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契約書の郵送コストを削減するには？電子契約で封入・発送業務を効率化
契約書を紙で締結する場合、印刷した契約書を製本し、押印して、封筒やレターパックなどで取引先へ郵送する必要があります。相手方が署名・押印した後は、返送を待ち、到着後に内容を確認し、スキャンやファイリングを行う流れが一般的です。
このような紙の契約業務では、郵送費だけでなく、封入作業、返送確認、保管作業など、さまざまな工数が発生します。1件あたりの負担は小さく見えても、契約件数が増えるほど、担当者の作業時間や郵送コストは大きくなります。
電子契約を活用すれば、契約書の送信から署名、締結済み書類の保管までオンラインで完結できます。契約書を郵送する必要がなくなるため、郵送費の削減だけでなく、封入・発送・返送確認といった作業の効率化にもつながります。
本記事では、契約書の郵送で発生しやすいコストや業務負担、電子契約を活用して郵送業務を削減する方法について解説します。
契約書の郵送で発生する主なコスト
契約書の郵送コストというと、切手代やレターパック代などの送料を思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし、実際には送料以外にも多くの費用や作業時間が発生しています。
紙の契約書を郵送する場合、契約書を印刷し、製本し、押印し、封筒に入れ、宛名を確認して発送します。返送用封筒を同封する場合は、返送分の費用も必要です。返送後には、書類の到着確認や内容確認、スキャン、保管作業も発生します。
契約書の郵送で発生しやすいコストには、次のようなものがあります。
- 郵送費・返送費
- 封筒やレターパックなどの資材費
- 宛名ラベルや送付状の作成作業
- 契約書の印刷・製本・押印作業
- 郵送前の封入・発送作業
- 返送状況の確認作業
- 締結済み契約書のスキャン・保管作業
これらを合計すると、単純な送料以上に大きな負担になります。特に、毎月一定数の契約書を郵送している企業では、年間で見ると無視できないコストになることがあります。
紙の契約書を郵送する業務で起こりやすい課題
契約締結までに時間がかかる
紙の契約書では、印刷、押印、郵送、相手方の確認、署名・押印、返送という流れが必要です。
郵送には一定の時間がかかるため、契約書を送ってから返送されるまでに数日以上かかることがあります。相手方の社内確認や押印手続きがある場合は、さらに時間が延びることもあります。
契約締結までの時間が長くなると、取引開始や業務着手が遅れる原因になります。急ぎの契約や、月末・期末に集中する契約業務では、郵送による待ち時間が大きな負担になりやすいです。
返送状況の確認に手間がかかる
契約書を郵送した後は、相手方がいつ確認し、いつ返送するのかを把握しにくい場合があります。
担当者がメールや電話で返送状況を確認したり、郵送物の到着を待ったりする必要があるため、契約書の進捗管理が属人化しやすくなります。
また、返送が遅れている場合でも、どこで止まっているのか分かりにくく、対応が後手に回ることがあります。
電子契約を活用すれば、契約書の送信後に署名状況を確認しやすくなります。郵送物の到着や返送を待つのではなく、オンライン上で進捗を確認できる点がメリットです。
封入・発送作業が担当者の負担になる
紙の契約書を郵送する場合、契約書を印刷して封筒に入れるだけではなく、送付先の確認、同封書類の確認、返送用封筒の準備などが必要です。
契約件数が少ないうちは大きな負担に見えないかもしれません。しかし、毎月多くの契約書を発送している場合、封入・発送作業だけでまとまった時間がかかります。
さらに、宛先の記載ミスや同封漏れがあると、再送対応が必要になり、追加の手間とコストが発生します。
締結済み契約書の保管にも手間がかかる
返送された契約書は、内容を確認した後、紙原本として保管する必要があります。必要に応じてスキャンし、社内の共有フォルダや契約管理台帳に登録している企業も多いでしょう。
この場合、紙原本の保管と電子データの管理が二重になり、担当者の作業負担が増えます。また、紙の契約書がキャビネットや保管箱に分散していると、後から必要な契約書を探すのにも時間がかかります。
