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美容サロンの施術同意書とは?メリットや電子化についても解説!

美容サロンの施術同意書とは?メリットや電子化についても解説!

施術の際に同意書は作成しているでしょうか?美容サロンで施術を受ける際には、施術同意書を利用することがおすすめです。この同意書には、施術内容や注意事項、リスクについて記載されており、サロンと利用者双方が安心して施術を行えるようになっています。この記事では、美容サロンの施術同意書について詳しく解説し、同意書のメリットや電子化について解説します。

美容サロンの施術同意書

美容サロンでは、パーマやカラーなど必ずしもお客様に満足していただけない場合もあります。なので美容サロンでの施術を提供する際には、施術同意書を利用することが望ましいです。施術同意書とは、利用者が施術に関するリスクや副作用を十分に理解し、同意することを確認するために用意された書類です。美容サロンによっては、施術同意書を提出しないと施術を受けられない場合もあります。また医療行為にあたる施術を行う場合には、施術同意書の提出が法的に義務付けられています。施術同意書の内容としては以下の通りです。

  • 施術の内容や目的
  • 副作用
  • リスク
  • 施術後のケア方法
  • 料金
  • キャンセルポリシー

利用者は、これらの内容を確認したうえで署名をすることが必要です。施術同意書は、利用者と美容サロンとの間で合意を確認する重要な書類であり、トラブルを防止する役割を持ちます。また、施術同意書の提出により、美容サロン側も利用者の健康状態やアレルギーの有無などを把握し、施術を安全に行うことができます。

施術同意書を利用するメリット

施術同意書を利用することには、いくつかのメリットがあります。

リスクの低減

施術同意書には、施術に伴うリスクや副作用などが記載されています。利用者が施術について正確な情報を把握し、同意することで、施術によるリスクを低減することができます。

法的保護

施術同意書には、利用者が施術に同意したことが明確に記載されています。もしも何らかの問題が発生した場合、同意書に基づいて法的な対応を取ることができます。

クレーム・トラブル防止

施術同意書は、利用者と美容サロンとの合意を確認するための書類です。施術前に十分な説明を行い、同意書に署名をしてもらうことで、クレームやトラブルを防止することができます。また、同意書に記載された料金やキャンセルポリシーなどの規定に従うことで、トラブルを回避することもできます。

施術同意書作成のポイント

美容サロンでの施術同意書を作成する際には、以下のポイントに注意することが重要です。

内容の明確化

施術の内容や副作用、リスクなど、利用者が理解すべき内容を明確に記載することが必要です。また、記載する内容は、分かりやすく簡潔にまとめることが望ましいです。

署名欄の設置

同意書には、利用者が署名する欄を設置することが必要です。署名することで、利用者が同意したことが明確になります。

個人情報の取り扱い

同意書には、利用者の個人情報を適切に取り扱うことを記載することが望ましいです。個人情報保護法などの法律に基づいて、情報を適切に管理することが必要です。

料金やキャンセルポリシーの明示

同意書には、施術の料金やキャンセルポリシーについて明示することが必要です。利用者が明確に料金やキャンセル料金を理解していることが重要です。

施術同意書の電子化

美容サロンの施術同意書は電子化することも可能です。近年は、紙の書類を電子的に保存することができるシステムが普及しており、美容サロン業界では施術同意書の電子化が徐々に進んでいます。しかし、まだまだ全体的には普及しているとは言い難い状況です。

そもそも施術同意書が電子化できると知らない事業者も多いことが原因の1つです。一部の大手チェーン店などでは、既に施術同意書の電子化を導入しているところもありますが、中小規模のサロンではまだ紙媒体での管理が主流の場合が今でも多いようです。しかし、近年はデジタル化が進む中で、電子化に関する知識や技術も広がってきており、今後は美容サロンの施術同意書の電子化がより普及することが期待されます。電子化することによるメリットがたくさんあるので次項で解説していきます。

電子化のメリット

美容サロンの施術同意書を電子化することによるメリットは以下のようになります。

コスト削減

紙やインクの購入や印刷、保管スペースの確保、管理作業など、紙媒体での書類管理にかかるコストを削減することができます。これによって経費削減にも繋がります。

スペースの節約

紙の同意書は、保管スペースを必要としますが、電子化された同意書はデータとして保存するため、保管スペースを必要としません。そのため、サロン内のスペースを節約することができます。

時間の短縮

電子化された同意書は、サロン内のパソコンやタブレットで簡単に入力できます。また、顧客もオンラインで同意書にサインできるため、紙の同意書よりも手続きにかかる時間を短縮することができます。これにより施術の時間を確保し、安定して高い品質の施術を提供することが可能です。

紛失リスクの低減

紙媒体で管理している書類は、紛失や盗難などのリスクがあります。また経年劣化による紙の劣化や破損などもあります。一方、電子化された施術同意書は、クラウド上で管理されるため、紛失や盗難のリスク・劣化や破損の可能性が低減されますこれにより安心して

