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取引先ごとの契約書管理を効率化｜電子署名と文書保管で顧客対応をスムーズに
取引先とのやり取りでは、契約書だけでなく、申込書、見積書、注文書、覚書、仕様書、同意書など、複数の書類が発生します。
書類の種類ごとに保管場所が分かれていると、取引先から問い合わせがあったときに必要な書類を探すのに時間がかかります。契約書は電子署名サービスにあり、見積書は営業担当者のメール、注文書は共有フォルダ、覚書は紙で保管されている、といった状態では、顧客対応のスピードにも影響します。
本記事では、取引先ごとの契約書類をまとめて管理し、電子署名と文書保管を活用して顧客対応を効率化する方法について解説します。
取引先ごとの契約書管理が重要な理由
取引先との関係では、契約締結前から締結後までさまざまな書類が発生します。
初回取引時にはNDAや取引基本契約書を取り交わし、その後、見積書、申込書、注文書、覚書、変更確認書などが増えていくことがあります。継続取引の場合は、契約更新や料金変更に関する書類も発生します。
取引先ごとに管理したい書類には、次のようなものがあります。
- 秘密保持契約書
- 取引基本契約書
- 業務委託契約書
- 申込書
- 見積書
- 注文書
- 注文請書
- 仕様書
- 覚書
- 料金変更の確認書
- 契約更新書類
これらが別々の場所に保存されていると、過去の合意内容や取引条件を確認しにくくなります。顧客対応をスムーズにするには、取引先ごとに書類を確認できる状態を作ることが重要です。
契約書・申込書・見積書が分散すると起こる課題
取引先から問い合わせがあったとき、すぐに必要な書類を確認できる状態になっているでしょうか。
例えば、「前回の契約条件を確認したい」「どの見積内容で合意したか知りたい」「更新時期を確認したい」といった問い合わせに対応するには、契約書や関連資料を横断して確認する必要があります。
書類が分散していると、次のような課題が起こりやすくなります。
- 契約書と見積書を別々に探す必要がある
- どの資料が正式版か分からない
- 担当者しか保存場所を知らない
- 過去の覚書や変更確認書を見落としやすい
- 顧客対応に時間がかかる
- 引き継ぎ時に取引履歴を確認しにくい
電子署名を導入していても、関連書類の文書保管が整理されていなければ、確認作業は残ってしまいます。
電子署名した書類を取引先ごとに整理する
電子署名を活用すれば、契約書や申込書をオンラインで締結し、締結済み書類を電子データとして保管できます。
ただし、締結済み書類が増えてくると、取引先ごとに整理するルールが必要になります。取引先名、契約種別、締結日、担当部署などで検索できる状態にしておくことで、問い合わせ対応や社内確認がスムーズになります。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、必要な書類を条件に応じて探しやすくなります。
また、書類のタグ管理機能を使えば、「A社」「更新確認」「取引基本契約」「見積あり」「覚書あり」など、自社の運用に合わせて書類を分類できます。
紙書類・他サービスのPDFもまとめて文書保管する
取引先ごとの書類は、電子署名で締結したものだけとは限りません。
過去に紙で締結した契約書、取引先からメールで届いたPDF、他サービスで受信した書類、スキャン済みの書類などが混在している場合もあります。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、電子署名で締結した書類だけでなく、紙や他サービス由来の書類もまとめて管理できます。
過去の紙契約と新しい電子署名書類を同じ場所で確認できるようにすることで、取引先ごとの契約書管理がしやすくなります。
関連資料を一緒に管理して取引履歴を確認しやすくする
契約書だけでは、取引内容の全体を確認できないことがあります。
見積書、仕様書、料金表、注文書、変更確認書などが別の場所に保管されていると、取引条件を確認するたびに複数の場所を探す必要があります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な書類とあわせて、確認用の関連資料を追加できます。
契約書と関連資料をまとめて管理することで、取引先ごとの合意内容を後から確認しやすくなります。
担当者変更時にも引き継ぎやすい管理方法
取引先ごとの契約書類が担当者のメールや個人フォルダに残っていると、異動や退職時の引き継ぎが難しくなります。
電子署名で締結した書類、紙から電子化した書類、取引先から受け取ったPDFをまとめて文書保管しておけば、担当者が変わっても過去の取引履歴を確認しやすくなります。
また、書類にタグや管理情報を付けておくことで、「どの契約が継続中か」「どの資料が更新対象か」「どの取引先に関連書類があるか」を把握しやすくなります。
顧客対応の属人化を防ぐためにも、取引先ごとの文書保管ルールを整えておくことが大切です。
まとめ｜取引先ごとの文書保管で顧客対応を効率化しよう
取引先とのやり取りでは、契約書、申込書、見積書、注文書、覚書、仕様書など、複数の書類が発生します。
これらがメール、共有フォルダ、紙ファイル、電子署名サービスに分散していると、必要な書類を探すのに時間がかかります。顧客対応を効率化するには、取引先ごとに書類をまとめて確認できる状態を作ることが大切です。
サインタイムでは、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、送信時のファイル追加など、取引先ごとの契約書管理と文書保管を支える機能を備えています。
取引先ごとの契約書類が分散している、問い合わせ対応のたびに書類を探している場合は、電子署名と文書保管を組み合わせた管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。
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