契約書は締結して終わりではなく、更新確認、監査対応、取引先との確認などで後から参照することがあります。そのため、締結後の保管・検索まで含めて効率化することが重要です。
電子契約で郵送コストを削減できる理由
電子契約では、契約書をオンラインで送信し、相手方がパソコンやスマートフォンから署名できます。
紙の契約書を印刷して郵送する必要がなくなるため、送料や封筒代を削減できます。また、封入、発送、返送確認、スキャン、ファイリングといった作業も減らせます。
郵送費・返送費を削減できる
電子契約では、契約書をオンライン上でやり取りするため、郵送費や返送費が発生しません。
紙の契約書では、契約書を相手方へ送る費用に加えて、返送用封筒や返送費を自社で負担するケースもあります。契約件数が多い場合、この往復の郵送費は大きな負担になります。
電子契約に切り替えることで、こうした郵送関連の費用を削減できます。特に、複数拠点や多数の取引先と契約書をやり取りしている企業では、削減効果を感じやすいでしょう。
契約締結までのリードタイムを短縮できる
電子契約では、契約書を送信すると相手方へすぐに署名依頼が届きます。相手方は、パソコンやスマートフォンから内容を確認し、そのまま署名できます。
郵送の待ち時間がなくなるため、契約締結までのリードタイムを短縮しやすくなります。急ぎの契約や、契約開始日が決まっている案件でも、スムーズに手続きを進めやすくなります。
サインタイムでは、契約書の送信から署名、締結済み書類の保管までオンラインで管理できます。署名依頼を送った後の進捗も確認しやすく、郵送物の返送待ちによる不安を減らせます。
封入・発送作業を減らせる
電子契約を利用すれば、契約書を印刷して封筒に入れたり、宛名を確認して発送したりする作業を削減できます。
担当者は、紙の発送準備ではなく、契約内容の確認や取引先対応など、より重要な業務に時間を使いやすくなります。
よく使う契約書がある場合は、サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用することで、署名欄や入力項目をあらかじめ設定できます。毎回同じ設定を行う手間を減らせるため、送信作業の効率化にもつながります。
締結済み契約書をオンラインで保管できる
電子契約では、締結済みの契約書を電子データとして保管できます。
紙原本をファイリングしたり、スキャンして保存したりする手間を減らせるため、締結後の管理も効率化できます。必要な契約書を探す際も、紙のファイルをめくるのではなく、オンライン上で検索できます。
サインタイムの高度な書類検索を利用すれば、取引先名や契約情報などをもとに必要な書類を探しやすくなります。また、書類のタグ管理機能を活用すれば、部署、契約種別、案件名など、自社の運用に合わせた分類も可能です。
郵送業務を電子契約に切り替えるときの進め方
電子契約へ移行する際は、いきなりすべての契約書を電子化しようとすると、社内調整や取引先対応に時間がかかる場合があります。
まずは、郵送件数が多い書類や、書式が定型化されている契約書から始めると、効果を感じやすくなります。
まずは郵送件数の多い書類を洗い出す
最初に、現在どのような契約書を郵送しているのかを整理しましょう。
例えば、毎月どの契約書を何件送っているのか、1件あたり何部印刷しているのか、返送用封筒を同封しているのかなどを確認します。
電子契約への移行を検討しやすい書類には、次のようなものがあります。
- 秘密保持契約書
- 業務委託契約書
- 雇用契約書
- 申込書
- 同意書
- 注文書・発注書
- 契約更新書類
これらは書式がある程度決まっていることが多く、テンプレート化しやすい書類です。まずは1種類の書類から電子化し、運用に慣れてから対象を広げるとスムーズです。
取引先への案内文を用意する
紙契約から電子契約へ切り替える際は、取引先への案内も重要です。
取引先によっては、電子契約の利用に慣れていない場合があります。そのため、電子契約で署名できること、印刷や郵送が不要になること、署名後の書類を確認できることを分かりやすく伝える必要があります。
取引先向けの案内文や、署名方法の説明資料を準備しておくと、電子契約への移行を進めやすくなります。