情報の共有

電子化された同意書は、クラウドサービスなどを使ってデータ共有することができます。そのため、サロンのスタッフは、施術前に利用者の同意書を共有することができ、施術の前提条件を理解することができます。また、顧客が別の店舗に行った場合でも、同意書の内容を確認することができます。

電子化のデメリット

電子化にはメリットだけではありません。美容サロンの施術同意書を電子化する場合には、以下のようなデメリットが考えられます。

情報漏洩のリスク

施術同意書には、利用者の個人情報や健康状態、施術内容など、機密性が高い情報が含まれていることがあります。そのため、電子化する場合には情報漏洩のリスクがあることに注意が必要です。十分なセキュリティ対策を講じることが必要です。

法的な承認が必要な場合がある

一部の地域では、電子署名などの法的な承認が必要な場合があります。そのため、電子化にあたっては、地域によって異なる法的な要件に対応することが必要です。

利用者の不安感の増大

利用者にとっては、紙の同意書と異なり、電子化された同意書に署名することに対して不安感を抱くことがあります。そのため、十分な説明や、安全で信頼できる電子署名ツールの利用など、利用者の不安感を軽減する対策が必要です。

美容サロンで電子化できる書類

美容サロンで電子化できる書類には、以下のようなものがあります。

契約書

契約書は顧客とサロンとの間で美容サービスを提供するために必要である法的な文書です。以下は、電子契約書に含まれるべき内容の例になります。

  • 契約当事者の情報:契約者の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど
  • サービスの詳細:提供される美容サービスの詳細な説明、予約日時、施術時間、料金など
  • 支払いに関する情報:支払い方法、支払い期限、キャンセルポリシーなど
  • 契約期間と更新に関する情報:契約期間、更新に関する条件、自動更新に関する同意など
  • 契約解除に関する情報:契約解除に関する条件、解除方法、返金ポリシーなど
  • 署名と証明:顧客とサロンの代表者の電子署名、または認証システムによる電子署名、契約成立日など

電子契約についてもっと知りたい方は、こちらに詳しく説明してあるのでご参考ください。
参考:電子契約とは?仕組みや電子化できる契約・書類を分かりやすく解説!

施術同意書

以下は、美容サロンでの美容施術に対する電子同意書に含まれるべき内容の例になります。

  • 施術内容の説明:提供される美容施術の詳細な説明、リスク、予想される結果など
  • 顧客の情報:顧客の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど
  • 健康状態に関する情報:顧客の健康状態、薬物使用、過去の手術、アレルギーなど
  • 美容施術のリスク:美容施術によって発生する可能性のあるリスク、感染症のリスク、アレルギー反応のリスク、施術後の腫れや痛みのリスクなど
  • 同意と承諾:顧客の同意と承諾、署名または電子署名、施術実施前の確認など

カルテ

美容サロンで提供される美容施術には、個人情報や健康情報が関わる場合があります。そのため、美容サロンは、顧客の情報を保護するために、電子カルテを導入することが可能です。以下は、美容サロンでの電子カルテに含まれるべき内容の例になります。

  • 顧客情報:氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、職業など
  • 健康情報:身長、体重、アレルギー、病気の既往歴、薬物使用など
  • 施術履歴:施術内容、施術日時、施術者、使用した製品など
  • カウンセリング記録:施術前のカウンセリングでのやりとり、提供された情報、アドバイス、同意など
  • 施術結果の記録:施術後の状態、施術結果、施術後の注意点、アフターケアのアドバイスなど
  • 治療方針や処方の記録:治療方針、処方箋の記録、施術時に使用した薬剤、投与量など

アンケート

美容サロンでは、顧客の意見や要望を把握するために、アンケートを導入することがあります。以下は、美容サロンでのアンケートに含まれるべき重要な要素の例です。

  • 顧客情報:氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、職業など
  • アンケートの目的:アンケートの目的、回答内容の利用目的、回答期限など
  • アンケートの項目:アンケートの質問項目、回答形式(選択肢、自由記述、評価スケールなど)、回答必須項目など
  • アンケート結果の活用:アンケート結果を活用する目的、改善点の洗い出し、顧客ニーズに合わせた施術メニューの提供など
  • 回答者への報告:回答者に対するアンケート結果の報告、改善点や施術メニューの提案、キャンペーン情報など

美容サロンのアンケートは、顧客の声を反映し、顧客満足度の向上やビジネス改善に役立てることができます。

まとめ

美容サロンで施術を提供するには施術同意書の利用をおすすめします。同意書には、施術の内容や副作用、リスクなどが明確に記載され、利用者が同意することでスムーズに施術が行われるようになります。施術同意書への署名によって受ける側も安心してサービスを受けることができ、美容院も不当なクレームやトラブルを防ぐことが可能です。

また、最近は施術同意書の電子化も進んでおり、他にも契約書やカルテ、アンケートなどの書類も電子化可能です。スペースの節約や時間の短縮などのメリットがありますが、セキュリティ上の問題には十分に注意する必要があります。電子契約サービスのサインタイムは、美容サロンなどで使用する施術同意書やスタッフを雇う際に必要な雇用契約書などを電子化することができます。まずはお気軽にご相談ください。

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