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申込書の必要書類をまとめて回収｜電子署名とファイル添付で書類提出を効率化
申込書や同意書を回収するときに、本人確認書類や証明書類などの必要書類を別々に提出してもらっていませんか。
たとえば、申込書は紙やPDFで回収し、本人確認書類はメール添付で送ってもらう。証明書類は別のフォームから提出してもらう。このように書類の回収方法が分かれていると、確認作業や保管作業が煩雑になりやすくなります。
電子署名を活用する場合でも、署名済みの申込書と必要書類が別々に管理されていると、後から確認するときに時間がかかります。
本記事では、申込書と必要書類を別々に回収する課題と、電子署名とファイル添付を活用して、書類提出・回収・保管を効率化する方法を解説します。
申込書と必要書類を別々に回収すると起こる課題
申込手続きでは、申込書や同意書だけでなく、本人確認書類、証明書類、補足資料などを一緒に提出してもらうことがあります。
たとえば、入会申込、サービス利用申込、施設利用申込、各種契約手続きなどでは、申込内容の確認とあわせて、必要書類の提出が発生することがあります。
申込書と必要書類を別々に回収している場合、以下のような課題が起こりやすくなります。
- 申込書は届いているのに、必要書類が未提出のままになる。
- メール添付の書類が担当者の受信箱に埋もれる。
- どの申込にどの添付書類が対応しているのか分かりにくい。
- 書類の確認状況を担当者に聞かないと分からない。
- 後から申込書と必要書類をまとめて探すのに時間がかかる。
申込書の電子化を進める場合は、署名済み書類だけでなく、必要書類の提出・回収方法まで整理しておくことが重要です。
必要書類を電子署名の流れで回収するメリット
必要書類の回収を効率化するには、申込書や同意書の署名と、添付書類の提出を同じ流れで行えるようにすることが大切です。
申込書は電子署名で回収し、必要書類は別メールで提出してもらう運用では、書類が分散しやすくなります。一方で、署名時に必要書類を添付できるようにしておけば、申込書と関連書類をまとめて確認しやすくなります。
必要書類を電子署名の流れで回収するメリットとして、以下が挙げられます。
- 申込書と必要書類を紐づけて管理しやすくなる。
- 未提出の書類を確認しやすくなる。
- メール添付での回収作業を減らせる。
- 担当者ごとの保管方法のばらつきを防ぎやすくなる。
- 後から必要書類を探す手間を減らせる。
書類提出の流れを整理しておくことで、申込手続き全体の業務効率化につながります。
署名時ファイル添付で本人確認書類や証明書類を回収する
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
たとえば、申込書や同意書に電子署名してもらう際に、本人確認書類、証明書類、申込内容に関する補足資料などをあわせて提出してもらうことができます。
署名済みの申込書と必要書類を同じ流れで回収できれば、後からメールや共有フォルダを探して書類を照合する手間を減らせます。
必要書類の例としては、以下のようなものがあります。
- 本人確認書類
- 資格証明書
- 在籍証明書
- 申込内容に関する補足資料
- 画像ファイル
- 各種証明書類
書類提出が必要な申込手続きでは、署名時ファイル添付を活用することで、提出漏れや確認漏れを防ぎやすくなります。
メール・SMSで署名依頼を送り、スマホから提出しやすくする
必要書類の回収では、相手が提出しやすい方法を用意することも重要です。
メールをあまり見ない相手や、パソコンを使わない相手に対しては、申込書や必要書類の提出依頼が届きにくいことがあります。その場合、スマートフォンから確認・署名・添付できる流れを整えておくと、書類回収が進みやすくなります。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。
申込者はスマートフォンから書類を確認し、電子署名や必要書類の添付を行えます。メールだけでなくSMSも活用することで、申込書や必要書類の回収漏れを防ぎやすくなります。
回収した書類を申込書とまとめて保管する
必要書類は、提出してもらって終わりではありません。
申込内容の確認、審査、社内共有、問い合わせ対応などで、後から書類を確認する場面があります。申込書と必要書類が別々に保管されていると、確認のたびに複数の場所を探す必要があります。
サインタイムでは、署名済み書類と添付された必要書類をあわせて管理できます。
申込書、同意書、本人確認書類、証明書類などをまとめて保管しておくことで、後から必要な情報を確認しやすくなります。
検索しやすい管理ルールを決める
申込書と必要書類をまとめて回収できても、後から探しにくい状態では、十分な業務効率化にはつながりません。
書類を回収した後は、申込者名、申込日、サービス名、書類種別、担当部署などで検索しやすいように管理ルールを決めておくことが大切です。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。
たとえば、「本人確認書類あり」「申込書類一式」「審査中」「確認済み」などのタグを付けておくことで、書類の確認状況を整理しやすくなります。
まとめ｜申込書と必要書類はまとめて回収・保管しよう
申込書や同意書とあわせて、本人確認書類や証明書類などの必要書類を回収する業務では、書類が分散しやすくなります。
申込書は電子署名で回収しているのに、必要書類はメール添付で別送されている場合、後から照合や確認に時間がかかります。
サインタイムでは、署名時ファイル添付、SMSで署名依頼、高度な書類検索、タグ管理など、申込書と必要書類の回収・保管を効率化する機能を備えています。
申込書と必要書類をまとめて回収できるようにすることで、提出漏れを防ぎ、確認作業や保管作業の負担を減らしやすくなります。
必要書類の提出確認に時間がかかっている場合は、電子署名とファイル添付を活用した書類回収フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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