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取引先が電子契約を希望しない場合は？紙契約との併用方法と書類管理のポイント
電子契約を導入したものの、取引先から「これまでどおり紙の契約書にしてほしい」と言われたことはありませんか。
電子契約は、契約書の印刷・郵送・返送を減らし、契約手続きを効率化できる方法です。しかし、取引先によっては、社内規程や決裁手順、運用上の理由などから、紙での契約を希望する場合があります。
そのようなとき、無理に電子契約へ切り替えてもらおうとすると、かえって契約手続きが進みにくくなることがあります。
重要なのは、電子契約と紙契約を適切に使い分けながら、締結後の書類管理を統一することです。
本記事では、取引先が電子契約を希望しない場合の対応方法と、紙契約を併用する際の管理のポイントを解説します。
取引先が電子契約を希望しない理由
電子契約に対応していない取引先がある場合、その背景を確認することが大切です。
単に電子契約に慣れていない場合もあれば、社内で紙の原本を必要とする運用になっている場合もあります。
代表的な理由としては、以下が挙げられます。
- 社内規程で紙の契約書を使用することになっている。
- 電子契約サービスの利用経験がない。
- 決裁者や関係部署の承認が必要である。
- 電子署名の利用方法に不安がある。
- 紙の契約書を社内で保管する運用が定着している。
- 契約書の種類によって紙での対応を希望している。
このように、電子契約を希望しない理由は取引先によって異なります。
まずは理由を確認し、電子契約の利用方法を説明することで対応できるのか、紙での契約が必要なのかを整理しましょう。
電子契約を無理に勧めない方がよい場合もある
取引先の社内規程や契約手続きによっては、紙での契約を希望する場合があります。
そのような状況で電子契約だけに対応を限定すると、契約締結までの調整が長引く可能性があります。
電子契約の利用に不安がある場合には、署名者側のアカウント登録が不要であることや、スマートフォンでも署名できることなどを案内すると、利用方法を理解してもらいやすくなります。
サインタイムでは、署名依頼を受け取る側がアカウントを作成せずに署名できます。
一方、それでも紙の契約書が必要な場合は、相手方の事情を踏まえて対応方法を検討することが大切です。
電子化の目的は、取引先に特定の契約方法を強制することではありません。契約手続きを円滑に進めながら、自社の業務負担を減らすことです。
なお、契約書の種類によっては、書面交付などの法的要件を個別に確認する必要があります。利用する契約方法は、適用される法令や契約条件に応じて判断しましょう。
電子契約と紙契約を併用する3つの方法
電子契約への移行は、すべての取引先を一度に切り替える必要はありません。
実務上は、取引先や契約書の種類に応じて、電子契約と紙契約を使い分ける方法があります。
1. 電子契約に対応できる取引先から切り替える
まずは、電子契約に対応できる取引先から利用を始める方法です。
新規取引先や、すでに電子契約を利用している企業であれば、比較的スムーズに導入を進められる場合があります。
一方、紙契約を希望する取引先については、従来の方法を継続します。
この方法であれば、電子契約へ切り替えられる範囲からペーパーレス化を進められます。
2. 契約書の種類によって方法を分ける
取引先ごとではなく、契約書の種類によって使い分ける方法もあります。
例えば、定型的な秘密保持契約書や申込書は電子契約を基本とし、特別な手続きが必要な契約書は個別に対応する方法です。
この場合、社内で契約書ごとの送信方法を整理しておくと、担当者が判断しやすくなります。
3. 紙で締結した契約書も電子データとして管理する
紙での締結が必要な場合でも、締結後の管理まで紙だけにする必要があるとは限りません。
紙で締結した契約書をスキャンし、電子データとして管理する方法があります。
これにより、電子契約で締結した書類と、紙で締結した契約書を共通の仕組みで検索・確認しやすくなります。
ただし、紙の原本を廃棄できるかどうかは、契約書の種類や保存要件によって異なります。原本の取り扱いは別途確認する必要があります。
紙と電子が混在すると、書類管理が複雑になる
紙契約と電子契約を併用する際に注意したいのが、締結後の書類管理です。
例えば、電子契約書は電子契約サービス、紙の契約書はキャビネットという運用では、過去の契約内容を確認する際に複数の保管場所を探す必要があります。
さらに、取引先によって別々の電子契約サービスを利用している場合、書類の保管先が増えることもあります。
契約管理の負担を減らすには、締結方法が異なっていても、書類を共通の仕組みで管理できる状態が理想的です。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙から電子化した契約書や、他社の電子契約サービスで受信した書類も取り込んで管理できます。
契約方法を統一するのが難しい場合でも、書類の保管・検索を一元化することで、日常の確認業務を効率化しやすくなります。
紙契約を併用する際の社内ルールを決める
紙契約を認める場合、担当者ごとに判断が異ならないよう、基本的なルールを決めておくことが重要です。
例えば、電子契約を原則としつつ、取引先の事情に応じて紙契約を認める運用が考えられます。
その場合、紙での締結を選択する基準や、原本の保管先、スキャンデータの登録方法などを明確にしておきましょう。
具体的に整理したい内容としては、以下が挙げられます。
- 電子契約を原則とする書類の種類
- 紙契約を認める場合の判断基準
- 紙の契約書を保管する場所
- スキャンデータの登録方法
- 電子化した書類の検索項目
- 契約書の閲覧権限
- 保存期間や原本管理のルール
社内で共通のルールを設けることで、電子契約と紙契約の併用による管理のばらつきを減らしやすくなります。
よくある質問
電子契約を拒否されたら、必ず紙で契約する必要がありますか？
必ずしもそうではありません。まずは相手方が電子契約を希望しない理由を確認し、利用方法の説明や社内確認によって対応できるか相談しましょう。
ただし、双方で契約方法について合意できない場合は、契約の内容や相手方の事情を踏まえて方法を検討する必要があります。
紙で締結した契約書も電子保管できますか？
紙の契約書をスキャンし、電子データとして保管することは可能です。ただし、紙の原本を処分してよいかどうかは別の問題です。適用される保存要件と社内規程を確認しましょう。
他社の電子契約サービスで受け取った書類も管理できますか？
サインタイムでは、他社サービスで締結された電子契約書や紙から電子化した書類を取り込み、一元管理する機能を提供しています。
まとめ｜電子契約と紙契約は併用しながら管理を効率化できる
取引先が電子契約を希望しない場合は、まずその理由を確認し、双方にとって進めやすい契約方法を検討することが重要です。
すべての契約を一度に電子化する必要はありません。電子契約に対応できる取引先から切り替え、必要に応じて紙契約を併用する方法もあります。
その際、紙と電子の契約書が別々の場所に分散しないよう、締結後の書類管理を整えておくことが大切です。
サインタイムでは、電子契約だけでなく、紙書類や他社サービスで受け取った書類の一元管理にも対応しています。
取引先の事情に配慮しながら、無理のない範囲で契約業務の電子化を進めていきましょう。
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