サインタイムでは、署名者がパソコンやスマートフォンから契約書を確認し、オンラインで署名できます。取引先に専用の複雑な作業を求めずに進められるため、紙契約からの切り替えにも活用しやすいです。
社内承認の流れも見直す
紙の契約書では、郵送前に社内で押印申請や上長確認、法務確認を行っているケースがあります。
電子契約に切り替える際は、社内承認の流れもあわせて見直すことが大切です。契約書を電子化しても、社内確認が紙のままだと、業務全体の効率化につながりにくくなります。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に承認者を設定できます。送信前の確認フローをオンライン化することで、承認待ちや差し戻しの状況も把握しやすくなります。
郵送が残る契約書への対応も考えておく
電子契約を導入しても、すべての契約書がすぐに電子化できるとは限りません。
取引先の希望や社内規程、業務上の理由によって、一部の契約書は紙でのやり取りが残る場合があります。そのため、電子契約と紙契約が混在する期間を想定しておくことが大切です。
紙で締結した契約書も、スキャンして電子データとして管理できるようにしておくと、検索や共有がしやすくなります。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。電子契約で締結した書類だけでなく、紙で締結した契約書や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
紙と電子が混在する期間でも、契約書の保管場所を一元化することで、必要な書類を探しやすくなります。
郵送コスト削減の効果を確認するポイント
電子契約の導入効果を社内で説明する際は、郵送費だけでなく、作業時間や契約締結までの期間も含めて整理すると分かりやすくなります。
まずは、現在の郵送業務を棚卸しし、どの工程に時間や費用がかかっているのかを確認しましょう。
確認しておきたいポイントは、次の通りです。
- 月間・年間で郵送している契約書の件数
- 1件あたりの郵送費・返送費
- 封筒やレターパックなどの資材費
- 印刷・製本・封入・発送にかかる作業時間
- 返送確認や再送対応にかかる作業時間
- 締結済み契約書のスキャン・保管作業
- 契約締結までにかかる平均日数
これらを整理すると、電子契約によってどの部分を削減できるのかが見えやすくなります。コストだけでなく、契約締結までのスピードや担当者の作業負担も含めて評価することが重要です。
電子契約は取引先の負担軽減にもつながる
契約書の郵送業務は、自社だけでなく取引先にも負担をかけています。
紙の契約書を受け取った取引先は、内容を確認し、署名・押印し、返送する必要があります。社内で押印申請が必要な場合や、担当者が出社していない場合には、返送までに時間がかかることもあります。
電子契約であれば、取引先はオンラインで契約書を確認し、そのまま署名できます。郵送物を受け取ったり、返送したりする手間が減るため、相手方にとっても利用しやすい運用になります。
電子契約の導入を社内外に説明する際は、自社の郵送コスト削減だけでなく、取引先の負担軽減や契約締結スピードの向上もあわせて伝えると、メリットが伝わりやすくなります。
まとめ｜契約書の郵送コスト削減は電子契約で進められる
契約書を紙で郵送している場合、送料だけでなく、印刷、製本、封入、発送、返送確認、スキャン、保管など、多くの作業が発生しています。
電子契約を活用すれば、契約書の送信から署名、締結済み書類の保管までオンラインで完結できます。郵送費や返送費を削減できるだけでなく、契約締結までの時間短縮や、担当者の作業負担軽減にもつながります。
サインタイムでは、テンプレート、社内承認ワークフロー、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、紙契約から電子契約への移行を支える機能を備えています。
郵送コストや契約書の発送業務に課題を感じている場合は、まずは郵送件数の多い契約書から電子契約への移行を検討してみてはいかがでしょうか。
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