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電子契約を受け取る側に料金はかかる？アカウント登録や署名手続きを解説
「電子契約の署名依頼が届いたけれど、受け取る側にも料金はかかるの？」「アカウントを登録しないと署名できない？」と疑問に思ったことはありませんか。
電子契約は、企業が契約書や申込書をオンラインで送信し、相手に署名してもらう仕組みです。しかし、初めて電子契約を受け取る方にとっては、料金やアカウント登録、署名方法など、分からないことも多いでしょう。
特に、紙の契約書に慣れている場合は、メールやSMSで届いたリンクから署名することに不安を感じることもあります。
結論からいうと、電子契約サービス「サインタイム」では、署名依頼を受け取る側にサービス利用料金はかかりません。また、署名するためのアカウント登録も不要です。
本記事では、電子契約を受け取る側の料金やアカウント登録の必要性、スマートフォンでの署名方法、署名済み契約書の受け取り方など、よくある疑問をQ&A形式で解説します。
Q1. 電子契約を受け取る側に料金はかかる？
電子契約を受け取る際、最も気になることのひとつが料金です。
電子契約サービスには有料プランが用意されていることが多いため、「自分も料金を支払わなければならないのでは？」と不安に思う方もいるでしょう。
電子契約サービスの料金体系は提供会社によって異なりますが、一般的には、契約書などを送信する側がサービスを契約・利用し、受け取る側は無料で署名できる仕組みが多く採用されています。
サインタイムでは受信者側の署名は無料
サインタイムでは、電子契約の署名依頼を受け取った方が、署名のためにサービス利用料金を支払う必要はありません。
例えば、次のようなケースでも、受け取る側がサインタイムの有料プランを契約する必要はありません。
- 企業から雇用契約書への署名依頼が届いた場合
- 不動産会社から申込書や確認書が届いた場合
- 取引先から業務委託契約書への署名依頼が届いた場合
- スクールや教室から入会申込書が届いた場合
- サービス事業者から利用同意書が届いた場合
ただし、電子契約サービスの署名利用料が無料であることと、契約書に記載された商品代金やサービス利用料金が無料であることは別です。
また、スマートフォンなどで利用する際には、ご自身の通信契約に応じた通信費が発生する場合があります。
Q2. 電子契約への署名にアカウント登録は必要？
電子契約を受け取った際、「会員登録が必要なのでは？」「IDやパスワードを作成しなければならないのでは？」と心配する方もいるでしょう。
サインタイムでは、署名依頼を受け取った方が、署名するためだけにアカウントを登録する必要はありません。
基本的には、メールやSMSで届いた署名用リンクにアクセスし、書類の内容を確認して署名できます。
そのため、電子契約を初めて利用する方でも、新しいアカウントを作成したり、パスワードを管理したりする必要がありません。
ただし、送信者がアクセスコードなどのセキュリティ設定を行っている場合は、指定された確認操作が必要になります。
なお、自分から契約書を送信したい場合や、複数の契約書を継続的に管理したい場合には、電子契約サービスのアカウントを利用する方法があります。
「相手から届いた契約書に署名すること」と「自分から契約書を送信すること」は、分けて考えると分かりやすいでしょう。
Q3. スマートフォンでも電子契約に署名できる？
電子契約への署名は、パソコンがなくても可能です。
サインタイムでは、スマートフォンやタブレットからも契約書の内容を確認し、署名できます。
例えば、自宅にパソコンがない場合や、外出先で署名依頼を受け取った場合でも、スマートフォンを使って手続きを進められます。
専用アプリのインストールも不要です。
スマートフォンで署名する基本的な流れ
サインタイムで電子契約を受け取った場合、基本的には次の流れで署名します。
- メールまたはSMSで署名依頼を受け取ります。
- メッセージに記載された署名用リンクを開きます。
- 契約書や申込書の内容を確認します。
- 必要な入力欄に情報を入力します。
- 指定された署名欄に署名します。
- 必須項目の入力を終え、署名手続きを完了します。
電子契約では、印刷した書類に押印して郵送する必要がないため、オンラインで手続きを完了できます。
ただし、入力する項目や署名欄の種類は、書類の送信者による設定によって異なります。
Q4. 電子契約には印鑑が必要？手書きでも署名できる？
電子契約では、紙の契約書のように実物の印鑑を用意する必要はありません。
サインタイムでは、書類の送信者が設定した署名欄に応じて、複数の方法で署名できます。
選べる署名方法では、次のような署名方法に対応しています。
- 疑似印鑑：名前などの文字を入力して印影を生成する方法
- 印影ファイルのアップロード：用意した印影画像を使用する方法
- 手書きサイン：スマートフォンやタブレットなどの画面上で署名する方法
- キーボード入力：名前を入力してサインを作成する方法
なお、サインタイムのアカウントを持つユーザーは、事前に登録した印鑑を選択する方法も利用できます。
どの署名方法を使用するかは、送信者が設定した署名欄によって異なります。
受け取る側が必ず自由にすべての方法を選べるわけではないため、届いた書類に表示されている署名欄の案内に従って操作しましょう。
Q5. 電子契約はメール以外でも受け取れる？
電子契約というと、メールで契約書が届くイメージを持つ方が多いかもしれません。
しかし、電子契約の署名依頼は、メール以外の方法で届く場合もあります。
サインタイムでは、メールに加えて、SMSで署名依頼を送ることができます。
SMSとは、携帯電話番号宛にメッセージを送信する仕組みです。
送信者がSMSで署名依頼を行った場合、受け取る側には携帯電話番号宛に署名用リンクが届きます。
例えば、次のような方に適した方法です。
