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契約書の保管場所がバラバラ？電子契約後の文書管理を効率化する方法
電子契約を導入すると、契約書の送信や署名、締結までの流れをオンラインで完結できます。一方で、契約書の管理方法まで整備できていないと、締結済みの契約書が複数の場所に分散してしまうことがあります。
例えば、自社で送信した電子契約は電子契約サービス内にあり、取引先から受け取った契約書はメール添付で残っている。過去に紙で締結した契約書はキャビネットにあり、一部はスキャンして共有フォルダに保存されている。このように保管場所が分かれていると、必要な契約書を探すだけで時間がかかります。
契約書は、締結して終わりではありません。更新確認、監査対応、取引先との確認、社内の引き継ぎなど、後から見返す場面が多くあります。そのため、電子契約を導入した後は、契約書をどこに保管し、どのように検索・管理するかを整理することが重要です。
本記事では、契約書の保管場所がバラバラになることで起こる課題と、電子契約後の文書管理を効率化するポイントについて解説します。
契約書の保管場所がバラバラになりやすい理由
契約書の管理が分散しやすい理由のひとつは、契約書の受け取り方や締結方法が複数あるためです。
すべての契約書を自社から電子契約で送信している場合は管理しやすいですが、実際にはそうとは限りません。取引先からPDFで契約書が送られてくることもあれば、他社の電子契約サービスで署名することもあります。過去に紙で締結した契約書が残っている企業も多いでしょう。
契約書の保管場所が分散しやすい例としては、次のようなケースがあります。
- 自社で送信した電子契約は電子契約サービス内にある
- 取引先から受け取った契約書はメールに添付されたままになっている
- 他社サービスで締結した契約書をPDFでダウンロードしている
- 紙で締結した契約書がキャビネットに保管されている
- スキャンした契約書が共有フォルダに保存されている
- 担当者ごとのPCやクラウドフォルダに契約書が残っている
このような状態では、契約書の所在が担当者に依存しやすくなります。担当者が異動・退職したときに、どこに契約書があるのか分からなくなるリスクもあります。
契約書の保管場所が分散すると起こる課題
必要な契約書をすぐに探せない
契約書の保管場所が複数に分かれていると、必要な書類を探すだけで時間がかかります。
「この契約書は電子契約サービス内にあるのか」「メールで受け取ったのか」「紙原本があるのか」「共有フォルダに保存されているのか」を確認する必要があり、探す場所が増えるほど業務負担も大きくなります。
契約更新や監査対応、取引先との確認が必要な場面では、すぐに契約書を見つけられる状態にしておくことが重要です。
契約書の最新版が分かりにくくなる
契約書を複数の場所に保存していると、どれが正式な締結済み書類なのか分かりにくくなることがあります。
例えば、共有フォルダに「契約書_最終版」「契約書_修正版」「契約書_締結済み」などのファイルが並んでいる場合、どのファイルを確認すればよいのか迷うことがあります。
契約書は、内容や締結状況を正確に確認できることが大切です。最新版や締結済み書類が分からない状態では、社内確認や取引先対応に支障が出る可能性があります。
契約更新や解約通知の確認漏れが起きやすい
契約書には、契約開始日、終了日、自動更新の有無、解約通知期限など、継続的に確認すべき情報が含まれています。
契約書の保管場所が分散していると、更新対象の契約書を洗い出しにくくなります。その結果、契約更新の判断が遅れたり、解約通知期限を過ぎてしまったりすることがあります。
特に、SaaS契約、業務委託契約、賃貸借契約、保守契約など、継続的な費用が発生する契約では、締結後の管理が重要です。
権限管理が難しくなる
契約書には、取引条件、金額、個人情報、機密情報などが含まれる場合があります。そのため、誰でもすべての契約書を閲覧できる状態は望ましくありません。
しかし、契約書がメール、共有フォルダ、個人のPC、紙のファイルなどに分散していると、閲覧権限や管理権限を統一しにくくなります。
必要な人が必要な契約書にアクセスできる状態を保ちながら、不要な閲覧や誤操作を防ぐには、契約書の保管場所と権限管理をあわせて整理することが大切です。
電子契約後の文書管理で重要なポイント
電子契約を導入した後は、契約書をオンラインで締結できるだけでなく、締結後の文書管理まで見据えて運用することが重要です。
1. 契約書の保管場所を一元化する
まず重要なのは、契約書の保管場所をできるだけ一元化することです。
電子契約で締結した書類だけでなく、紙で締結した契約書や、他社サービスで受け取ったPDFも同じ場所で管理できるようにすると、契約書を探す手間を減らせます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。自社で送信した電子契約だけでなく、紙から電子化した書類や、他サービスで受信した契約書もまとめて管理できます。
契約書の保管場所を一元化することで、「どこに保存されているか分からない」という状態を防ぎやすくなります。
2. 契約書を検索しやすくする
契約書は、保管するだけでは十分ではありません。必要なときにすぐ探せる状態にしておくことが大切です。
契約書を検索しやすくするには、取引先名、契約書名、締結日、契約種別、担当部署などの情報を整理しておく必要があります。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。また、書類のタグ管理機能を利用すれば、「NDA」「業務委託」「人事」「更新確認」「店舗名」など、自社の運用に合わせて書類を分類できます。
検索しやすい状態を作っておくことで、契約更新、監査対応、問い合わせ対応の時間を短縮しやすくなります。
3. 契約情報をあわせて管理する
契約書の管理では、PDFファイルそのものだけでなく、契約に関する情報もあわせて管理することが重要です。
例えば、契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限、契約金額、担当部署などを登録しておくと、後から確認しやすくなります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、契約書から取引先名や契約期間、金額などの情報を自動で抽出し、管理項目として登録しやすくなります。
