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工事請負契約書・注文請書を電子化するには？建設業の契約業務を効率化する方法
建設業では、工事請負契約書、注文書、注文請書、発注書、見積書、覚書など、案件ごとに多くの書類が発生します。
元請会社、下請会社、協力会社、施主、設計事務所など、関係者が多いことも特徴です。契約書や注文請書を紙で運用していると、印刷、押印、郵送、返送確認、保管に時間がかかりやすくなります。
また、現場ごとに担当者が異なる場合や、協力会社とのやり取りが多い場合は、書類の回収状況や保管場所が分かりにくくなることもあります。
本記事では、建設業で発生しやすい契約書類の課題と、電子契約を活用して工事請負契約書や注文請書のやり取りを効率化する方法について解説します。
建設業で発生する契約書・取引書類
建設業では、案件の開始前、工事中、完了後まで、さまざまな書類を取り交わします。
特に、工事内容、金額、工期、支払条件、追加工事、変更内容などを確認するための書類は、後から見返す機会も多くあります。
建設業で扱うことが多い書類には、次のようなものがあります。
- 工事請負契約書
- 注文書
- 注文請書
- 発注書
- 見積書
- 仕様書
- 工事内容変更の覚書
- 追加工事の確認書
- 完了確認書
- 協力会社との業務委託契約書
これらの書類を紙やメール添付で管理していると、案件数が増えるほど管理が煩雑になります。特に、複数の現場や協力会社が関わる場合は、書類の送付・回収・保管の流れを整理しておくことが重要です。
紙の契約書・注文請書で起こりやすい課題
紙の契約書や注文請書では、印刷、製本、押印、郵送、返送確認といった作業が発生します。
工事開始前に契約書類を取り交わす必要がある場合、返送が遅れると社内処理や現場対応にも影響することがあります。協力会社が多い場合は、どの会社から書類が返ってきているのかを確認するだけでも手間がかかります。
紙運用では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 契約書や注文請書の郵送に時間がかかる
- 押印・返送待ちの状況を把握しにくい
- 協力会社ごとの回収状況を管理しにくい
- 現場ごとに書類の保管場所が分かれやすい
- 追加工事や変更契約の書類を後から探しにくい
- 担当者変更時に過去の書類を確認しにくい
建設業では、工事ごとに関連書類が増えやすいため、契約書を締結するだけでなく、後から確認しやすい状態で保管することが大切です。
電子契約で郵送・返送確認の手間を減らす
工事請負契約書や注文請書を電子契約に切り替えることで、紙の印刷や郵送、返送確認にかかる手間を減らせます。
契約書をオンラインで送信し、相手方が内容を確認して署名する流れにすれば、郵送の待ち時間を短縮しやすくなります。急ぎで着工前の書類を整えたい場合や、複数の協力会社へ書類を送る場合にも、やり取りを効率化できます。
サインタイムでは、契約書や注文請書などを電子契約で送信し、締結後の書類を電子データとして保管できます。紙で郵送していた書類を電子化することで、担当者の事務作業を減らし、契約締結までの流れをスムーズにできます。
よく使う書類はテンプレート化する
建設業では、注文書、注文請書、工事請負契約書、追加工事確認書など、繰り返し使う書類が多くあります。
毎回書類をアップロードし、署名欄や入力欄を設定していると、作業時間がかかります。担当者ごとに設定方法が異なると、署名欄の配置ミスや送信先の確認漏れが起こることもあります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
現場ごと、協力会社ごと、契約書種別ごとにテンプレートを使い分けることで、書類作成や送信準備の負担を減らせます。古い書式を使わないようにテンプレートを管理しておくことも、契約業務の標準化につながります。
注文書・注文請書の一斉送信にも対応しやすい
複数の協力会社へ同じ形式の注文書や注文請書を送る場合、個別にファイルを作成して送信する作業は大きな負担になります。
サインタイムのCSVファイルで一斉送信を活用すれば、宛先や差し込み情報をCSVで準備し、複数の相手にまとめて書類を送信できます。
案件数や協力会社数が多い場合でも、送信作業を効率化しやすくなります。定型的な注文請書や確認書を継続的に送っている企業では、テンプレートと一斉送信を組み合わせることで、事務作業を減らしやすくなります。
見積書・仕様書など関連資料もまとめて管理する
建設業の契約では、契約書や注文請書だけでなく、見積書、仕様書、図面、工程表、追加工事の確認資料など、関連資料をあわせて確認する場面が多くあります。
契約書本体と関連資料が別々に保存されていると、後から工事内容や金額、変更履歴を確認しにくくなります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な書類と一緒に確認用の資料を送付できます。
また、相手方から提出書類を回収したい場合は、署名時ファイル添付も活用できます。契約書、見積書、仕様書、確認資料をまとめて管理できる状態にしておくことで、案件ごとの書類確認がしやすくなります。
締結後の書類を検索しやすく保管する
建設業の書類は、工事完了後にも確認が必要になることがあります。
例えば、追加工事の内容を確認したい場合、支払条件を確認したい場合、協力会社との契約内容を見返したい場合などです。紙のファイルや共有フォルダに分散していると、目的の書類を探すだけで時間がかかります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、現場名、取引先名、契約種別、工事名、ステータスなどに応じて書類を整理できます。
「注文請書」「工事請負」「追加工事」「協力会社」「現場名」などのタグを付けておくと、必要な書類を後から探しやすくなります。
また、紙で受け取った書類や他サービスから受信したPDFがある場合は、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、紙・電子の書類をまとめて管理しやすくなります。
まとめ｜建設業の契約書類は電子化で送付・回収・保管を効率化できる
建設業では、工事請負契約書、注文書、注文請書、発注書、見積書、仕様書、追加工事確認書など、案件ごとに多くの書類が発生します。
紙で運用していると、印刷、押印、郵送、返送確認、保管に時間がかかります。協力会社や現場が多い場合は、書類の回収状況や保管場所も分かりにくくなりやすいでしょう。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、CSVファイルで一斉送信、送信時のファイル追加、署名時ファイル添付、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、建設業の契約書類管理を支える機能を備えています。
工事請負契約書や注文請書の郵送・返送確認に手間がかかっている場合は、電子契約を活用した契約業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
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