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契約書と関連資料をまとめて送る方法｜見積書・説明資料の確認漏れを防ぐ電子契約活用法
契約書は送ったものの、見積書や説明資料を別メールで送っていませんか。
契約手続きでは、契約書だけでなく、見積書、仕様書、料金表、説明資料、補足資料などを一緒に確認してもらいたい場面があります。ところが、契約書は電子契約で送信し、関連資料はメールで別送していると、確認漏れや探し直しが発生しやすくなります。
相手にとっても、契約書と関連資料が別々に届くと、どの資料を見ればよいのか分かりにくくなることがあります。社内側でも、どの資料を一緒に案内したのか後から確認しづらくなります。
本記事では、契約書と関連資料をまとめて送るメリットと、電子契約で見積書・説明資料の確認漏れを防ぐ方法を解説します。
契約書だけ送って、見積書や説明資料が別送になっていませんか
契約書を送るとき、関連資料もあわせて確認してもらいたいケースは多くあります。
たとえば、料金表を見ながら契約内容を確認してもらう、仕様書を確認したうえで発注してもらう、説明資料を見たうえで申込書に署名してもらう、といった場面です。
しかし、契約書と関連資料を別々に送ると、確認の流れが分かりにくくなります。契約書だけが署名され、見積書や仕様書の確認が不十分なまま進んでしまうこともあります。
契約書と一緒に送ることが多い関連資料
契約書や申込書と一緒に送る関連資料は、業務内容によって異なります。
BtoB取引では、見積書や仕様書、提案資料をあわせて確認してもらうことがあります。サービス申込では、料金表やプラン説明資料、利用開始に関する案内資料を添付したい場合もあります。
契約書と一緒に送ることが多い関連資料としては、以下が挙げられます。
- 見積書
- 仕様書
- 料金表
- 説明資料
- 提案資料
- 図面
- 納品条件の確認資料
- 利用開始案内
- 補足資料
これらの資料を契約書とまとめて送ることで、相手が確認すべき情報を整理しやすくなります。
関連資料をメールで別送すると確認漏れが起こりやすい
関連資料をメールで別送している場合、契約書と資料の紐づきが分かりにくくなることがあります。
たとえば、契約書は電子契約サービスから届き、見積書は担当者のメールから届き、仕様書は別のメールに添付されている状態では、相手がすべての資料を確認したか把握しづらくなります。
関連資料をメールで別送する場合に起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。
- 契約書と関連資料が別々に届く。
- 相手がどの資料を確認すべきか分かりにくい。
- 見積書や仕様書の確認漏れが起こりやすい。
- どの資料を送ったのか社内で確認しづらい。
- 後から契約書と資料を照合する手間がかかる。
- メール添付の資料が受信箱に埋もれやすい。
契約書と関連資料を同じ流れで確認してもらうことで、確認漏れや案内漏れを防ぎやすくなります。
送信時のファイル追加で契約書と資料をまとめて共有する
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な契約書や申込書とあわせて、確認用の関連資料を追加できます。
たとえば、契約書を送る際に、見積書、仕様書、料金表、説明資料などを一緒に共有できます。相手は、契約書と関連資料を同じ流れで確認しやすくなります。
送信時のファイル追加を活用しやすい場面としては、以下が挙げられます。
- 契約書と見積書を一緒に確認してもらう。
- 申込書とサービス説明資料をまとめて送る。
- 発注書と仕様書をあわせて共有する。
- 利用規約と料金表を一緒に案内する。
- 提案資料と申込書をまとめて送る。
契約書と関連資料をまとめて送ることで、確認すべき資料を相手に分かりやすく案内できます。
見積書・仕様書・料金表を一緒に確認してもらうメリット
契約書と関連資料をまとめて送るメリットは、単に送信作業を減らすことだけではありません。
相手が契約内容を判断するために必要な情報を、同じタイミングで確認できるようにすることが重要です。
見積書・仕様書・料金表を一緒に送るメリットとしては、以下が挙げられます。
- 契約内容と見積金額をあわせて確認してもらえる。
- 仕様や条件の確認漏れを防ぎやすい。
- 相手が確認すべき資料を整理しやすい。
- メールで資料を別送する手間を減らせる。
- 後から送付済み資料を確認しやすくなる。
契約書だけでは説明しきれない情報を、関連資料として一緒に共有することで、手続き全体を進めやすくなります。
テンプレートと組み合わせて送信作業を効率化する
契約書と関連資料を送る業務が繰り返し発生する場合は、契約書本体をテンプレート化しておくと便利です。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書や申込書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
テンプレート化した契約書に、必要な関連資料を追加して送信する流れを作れば、担当者ごとの設定漏れや送付漏れを防ぎやすくなります。
締結後も契約書と関連資料をまとめて確認しやすくする
契約書と関連資料は、送信時だけでなく、締結後にも確認する場面があります。
たとえば、契約内容を確認する際に、当時の見積書や仕様書もあわせて見たい場合があります。契約書と資料が別々に保管されていると、後から探す手間が発生します。
サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、締結済み書類を関係者に共有しやすくなります。契約書と関連資料をあわせて管理しておくことで、社内確認や取引先対応もしやすくなります。
まとめ｜契約書と関連資料はまとめて送ると確認漏れを防ぎやすい
契約書を送る際、見積書、仕様書、料金表、説明資料などの関連資料を別メールで送っていると、確認漏れや探し直しが発生しやすくなります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、署名が必要な契約書や申込書とあわせて、関連資料をまとめて送ることができます。
また、テンプレートの作成・管理や締結後の書類共有を組み合わせることで、送信時だけでなく、締結後の確認や社内共有もしやすくなります。
見積書や説明資料の確認漏れを防ぎたい場合は、契約書と関連資料をまとめて送る運用を検討してみてはいかがでしょうか。
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