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製造業の検収書・品質確認書を電子化｜納品確認・検査書類の回収を効率化
納品後の検収書や品質確認書の回収に時間がかかっていませんか。
製造業では、製品や部品の納品後に、検収書、納品確認書、品質確認書、検査成績書、受領確認書などをやり取りすることがあります。取引先や社内の関係部署で確認が必要な書類も多く、紙やメールで運用していると、確認完了までに時間がかかりやすくなります。
検収書や品質確認書の回収が遅れると、請求処理や次工程の確認にも影響することがあります。納品後の確認フローをスムーズにするには、書類の送付・確認・保管を見直すことが重要です。
本記事では、製造業の検収書・品質確認書を電子化するメリットと、納品確認・検査書類の回収を効率化する方法を解説します。
納品後の検収書・品質確認書、回収に時間がかかっていませんか
製造業では、納品して終わりではなく、納品後の確認が重要です。
納品物が注文内容どおりか、数量に相違がないか、品質基準を満たしているかなどを確認し、その記録を残す場面があります。取引先から受領確認をもらう場合や、社内の品質管理部門が検査結果を確認する場合もあります。
紙やメールで書類をやり取りしていると、確認者が多いほど回収に時間がかかります。検収書の返送待ち、品質確認書の承認待ち、検査成績書の添付漏れなどが発生すると、担当者が進捗を追う必要があります。
製造業で検収・品質確認が必要になる場面
検収書や品質確認書は、製品や部品の納品後に確認内容を残すために使われます。
取引先との確認だけでなく、営業、品質管理、製造、経理など、社内の複数部門で確認される場合もあります。
製造業で電子化しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 検収書
- 納品確認書
- 品質確認書
- 検査成績書
- 受領確認書
- 不備・差戻し確認書
- 仕様確認書
- 出荷前確認書
これらの書類は、納品後の確認や請求処理に関わるため、回収状況を把握しやすい状態にしておくことが大切です。
検収書や品質確認書が遅れると起こる業務上の手間
検収書や品質確認書の回収が遅れると、担当者の確認作業が増えます。
たとえば、検収書が返送されていないために請求処理に進めない、品質確認書の承認状況が分からず出荷後の対応が止まる、検査成績書が別メールに添付されていて探す必要がある、といった状況です。
検収・品質確認の運用で起こりやすい手間としては、以下が挙げられます。
- 検収書の返送状況を確認する必要がある。
- 品質確認書の承認状況が分かりにくい。
- 検査成績書や仕様書が別々に送られる。
- 納品書、検収書、関連資料が分散しやすい。
- 営業・品質管理・経理で同じ書類を確認しづらい。
- 過去の検収書を探すのに時間がかかる。
検収書や品質確認書を電子化することで、納品後の確認フローを短縮しやすくなります。
電子署名で納品確認・受領確認をスムーズにする
電子署名を活用すれば、検収書や納品確認書をオンラインで送付し、確認・署名を回収できます。
紙の書類を郵送したり、PDFを印刷して返送してもらったりする必要がないため、取引先との確認を進めやすくなります。
また、サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、検収書や品質確認書に必要な署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
よく使う書類をテンプレート化しておくことで、担当者が都度設定する手間を減らし、確認項目の抜け漏れも防ぎやすくなります。
検査成績書や仕様書を関連資料として一緒に送る
検収や品質確認では、検査成績書、仕様書、図面、納品明細などの関連資料を一緒に確認してもらうことがあります。
これらの資料をメールで別送していると、確認者がどの資料を見ればよいのか分かりにくくなることがあります。また、後から確認する際に、検収書と関連資料が別々に保管されていると探す手間が発生します。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な書類とあわせて、確認用の関連資料を送ることができます。
検収書、品質確認書、検査成績書、仕様書などを同じ流れで共有できれば、確認漏れを防ぎやすくなります。
締結後の書類共有で営業・品質管理・経理が確認しやすくなる
検収書や品質確認書は、回収後にも社内の複数部門で確認されます。
営業部門は取引先対応のために、品質管理部門は検査内容の確認のために、経理部門は請求処理のために、同じ書類を確認することがあります。
サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、回収済みの書類を関係者に共有しやすくなります。
また、高度な書類検索を活用すれば、取引先名、納品日、書類種別、製品名、管理番号などの条件で、過去の検収書や品質確認書を探しやすくなります。
検索に使いやすい情報としては、以下が挙げられます。
- 取引先名
- 納品日
- 製品名
- ロット番号
- 書類種別
- 担当部署
- 管理番号
まとめ｜製造業の検収書・品質確認書は電子化で確認フローを短縮できる
製造業では、納品後に検収書、品質確認書、検査成績書、受領確認書などの確認書類が発生します。
紙やメールで運用していると、返送待ち、関連資料の別送、社内共有、過去書類の検索に手間がかかりやすくなります。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、送信時のファイル追加、締結後の書類共有、高度な書類検索など、検収書・品質確認書の電子化を支援する機能を備えています。
納品確認や検査書類の回収に時間がかかっている場合は、電子署名を活用した検収・品質確認フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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