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AIで電子契約はどう変わる？契約業務を効率化する活用方法と注意点
AIの活用が広がる中、電子契約も単に契約書をオンラインで送信・署名するだけの仕組みから、契約情報の入力や管理まで支援するサービスへと進化しています。
これまでの契約業務では、契約書を締結した後に、取引先名、契約期間、契約金額などを台帳へ手入力する作業が必要でした。また、契約書が増えるにつれて、必要な書類を探したり、更新期限を確認したりする負担も大きくなります。
AIを活用すれば、契約書に記載された情報を自動で読み取り、契約管理に必要なデータとして登録しやすくなります。これにより、手入力の削減だけでなく、契約書の検索や更新管理の効率化も期待できます。
本記事では、AIによって電子契約がどのように変わるのか、具体的な活用方法や導入時に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。
AI活用で電子契約はどう変わる？
従来の電子契約は、契約書の作成、送信、署名、保管をオンラインで完結することが主な役割でした。
これだけでも、紙の印刷、押印、郵送、返送、ファイリングといった作業を削減できます。しかし、締結後の契約書から必要な情報を読み取り、契約台帳へ入力する作業は、担当者が手動で行っているケースも少なくありません。
AIを活用した電子契約では、締結済みの契約書から取引情報を自動で抽出し、管理項目へ反映できるようになります。
サインタイムでは、AIによる取引情報自動入力を利用することで、契約書に記載された取引先名、契約開始日・終了日、契約金額などを自動で読み取り、契約情報として登録できます。
これにより、電子契約は「契約を締結するためのツール」から、「締結後の契約管理まで支援する仕組み」へと活用範囲が広がっています。
電子契約にAIを活用するメリット
AIを電子契約に取り入れることで、契約情報の入力や整理にかかる負担を減らしやすくなります。特に、契約件数が多い企業や、複数部署で契約書を扱っている企業では効果を感じやすいでしょう。
契約情報の入力作業を減らせる
契約書を締結した後、取引先名や契約期間、金額などを契約台帳へ手入力している企業は少なくありません。
手入力では作業時間がかかるだけでなく、入力漏れや数字の打ち間違い、日付の登録ミスなどが発生することもあります。
AIによって契約書の情報を自動で読み取ることができれば、担当者は抽出された内容を確認するだけで済みます。契約件数が増えても入力作業の負担を抑えやすくなり、担当者は契約内容の確認や更新対応など、より重要な業務に時間を使えるようになります。
契約書を検索しやすくなる
契約書が電子化されていても、ファイル名や保存場所が統一されていなければ、必要な書類を探すのに時間がかかります。
AIによって契約情報が管理項目として登録されていれば、取引先名や契約期間、金額などをもとに書類を探しやすくなります。
サインタイムでは、高度な書類検索を利用して、登録された取引情報や条件をもとに契約書を検索できます。また、書類のタグ管理機能を活用すれば、部署、契約種別、店舗名など、企業独自の分類でも整理できます。
契約書を保存するだけでなく、後から活用しやすい状態に整えられる点は、AIを電子契約に取り入れる大きなメリットです。
契約更新の管理を効率化できる
契約書には、契約開始日、終了日、自動更新の有無、解約通知期限など、継続的な管理が必要な情報が含まれています。
これらを担当者が個別に確認し、表計算ソフトやカレンダーへ登録している場合、入力漏れや確認忘れが起こる可能性があります。
AIで契約期間などを読み取り、契約管理機能と組み合わせることで、更新期限を把握しやすくなります。
サインタイムでは、契約更新日・ステータス管理（CLM）や契約更新日の自動アラートを活用できます。契約書から抽出した情報を更新管理につなげることで、契約終了日や更新時期の見落としを防ぎやすくなります。
AIと電子契約を組み合わせた活用例
AIを活用した電子契約は、法務部門だけでなく、営業、人事、総務、経理など、契約書を扱うさまざまな部門で活用できます。
営業部門での契約管理
営業部門では、利用契約書、業務委託契約書、申込書、NDAなど、多くの契約書を取り扱います。
契約書の締結後に、取引先名、契約プラン、契約金額、契約期間などを手入力している場合、営業担当者や管理担当者の負担が大きくなります。
AIによって取引情報を自動入力し、契約書と一緒に管理できれば、契約内容を確認しやすくなります。また、契約更新時期を把握しやすくなるため、更新案内や継続提案の準備にも活用できます。
人事部門での雇用契約管理
人事部門では、雇用契約書や労働条件通知書、業務委託契約書などを扱います。
入社時期に契約が集中する場合、契約期間や雇用条件などの情報を一件ずつ入力する作業には多くの時間がかかります。
AIを活用して契約情報を整理することで、契約書の管理や確認作業を効率化しやすくなります。また、契約社員や業務委託スタッフなど、更新期限がある契約の管理にも役立ちます。
総務・法務部門での契約書管理
総務や法務部門には、複数の部署からさまざまな契約書が集まります。
契約書の種類や保存場所が統一されていないと、必要な契約書を探すだけでも時間がかかります。また、契約内容を確認するたびに、書類を開いて日付や金額を探す必要があります。
AIによって主要な契約情報が登録されていれば、書類を開かなくても概要を把握しやすくなります。契約書を一元管理し、検索や更新管理につなげることで、問い合わせ対応や監査時の確認もスムーズになります。
AIだけですべての契約業務を自動化できるわけではない
AIは契約情報の入力や整理を効率化するうえで便利ですが、すべての判断を任せられるわけではありません。
