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契約書作成の属人化を防ぐには？電子契約のテンプレート活用でミスを減らす方法
契約書の作成や送信を担当者ごとに進めていると、書式の違いや入力漏れ、署名欄の設定ミスが起こりやすくなります。
特に、同じ種類の契約書を何度も作成している場合でも、毎回ファイルを探して、必要な項目を入力し、署名欄や送信先を設定していると、作業が属人化しやすくなります。担当者が変わったときに、どの契約書を使えばよいのか分からなくなることもあります。
電子契約を活用する際は、契約書をオンラインで送るだけでなく、よく使う書類をテンプレート化しておくことが重要です。
本記事では、契約書作成が属人化する原因と、電子契約のテンプレート機能を活用して作成ミスや送信ミスを減らす方法について解説します。
契約書作成が属人化しやすい理由
契約書作成が属人化する大きな理由は、書類の作成方法や確認ルールが担当者の経験に依存しているためです。
例えば、過去に使った契約書をコピーして作成している場合、古い条項や不要な文言が残ってしまうことがあります。また、担当者ごとに保存場所やファイル名が異なると、どれが最新の書式なのか分かりにくくなります。
契約書作成で起こりやすい課題には、次のようなものがあります。
- 最新の契約書フォーマットが分からない
- 過去の契約書をコピーして古い文言が残る
- 署名欄や入力欄の設定が毎回手作業になる
- 担当者によって送信手順が異なる
- 承認が必要な契約書でも確認漏れが起きる
- 書類作成のノウハウが一部の担当者に集中する
こうした状態では、契約書の作成や送信に時間がかかるだけでなく、契約内容や送信設定のミスにもつながりやすくなります。
契約書テンプレートを活用するメリット
電子契約でテンプレートを活用すると、よく使う契約書の書式や署名欄、入力項目をあらかじめ設定できます。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を利用すれば、NDA、業務委託契約書、雇用契約書、申込書、同意書など、繰り返し使う書類を登録しておけます。
テンプレート化することで、毎回ゼロから設定する必要がなくなり、担当者ごとの作業差を減らせます。
1. 書式のばらつきを防げる
テンプレートを用意しておくと、社内で利用する契約書の書式を統一しやすくなります。
担当者が各自で過去の契約書をコピーして作成する運用では、古いフォーマットや修正前の文言が使われる可能性があります。テンプレートを使えば、最新の書式をもとに契約書を作成できるため、書類のばらつきを防ぎやすくなります。
特に、複数の部署や拠点で同じ契約書を使う場合は、テンプレートを共通化しておくことで、運用ルールを統一しやすくなります。
2. 署名欄や入力欄の設定ミスを減らせる
電子契約では、書類上に署名欄や入力欄を設定する必要があります。
毎回手作業で設定していると、署名者の設定を間違えたり、必要な入力欄を設定し忘れたりすることがあります。
テンプレートに署名欄や入力欄をあらかじめ設定しておけば、送信時の作業を簡略化できます。担当者は必要な情報を入力し、送信先を確認するだけで進めやすくなるため、設定ミスを減らしやすくなります。
3. 新任担当者でも作業しやすくなる
契約書作成の手順が担当者の記憶や経験に頼っていると、新任担当者への引き継ぎが難しくなります。
テンプレートを用意しておけば、どの書類を使えばよいのかが分かりやすくなります。送信時に必要な設定もある程度標準化できるため、新任担当者でも迷わず作業しやすくなります。
契約業務を特定の担当者だけに依存させないためにも、テンプレート化は有効です。
テンプレート化に向いている契約書・書類
すべての契約書をテンプレート化する必要はありません。まずは、利用頻度が高く、書式がある程度決まっている書類から始めると効果を感じやすくなります。
テンプレート化に向いている書類には、次のようなものがあります。
- 秘密保持契約書
- 業務委託契約書
- 雇用契約書
- 申込書
- 同意書
- 注文書・発注書
- 更新合意書
- 誓約書
これらの書類は、繰り返し利用されることが多く、送信先や契約条件の一部を変更して使うケースが多い書類です。テンプレート化しておくことで、作成時間を短縮し、設定ミスも防ぎやすくなります。
テンプレート運用で確認したいポイント
契約書テンプレートを作成する際は、単に書類を登録するだけでなく、更新ルールや利用権限も整理しておくことが大切です。
テンプレートを更新する担当者を決める
契約書の内容は、社内ルールや取引条件の変更に応じて見直しが必要になることがあります。
誰でもテンプレートを編集できる状態にしていると、意図しない変更や古い書式の再利用が発生する可能性があります。テンプレートを作成・更新する担当者を決め、変更時の確認フローを用意しておくと安心です。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。
送信前の社内承認フローを整える
契約書の種類によっては、送信前に上長や法務担当者の確認が必要になることがあります。
テンプレート化によって作成作業を効率化しても、承認フローが曖昧なままだと、確認漏れや差し戻しが発生しやすくなります。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に承認者を設定できます。テンプレートと承認フローを組み合わせることで、契約書作成から送信前確認までを標準化しやすくなります。
関連資料も一緒に送れるようにする
契約書によっては、補足資料や利用規約、料金表、説明資料などを一緒に送る必要がある場合があります。
サインタイムの送信時のファイル追加を利用すれば、署名が必要な契約書とあわせて、確認用の資料を追加できます。
必要な資料を毎回個別に送るのではなく、送信時にまとめて案内できるようにしておくことで、渡し忘れや確認漏れを防ぎやすくなります。
テンプレート活用は締結後の管理にもつながる
契約書をテンプレート化しておくと、締結後の契約書管理にも役立ちます。
契約書の種類や入力項目が統一されていれば、後から契約書を検索しやすくなります。サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、契約種別や部署、案件名などをもとに書類を整理できます。
契約書を作る段階で管理しやすい形にしておくことが、締結後の検索性や更新管理のしやすさにもつながります。
まとめ｜契約書テンプレートで作成ミスと属人化を防ぐ
契約書作成を担当者ごとの手作業に任せていると、書式のばらつき、署名欄の設定ミス、古いフォーマットの利用などが起こりやすくなります。
電子契約のテンプレート機能を活用すれば、よく使う契約書の書式や署名欄、入力項目をあらかじめ設定できます。これにより、契約書作成の時間を短縮し、担当者ごとの作業差やミスを減らしやすくなります。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、社内承認ワークフロー、メンバー権限管理、送信時のファイル追加、高度な書類検索など、契約書作成から締結後の管理までを支える機能を備えています。
契約書作成が担当者任せになっている、送信設定のミスを減らしたい、社内で書式を統一したい場合は、まずは利用頻度の高い契約書からテンプレート化を進めてみてはいかがでしょうか。
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