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メール添付の契約書管理を効率化｜PDF書類を電子保管で探しやすくする方法
取引先から届いた契約書や申込書のPDFを、メール添付のまま管理していませんか。
契約書、申込書、注文書、見積書などの書類は、メールにPDFを添付してやり取りされることがあります。受信直後は問題なく確認できても、時間が経つとメールの受信箱に埋もれてしまい、必要なときに探すのに時間がかかることがあります。
また、担当者のメールボックスや個人フォルダに契約書が残っていると、社内で共有しづらくなります。担当者が不在のときや、別部署が確認したいときに、どこに書類があるのか分からない状態になりやすいのです。
本記事では、メール添付で契約書やPDF書類を管理する場合の課題と、電子保管で必要な書類を探しやすくする方法を解説します。
メール添付で契約書を管理すると起こりやすい課題
メール添付は、書類の受け渡し方法として手軽です。
取引先から契約書や申込書、注文書、見積書などのPDFが送られてきた場合、その場で内容を確認できます。しかし、メールは本来、書類保管のための場所ではありません。
契約書をメール添付のまま管理していると、以下のような課題が起こりやすくなります。
- 過去に受け取った契約書を探すのに時間がかかる。
- 担当者の受信箱に書類が残ったままになる。
- どのメールに最新版のPDFが添付されているのか分かりにくい。
- 取引先名や契約日で検索しづらい。
- 社内の別部署が契約書を確認しにくい。
- 担当者変更時に書類の引き継ぎがしづらい。
メールの検索機能で探せる場合もありますが、件名や本文、添付ファイル名が統一されていないと、目的の契約書にたどり着くまで時間がかかります。
PDFを保存するだけでは管理しづらい理由
メールに添付された契約書を、共有フォルダや個人フォルダに保存している企業も多いでしょう。
ただし、PDFを保存するだけでは、必ずしも管理しやすくなるわけではありません。ファイル名の付け方や保存場所が担当者ごとに異なると、後から探しにくくなります。
たとえば、同じ取引先の契約書でも、担当者によってファイル名が次のように分かれることがあります。
- 契約書.pdf
- 〇〇株式会社_契約書.pdf
- 202609_〇〇様_業務委託契約.pdf
- 最新版_契約書.pdf
このように保存ルールが統一されていないと、どれが正式な書類なのか、どの契約書が最新なのかを確認する手間が発生します。
メール添付のPDFを保存する場合でも、保管場所や検索項目を整理しておくことが重要です。
電子保管で契約書の保管場所をまとめる
メール添付で受け取った契約書やPDFは、担当者のメールボックスに残したままにせず、決められた場所に保管することが大切です。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙から電子化した書類や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
自社から送信した電子契約書だけでなく、取引先からメールで受け取った契約書や申込書も同じ場所で管理できれば、書類の分散を減らしやすくなります。
電子保管で管理しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 取引先から受け取った契約書PDF
- 申込書や注文書のPDF
- 見積書や注文請書
- 紙書類をスキャンしたPDF
- 他サービスで締結した契約書
- メールで送られてきた確認書や同意書
契約書をメールの中に残すのではなく、電子保管の場所に集約することで、必要なときに探しやすい状態を作れます。
AI読み取りで管理情報の入力を補助する
メール添付で受け取った契約書やPDFを電子保管する際に負担になりやすいのが、管理情報の入力です。
取引先名、契約日、契約金額、書類種別などを手入力していると、件数が増えるほど作業時間がかかります。また、入力内容にばらつきがあると、後から検索する際にも探しづらくなります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。
AIが読み取った情報を確認し、管理情報として登録しておくことで、手入力の負担を減らしながら、メールで受け取った契約書やPDFを検索しやすい状態に整えられます。
検索しやすい管理項目を決める
契約書やPDF書類を電子保管する際は、後からどの情報で探すのかを考えておく必要があります。
単にPDFをアップロードするだけでは、書類が増えたときに探しにくくなります。取引先名、書類種別、受信日、契約日など、検索に使う情報を整理しておくことが大切です。
検索しやすい管理項目としては、以下が挙げられます。
- 取引先名
- 書類名
- 書類種別
- 受信日
- 契約日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 担当部署
- 担当者名
- 管理番号
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。
メール検索に頼るのではなく、契約書管理に必要な項目で検索できるようにしておくことで、確認作業を効率化しやすくなります。
タグ管理でPDF書類を分類する
メール添付で受け取る書類は、契約書だけとは限りません。
申込書、注文書、見積書、確認書、同意書など、さまざまなPDFが届く場合があります。これらを同じ場所に保管する場合は、タグで分類しておくと探しやすくなります。
サインタイムの書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて書類を分類できます。
タグの例としては、以下が挙げられます。
- 取引先ID
- 契約ID
- 注文ID
- 顧客ID
- 店舗名
- 支店名
- 部署名
- 管理番号
- 他サービス受信
- メール受信PDF
たとえば、取引先ごとに書類を確認したい場合は取引先ID、注文書や発注書を管理したい場合は注文IDをタグとして登録しておくと、関連する書類をまとめて呼び出しやすくなります。
タグは自由に増やしすぎると管理が複雑になるため、よく使うタグをあらかじめ決めておくことが大切です。
メール添付管理を見直すときのポイント
メール添付の契約書管理を見直す際は、まず現在の書類の流れを確認しましょう。
どのような書類がメールで届いているのか、誰が受け取っているのか、どこに保存しているのかを整理することで、電子保管に移行しやすくなります。
見直し時に確認したい項目としては、以下が挙げられます。
- メール添付で受け取っている書類の種類を確認する。
- 契約書やPDFの保存場所を決める。
- 取引先名や契約日などの管理項目を決める。
- メール受信後に誰が保管するかを決める。
- タグや管理番号のルールを決める。
- 担当者変更時の引き継ぎ方法を決める。
すべての過去書類を一度に整理する必要はありません。まずは、よく確認する契約書や、今後受け取るPDFから電子保管のルールを整えると進めやすくなります。
まとめ｜メール添付の契約書は電子保管で探しやすくしよう
契約書やPDF書類をメール添付のまま管理していると、受信箱に埋もれたり、担当者の個人管理になったりしやすくなります。
必要な契約書を探すたびにメールを検索したり、担当者に確認したりする運用では、確認作業に時間がかかります。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、AIによる取引情報自動入力、高度な書類検索、書類のタグ管理機能など、メール添付で受け取ったPDF書類を管理しやすくする機能を備えています。
取引先から届いた契約書や申込書がメールに埋もれている場合は、電子保管で書類の保管場所と検索ルールを整理してみてはいかがでしょうか。
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