下が挙げられます。
- 業務委託契約書
- 秘密保持契約書
- 申込書
- 注文書
- 同意書
- 雇用契約書
- 取引基本契約書
- 更新契約書
まずは、紙での印刷・郵送・押印作業が多い書類や、回収に時間がかかっている書類を洗い出しましょう。
対象書類を決める際は、書類の件数、関係部署、署名者の数、取引先への案内のしやすさなども確認しておくと、導入後の運用がスムーズになります。
社内の確認・送信ルールを決める
電子契約では、契約書をオンラインで送信できるため、紙よりもスピーディーに手続きを進めやすくなります。
一方で、送信前の確認ルールが曖昧なままだと、社内確認前の契約書を送ってしまったり、署名者情報の入力ミスが起きたりすることがあります。
社内ルールとして決めておきたい項目として、以下が挙げられます。
- 誰が契約書を作成するか。
- 誰が送信前に内容を確認するか。
- どの部署が電子契約を利用するか。
- 署名者情報を誰が入力するか。
- 送信前に確認する項目をどう決めるか。
- 差し戻しが発生した場合の対応方法をどうするか。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
書類ごとの設定を標準化しておくことで、担当者ごとの設定ミスや確認漏れを減らしやすくなります。
取引先への案内方法を決める
電子契約を導入する際は、社内だけでなく、取引先への案内方法も決めておく必要があります。
これまで紙の契約書でやり取りしていた取引先に対して、急に電子契約の署名依頼を送ると、相手が戸惑う場合があります。事前に「今後は電子契約で送付します」と案内しておくことで、スムーズに切り替えやすくなります。
取引先へ案内する内容として、以下が挙げられます。
- 電子契約で書類を送付すること。
- 署名依頼メールが届くこと。
- オンライン上で内容確認と署名ができること。
- 紙の印刷・郵送が不要になること。
- 不明点がある場合の問い合わせ先。
取引先への案内文をあらかじめ用意しておくと、担当者ごとの説明のばらつきを防ぎやすくなります。
締結済み契約書の保管方法を決める
電子契約を導入すると、締結済み契約書は電子データとして管理されます。
ただし、締結後の保管方法を決めていないと、電子契約サービス内の書類、共有フォルダのPDF、紙で保管している契約書が分散してしまうことがあります。
導入前に、締結済み契約書をどこで管理するのか、どの情報で検索できるようにするのかを決めておきましょう。
保管ルールとして整理したい項目として、以下が挙げられます。
- 締結済み契約書の保管場所
- 契約書名の付け方
- 取引先名や契約日などの管理項目
- 契約種別や部署ごとの分類方法
- 紙の契約書との管理方法の違い
- 担当者変更時の引き継ぎ方法
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、契約書を探しやすい状態で管理できます。
電子契約は、送信・署名だけでなく、締結後の保管まで含めて運用を設計することが大切です。
電子契約の導入を進めるときのポイント
電子契約の導入を進める際は、最初から全社一斉に切り替えるのではなく、対象書類や部署を絞って始める方法もあります。
たとえば、まずは件数が多いNDAや申込書から始め、運用に慣れてから他の契約書へ広げる進め方です。小さく始めることで、社内の不明点や改善点を確認しながら、無理なく運用を広げやすくなります。
導入時に意識したいポイントとして、以下が挙げられます。
- 最初に電子化する書類を絞る。
- 社内の利用部署を決める。
- 送信前チェックのルールを作る。
- 取引先への案内文を用意する。
- 締結済み契約書の保管ルールを決める。
- 運用開始後に改善点を見直す。
電子契約は、導入して終わりではなく、運用しながら改善していくことが大切です。
まとめ｜電子契約は導入前のルール整理が重要
電子契約を導入すると、契約書の印刷・押印・郵送を減らし、契約業務を効率化しやすくなります。
ただし、対象書類、社内確認、取引先への案内、締結済み契約書の保管方法を決めないまま始めると、部署ごとに運用がばらつき、紙の契約書と電子契約書が混在しやすくなります。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、高度な書類検索、タグ管理など、電子契約の導入後も運用しやすい機能を備えています。
電子契約をこれから導入する場合は、まず対象書類と社内ルールを整理し、自社に合った運用フローを作ることから始めてみてはいかがでしょうか。
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