契約書の書き方や構成は企業ごとに異なり、同じ項目でも記載位置や表現が異なることがあります。そのため、AIが読み取った情報が、必ずしも正しいとは限りません。
特に、契約金額、契約期間、解約条件など、業務に大きな影響を与える情報については、担当者による確認が重要です。
AIを電子契約で活用する際は、次のような役割分担を意識すると運用しやすくなります。
- AIが契約書から必要な情報を抽出する
- 担当者が抽出された内容を確認する
- 重要な契約条件は法務や責任者が判断する
- 確認済みの情報を契約管理や更新管理に活用する
このように、AIを人の判断に置き換えるのではなく、入力や確認を支援する仕組みとして利用することが大切です。
AIを活用した電子契約で確認したいポイント
AI機能を選ぶ際は、できることの多さだけでなく、実際の契約業務で使いやすいかを確認する必要があります。
どの情報を自動入力できるか
AIによる契約情報の自動入力では、サービスによって抽出できる項目が異なります。
取引先名、契約開始日・終了日、契約金額など、自社が管理したい情報に対応しているかを確認しましょう。
あわせて、AIが抽出した情報を後から修正できるか、契約管理や検索にそのまま活用できるかも確認するとよいでしょう。
紙や他サービスの契約書も管理できるか
企業が保有する契約書は、すべて同じ電子契約サービスで締結されているとは限りません。過去の紙契約や、取引先から受け取ったPDF、他社サービスで締結した書類が混在していることもあります。
AIを契約管理に活用するのであれば、自社から送信した電子契約だけでなく、さまざまな経路で受け取った書類をまとめて管理できることが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。契約書の保存場所をまとめることで、AIによる情報入力や検索、更新管理にもつなげやすくなります。
契約情報を誰が確認・編集できるか
契約書には、取引条件や個人情報など、重要な情報が含まれています。そのため、誰でもすべての契約書を確認・編集できる状態は避ける必要があります。
サインタイムでは、メンバー権限管理を活用して、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。また、部署や拠点ごとに管理を分けたい場合は、複数グループも利用できます。
AI機能の導入とあわせて、誰が契約情報を確認し、誰が修正できるのかを整理しておくことが大切です。
AI活用の前に契約業務を整理する
AI機能を導入しても、社内の契約書や管理ルールが整理されていなければ、十分な効果を得にくい場合があります。
まずは、どの契約書を管理しているのか、どの情報を契約台帳に登録しているのか、誰が更新期限を確認しているのかを整理しましょう。
AI活用を始める前には、次のような点を確認しておくとスムーズです。
- 管理対象となる契約書の種類
- 契約台帳に登録したい情報
- AIが抽出した情報を確認する担当者
- 契約書や契約情報を閲覧できる人
- 契約更新を確認する担当者
- 紙や他サービスの契約書の保管方法
こうした運用を整理したうえでAIを取り入れることで、単なる機能導入ではなく、契約業務全体の改善につなげやすくなります。
AI時代でも電子署名や証跡管理は重要
AIによって契約情報の入力や管理が効率化されても、電子契約における本人確認や改ざん防止の重要性は変わりません。
契約書を誰が確認・署名したのか、締結後に内容が変更されていないかを確認できる仕組みは、AIとは別に必要です。
サインタイムでは、長期署名により、電子署名と認定タイムスタンプを組み合わせた証跡を残すことができます。また、タイムスタンプを活用することで、文書が特定の時刻に存在し、その後改ざんされていないことを確認しやすくなります。
AIによる効率化と、電子署名やタイムスタンプによる信頼性の確保は、それぞれ役割が異なります。両方を組み合わせることで、使いやすく安心できる契約業務を構築できます。
AIで電子契約は今後どう変わる？
今後は、契約書の情報を読み取るだけでなく、契約内容に応じた分類や更新案内、社内業務との連携など、AIの活用範囲がさらに広がると考えられます。
例えば、契約書を登録すると自動的に契約種別を判別し、担当部署へ振り分けたり、更新期限が近づいた契約を担当者へ通知したりする運用が進む可能性があります。
また、CRMや会計システムなどと連携することで、契約締結後の顧客管理や請求業務まで、よりスムーズにつなげられるようになるでしょう。
ただし、契約条件の判断や例外対応、取引先との交渉などは、引き続き人が担う必要があります。AIによって定型作業を減らし、人が重要な判断に集中できる環境を整えることが、今後の契約業務では重要になります。
まとめ｜AIで電子契約は「締結」から「管理・活用」へ進化する
AIの活用によって、電子契約は契約書をオンラインで締結するだけの仕組みから、締結後の契約情報を管理・活用する仕組みへと進化しています。
AIで取引先名、契約期間、契約金額などを自動入力できれば、手作業による入力負担やミスを減らし、契約書の検索や更新管理を効率化できます。
一方で、AIが読み取った情報は担当者が確認し、重要な契約条件は人が判断することが大切です。AIと人の役割を適切に分けることで、契約業務の効率化と正確性を両立しやすくなります。
サインタイムでは、AIによる取引情報自動入力に加えて、契約書の一元管理、高度な書類検索、契約更新管理、権限管理、長期署名など、契約業務全体を支える機能を備えています。
契約書の入力や管理に負担を感じている場合は、AIを活用して、締結後の契約管理まで見直してみてはいかがでしょうか。
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