契約書をただ保存するだけでなく、契約情報も整理しておくことで、契約管理の精度を高めやすくなります。
4. 閲覧・操作権限を整理する
契約書の一元管理を進める際は、誰がどの契約書を閲覧・操作できるのかも整理しておく必要があります。
すべての契約書を一か所に集めても、権限管理が不十分だと、機密情報への不要なアクセスや誤操作のリスクが残ります。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとに操作範囲を管理できます。また、部署や拠点ごとに管理範囲を分けたい場合は、複数グループも活用できます。
部署、拠点、役職、担当業務に応じて権限を整理することで、契約書の利便性と安全性を両立しやすくなります。
5. 契約更新日やステータスも管理する
契約書は、締結済みかどうかだけでなく、その後の更新や終了も管理する必要があります。
契約終了日や解約通知期限を表計算ソフトや担当者のカレンダーだけで管理していると、確認漏れが発生しやすくなります。契約書と更新情報が別々に管理されている場合も、必要な情報を確認するのに時間がかかります。
サインタイムでは、契約更新日の自動アラートや契約更新日・ステータス管理（CLM）を活用できます。契約書と更新情報をあわせて管理することで、更新漏れや不要な自動更新を防ぎやすくなります。
紙契約や他サービスの契約書もまとめて管理する
電子契約を導入しても、すべての契約書がすぐに同じサービス内に集まるわけではありません。
過去の紙契約、取引先から受け取ったPDF、他社の電子契約サービスで締結した書類など、さまざまな契約書が存在する状態から始める企業が多いでしょう。
そのため、電子契約後の文書管理では、「自社で送信した電子契約だけを管理する」のではなく、「契約書全体をどう管理するか」を考えることが重要です。
紙契約をスキャンして管理する
過去に紙で締結した契約書が多い場合は、必要に応じてスキャンし、電子データとして保管する方法があります。
すべての紙契約を一度に電子化しようとすると負担が大きいため、まずは更新が近い契約書や、確認頻度が高い契約書から始めるとよいでしょう。
紙契約を電子データとして管理できるようにすると、書類を探す時間を減らしやすくなります。本部や別拠点からも確認しやすくなり、紙の保管場所に依存しない運用がしやすくなります。
他サービスで締結した契約書も保管する
取引先主導で他社の電子契約サービスを利用する場合、自社の電子契約サービス内には契約書が残らないことがあります。
その場合、締結済みのPDFをダウンロードして、社内の契約書管理ルールに沿って保管する必要があります。ただし、共有フォルダや担当者のPCに保存するだけでは、管理が分散しやすくなります。
サインタイムの一元管理機能を活用すれば、他サービスで受信した契約書もまとめて管理できます。自社送信分と受信分をあわせて管理できるため、契約書の所在を確認しやすくなります。
契約書管理を見直すときの進め方
契約書管理を見直す際は、いきなりすべての契約書を整理しようとすると、時間がかかります。
まずは、現在の契約書がどこに保管されているのかを把握し、重要度の高い契約書から整理していくことが大切です。
見直しの際は、次のような流れで進めると整理しやすくなります。
- 契約書の保管場所を洗い出す
- 紙契約・電子契約・他サービス受信分を分類する
- 優先的に管理すべき契約書を決める
- 契約書名やタグのルールを決める
- 閲覧・操作権限を整理する
- 契約更新日や解約通知期限を登録する
- 定期的に管理状況を見直す
まずは、契約件数が多い部署や、更新管理が必要な契約から始めると効果を実感しやすくなります。
契約書の一元管理は社内の引き継ぎにも役立つ
契約書の保管場所が担当者に依存していると、異動や退職の際に引き継ぎが難しくなります。
担当者のメールや個人フォルダに契約書が残っている場合、後任者が必要な書類を見つけられない可能性があります。また、契約更新日や対応状況が担当者のメモにしか残っていないと、更新確認が漏れてしまうこともあります。
契約書を一元管理し、検索条件やタグ、更新情報を整えておけば、担当者が変わっても必要な情報を確認しやすくなります。
組織として契約書を管理するためには、個人任せの保管から脱却し、誰が見ても分かる管理ルールを整えることが重要です。
電子契約後の文書管理で確認したいチェックポイント
電子契約後の文書管理を見直す際は、現在の運用に抜け漏れがないか確認しましょう。
特に、保管場所、検索性、権限管理、更新管理の4つは重要です。
確認しておきたいポイントは、次の通りです。
- 契約書の保管場所が複数に分散していないか
- 紙契約や他サービスで受信した契約書も管理対象に含めているか
- 契約書名やタグの付け方にルールがあるか
- 取引先名や契約種別で検索できる状態になっているか
- 閲覧・操作権限が適切に設定されているか
- 契約開始日・終了日・解約通知期限を管理しているか
- 担当者が変わっても契約書を確認できる状態になっているか
これらを定期的に確認することで、契約書管理の属人化や検索漏れを防ぎやすくなります。
まとめ｜電子契約後は契約書の一元管理と検索性が重要
電子契約を導入すると、契約書の送信や署名は効率化できます。しかし、締結済みの契約書が複数の場所に分散していると、必要な書類を探すのに時間がかかり、更新確認や監査対応にも影響します。
契約書は、電子契約サービス内の書類だけでなく、紙で締結した契約書、他サービスで受信したPDF、メール添付の書類なども含めて管理することが大切です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理、AIによる取引情報自動入力、メンバー権限管理、契約更新日の自動アラートなど、電子契約後の文書管理を支える機能を備えています。
契約書の保管場所がバラバラで探しにくい、更新管理が担当者任せになっている、紙契約と電子契約が混在しているといった課題がある場合は、まずは契約書の保管場所を整理し、一元管理できる仕組みを整えることから始めてみてはいかがでしょうか。
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