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契約書が見つからない原因とは？電子契約の検索・タグ管理で文書保管を効率化
契約書を電子化しているにもかかわらず、必要な書類をすぐに見つけられないという課題は少なくありません。
電子契約で締結した契約書、紙からスキャンしたPDF、取引先から受け取った書類、他社サービスで締結した契約書などが複数の場所に分かれていると、探すだけで時間がかかります。また、ファイル名やフォルダ名が統一されていない場合、どの契約書が必要な書類なのか判断しにくくなります。
契約書は、締結して終わりではありません。契約更新、解約通知、監査対応、取引先との確認、社内の引き継ぎなど、後から見返す場面が多くあります。
本記事では、契約書が見つからない原因と、電子契約の検索・タグ管理を活用して文書保管を効率化する方法について解説します。
契約書が見つからない主な原因
契約書を電子化していても、保管ルールが整っていないと、必要な書類を探せない状態になってしまいます。
特に、紙契約と電子契約が混在している企業では、契約書の保管場所が複数に分かれやすくなります。
契約書が見つからない原因には、次のようなものがあります。
- 契約書の保管場所が複数に分かれている
- ファイル名のルールが統一されていない
- 契約書の種類や担当部署で分類できていない
- 取引先名や契約期間で検索できない
- 紙契約や他サービスのPDFが別管理になっている
- 担当者のメールや個人フォルダに残っている
- 契約更新日やステータスが別の表で管理されている
このような状態では、契約書が存在していても、必要なときにすぐ確認できません。電子化の効果を高めるには、保存だけでなく検索しやすい状態を整えることが大切です。
ファイル名だけの管理には限界がある
契約書PDFを保存する際に、ファイル名に取引先名や契約日を入れて管理している企業は多いでしょう。
もちろん、ファイル名のルールを決めることは重要です。しかし、ファイル名だけですべてを管理しようとすると限界があります。
例えば、同じ取引先と複数の契約を締結している場合、契約種別や担当部署、契約期間などの情報がないと、目的の契約書を見つけにくくなります。また、ファイル名の付け方が担当者ごとに少しずつ違うと、検索に引っかからないこともあります。
契約書管理では、ファイル名だけでなく、検索項目やタグを使って複数の切り口から探せる状態にしておくことが重要です。
電子契約の検索機能を活用するメリット
電子契約サービスの検索機能を活用すると、契約書を探す時間を短縮しやすくなります。
サインタイムの高度な書類検索を利用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。取引先名、書類名、契約情報などをもとに検索できる状態にしておけば、担当者が変わっても契約書を見つけやすくなります。
1. 取引先名で探しやすくなる
契約書を確認する場面では、「A社との契約書を確認したい」というように、取引先名をもとに探すことが多くあります。
取引先名で検索できるようにしておくことで、関連する契約書をすぐに確認しやすくなります。同じ取引先と複数の契約がある場合でも、契約種別や締結日と組み合わせて探せると便利です。
2. 契約種別で整理しやすくなる
契約書には、NDA、業務委託契約書、雇用契約書、申込書、発注書、更新合意書など、さまざまな種類があります。
契約種別で検索できるようにしておくと、特定の種類の契約書をまとめて確認しやすくなります。例えば、NDAだけを一覧で確認したい場合や、更新対象の契約書を洗い出したい場合にも役立ちます。
3. 担当部署や拠点で探しやすくなる
複数部署や複数拠点で契約書を扱っている企業では、部署や拠点ごとに契約書を確認したい場面があります。
検索条件やタグに部署名、店舗名、拠点名を入れておくことで、必要な範囲の契約書を確認しやすくなります。
サインタイムの複数グループを活用すれば、部署や拠点ごとに管理範囲を分けることもできます。あわせてメンバー権限管理を利用することで、閲覧・操作できる範囲を整理しやすくなります。
タグ管理で契約書を探しやすくする
契約書の分類には、フォルダだけでなくタグ管理も有効です。
フォルダ管理では、ひとつの契約書をどこに保存するか迷うことがあります。例えば、ある契約書が「営業部」「業務委託」「更新対象」のすべてに該当する場合、どのフォルダに入れるべきか判断しにくくなります。