- メールアドレスを持っていない方
- 普段メールをあまり確認しない方
- スマートフォンを中心に利用している方
- 外出先で署名依頼を受け取る方
SMSの送信費用は送信側の利用条件に応じて発生するもので、受け取る側がサインタイムへSMS署名の利用料金を支払う必要はありません。
また、店舗や施設などで対面手続きを行う場合は、送信者が用意したタブレットで、その場で書類に署名する方法もあります。
Q6. アクセスコードの入力を求められた場合は？
電子契約の署名用リンクを開いた際、アクセスコードの入力画面が表示されることがあります。
これは、送信者が書類へのアクセスを制限するために設定しているものです。
サインタイムのアクセスコードによる本人確認／閲覧制限では、送信者がアクセスコードを設定すると、署名者は指定されたコードを入力したうえで書類にアクセスします。
アクセスコードが分からない場合は、書類の送信者に確認してください。
なお、アクセスコードとサインタイムのアカウント用パスワードは異なります。
署名者にアカウント登録が必要になったわけではないため、送信者から案内されたコードを確認しましょう。
Q7. 電子契約を受け取ったら、必ず署名する必要がある？
電子契約の署名依頼が届いたからといって、内容を確認せずに署名する必要はありません。
紙の契約書と同様に、署名前には契約内容を十分に確認することが大切です。
例えば、業務委託契約書であれば、契約期間、報酬、業務内容などを確認します。サービスの申込書であれば、利用料金や利用条件、キャンセルに関する条件などを確認しておくとよいでしょう。
署名前に確認しておきたい内容としては、以下が挙げられます。
- 契約相手の会社名・氏名
- 契約期間・利用期間
- 契約金額・利用料金
- サービスや業務の内容
- 解約・キャンセルに関する条件
- その他の重要な確認事項
書類の内容に誤りがある場合や、不明点がある場合は、署名を完了する前に送信者へ問い合わせましょう。
電子契約の署名画面では、受信者が契約書の本文を自由に修正できるわけではありません。
内容の修正が必要な場合は、送信者に確認してもらうことが重要です。
Q8. 電子契約に署名した後、契約書の控えはもらえる？
電子契約では、署名が完了した後に契約書の控えを確認・保管することも重要です。
サインタイムでは、すべての署名者による署名が完了すると、署名済みの書類が作成されます。
送信者側で署名完了時のPDFメール送付が有効になっている場合は、関係者へ署名済み書類のPDFがメールで送付されます。
ただし、送信者の設定によっては、署名済みPDFがメールで自動送信されない場合もあります。
署名した契約書の控えが必要なのに届かない場合は、送信者へ確認しましょう。
受け取ったPDFは、必要に応じてパソコンやスマートフォンに保存できます。
例えば、雇用契約書であれば雇用条件の確認に、サービス利用申込書であれば申込内容の確認に役立ちます。
Q9. 知らない相手から電子契約が届いた場合はどうする？
電子契約の署名依頼は、メールやSMSで届きます。
そのため、見覚えのない相手から署名依頼が届いた場合は、すぐにリンクを開いたり、個人情報を入力したりせず、送信元を確認することが大切です。
特に、心当たりのない契約書や、不自然な支払いを求めるメッセージなどには注意が必要です。
不審な署名依頼が届いた場合には、次のような点を確認しましょう。
- 送信者の会社名や担当者名に心当たりがあるか。
- 電子契約を受け取る予定があったか。
- メールアドレスやリンク先が不自然ではないか。
- 身に覚えのない支払いや個人情報の入力を求められていないか。
- 送信元企業に、公式サイトなどで確認した連絡先から問い合わせられるか。
電子契約サービスを装った不審なメールが届く可能性もあるため、見覚えのない署名依頼については慎重に確認しましょう。
電子契約を送信する企業が知っておきたいこと
ここまで、電子契約を受け取る側のよくある疑問を解説しました。
一方、電子契約を送信する企業にとっても、受信者がスムーズに署名できることは重要です。
電子契約に不慣れな方の場合、料金やアカウント登録に関する不安があると、署名までに時間がかかることがあります。
そのため、署名依頼を送る前に、利用方法を簡単に案内しておくことが効果的です。
例えば、サインタイムで電子契約を送信する場合は、次のような内容を伝えておくとよいでしょう。
- 署名者側のサービス利用料金は無料であること。
- 署名のためのアカウント登録は不要であること。
- スマートフォンからも署名できること。
- メールまたはSMSで署名依頼が届くこと。
- 内容に不明点がある場合は送信者へ確認できること。
また、受信者がメールを利用しない場合はSMSで署名依頼を送るなど、相手の利用環境に合わせた方法を選ぶことも大切です。
署名者にとって分かりやすい案内を行うことで、問い合わせ対応を減らし、契約締結までの流れをスムーズにしやすくなります。
まとめ｜サインタイムなら受け取る側は無料・アカウント登録不要で電子署名できる
電子契約を受け取る際には、料金やアカウント登録、スマートフォンでの署名方法など、さまざまな疑問が生じることがあります。
サインタイムでは、署名依頼を受け取った方がサービス利用料金を支払ったり、アカウントを登録したりする必要はありません。
メールやSMSで届いた署名用リンクから書類にアクセスし、スマートフォンやパソコンで内容を確認・署名できます。
電子契約を送信する企業にとっても、受信者が手軽に利用できることは重要です。署名方法や料金について事前に説明しておくことで、電子契約に不慣れな方にも手続きを進めてもらいやすくなります。
電子契約の導入を検討している場合は、送信する側の機能だけでなく、契約を受け取る側の使いやすさにも注目してみてはいかがでしょうか。
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