サインタイムの書類のタグ管理機能を活用すれば、1つの契約書に複数のタグを付けられます。
例えば、次のようなタグを設定できます。
- 契約種別：NDA、業務委託、雇用契約、申込書
- 部署：営業部、人事部、管理部、法務部
- ステータス：更新確認、終了予定、重要契約
- 拠点：東京、大阪、福岡、店舗名
- 用途：取引先契約、社内書類、申請書、同意書
タグを活用することで、契約書を複数の条件で整理できます。必要な書類を探す時間を短縮でき、担当者ごとの管理方法のばらつきも減らしやすくなります。
AIによる取引情報自動入力で管理項目を整える
契約書を検索しやすくするには、取引先名、契約日、契約金額などの情報を管理項目として登録しておくことが重要です。
しかし、これらをすべて手入力していると、担当者の負担が大きくなります。入力漏れや入力ミスが発生することもあります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、契約書から取引先名、契約期間、金額などの情報を抽出し、入力作業を効率化できます。
契約書を保存するだけでなく、検索に必要な情報を整えておくことで、後から必要な書類を探しやすくなります。
紙契約や他サービスのPDFも管理対象にする
契約書が見つからない原因のひとつに、管理対象が電子契約サービス内の書類だけに限られていることがあります。
実際には、過去に紙で締結した契約書や、取引先から受け取ったPDF、他社サービスで締結した契約書も存在します。これらが別々のフォルダやメールに残っていると、契約書管理が分散してしまいます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。電子契約で締結した書類だけでなく、紙から電子化した契約書や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
契約書を一元管理し、検索・タグ管理の対象に含めることで、必要な書類を探しやすい状態を作れます。
契約更新管理にも検索性が重要
契約書を探しやすくすることは、契約更新管理にもつながります。
契約終了日や解約通知期限が近い契約を確認したい場合、契約書が検索しにくい状態では、対象の洗い出しに時間がかかります。担当者の記憶や表計算ソフトに頼っていると、更新漏れや不要な自動更新が発生する可能性もあります。
サインタイムの契約更新日の自動アラートや契約更新日・ステータス管理（CLM）を活用すれば、契約更新日やステータスを管理できます。
検索・タグ管理と更新管理を組み合わせることで、契約書を「保管するだけ」ではなく、継続的に活用できる状態に整えやすくなります。
契約書検索ルールを整えるときの進め方
契約書検索のルールを整える際は、まず現在の保管状態を確認することから始めましょう。
すべての契約書を一度に整理しようとすると負担が大きくなるため、重要度の高い契約書や、更新確認が必要な契約書から始めるのがおすすめです。
進め方の例は次の通りです。
- 契約書の保管場所を洗い出す
- 紙契約・電子契約・他サービス受信分を分類する
- 検索したい項目を決める
- タグのルールを決める
- 管理項目を登録する
- 閲覧・操作権限を整理する
- 定期的にタグや管理項目を見直す
検索ルールは、細かくしすぎると運用が難しくなります。まずは、取引先名、契約種別、担当部署、更新確認の有無など、よく使う項目から始めると定着しやすくなります。
まとめ｜契約書は検索・タグ管理で見つけやすい状態にすることが重要
契約書を電子化していても、保管場所やファイル名、分類ルールがバラバラだと、必要な書類をすぐに見つけられません。
契約書は、締結後も更新確認、監査対応、取引先との確認、社内の引き継ぎなどで何度も見返す書類です。そのため、保存するだけでなく、取引先名、契約種別、部署、ステータスなどで検索できる状態にしておくことが大切です。
サインタイムでは、高度な書類検索、書類のタグ管理機能、AIによる取引情報自動入力、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、契約更新日の自動アラートなど、契約書の検索性と管理効率を高める機能を備えています。
契約書を探すのに時間がかかる、ファイル名やフォルダ管理が担当者ごとに違う、更新対象の契約書を見つけにくいと感じている場合は、検索・タグ管理のルールを見直してみてはいかがでしょうか。
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