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CRMと電子契約を連携するメリットとは？顧客管理から契約締結までを効率化する方法
営業活動や顧客対応を効率化するために、CRMを導入している企業は少なくありません。CRMを活用することで、顧客情報、商談状況、問い合わせ履歴などを一元管理しやすくなります。
一方で、契約業務だけは別のツールや紙の書類で運用している企業も多くあります。CRM上では商談が進んでいても、契約書の作成、送付、署名、保管が別管理になっていると、情報の転記や確認作業が発生し、業務が分断されやすくなります。
そこで重要になるのが、CRMと電子契約の連携です。CRMと電子契約を組み合わせることで、顧客情報の管理から契約締結、締結後の契約書管理までをスムーズにつなげることができます。
本記事では、CRMと電子契約を連携するメリットや、営業・管理部門で活用する際のポイントについて解説します。
CRMと電子契約を別々に運用することで起こる課題
CRMは顧客情報や営業活動を管理するための重要なシステムです。しかし、契約業務がCRMと分かれている場合、営業担当者や管理部門にさまざまな負担が発生します。
例えば、CRMに登録されている顧客情報を契約書へ手入力したり、契約書の送付後に進捗を別途確認したりする必要があります。また、締結済みの契約書がCRMとは別のフォルダやメールに保管されていると、後から確認する際にも時間がかかります。
CRMと電子契約が分断されている場合、主に次のような課題が発生しやすくなります。
- 顧客情報や契約情報を何度も入力する必要がある
- 契約書の送付状況や締結状況を営業担当者が個別に確認している
- 締結済みの契約書がCRMと別の場所に保管され、探しにくい
- 部門間で契約状況の共有に時間がかかる
- 入力ミスや確認漏れが発生しやすい
こうした課題は、契約件数が増えるほど大きくなります。営業部門、法務部門、管理部門がそれぞれ別々に情報を管理していると、顧客対応のスピードにも影響します。
CRMと電子契約を連携するメリット
CRMと電子契約を連携すると、営業活動から契約締結までの流れをよりスムーズにできます。特に、顧客情報をもとに契約書を作成したり、契約状況をCRM上で確認したりできるようになることで、手作業を減らしやすくなります。
顧客情報の転記ミスを防ぎやすくなる
CRMに登録されている会社名、担当者名、メールアドレス、住所などの情報を契約書作成に活用できれば、同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。
手入力が多い運用では、会社名の表記ゆれやメールアドレスの入力ミスが発生することがあります。CRMと電子契約を連携することで、登録済みの情報をもとに契約書を作成しやすくなり、入力ミスの削減につながります。
サインタイムでは、契約書の作成や送信に関する業務を効率化する機能を備えています。繰り返し利用する契約書は、テンプレートの作成・管理を活用することで、毎回同じ設定を行う手間を減らせます。
契約締結までの進捗を把握しやすくなる
契約書を送付した後、相手が確認したのか、署名が完了したのかを営業担当者が個別に確認している企業も多いのではないでしょうか。
CRMと電子契約を連携すれば、商談や顧客情報と契約状況を結び付けて管理しやすくなります。契約書の送付状況や締結状況を確認しやすくなるため、営業担当者と管理部門の連携もスムーズになります。
例えば、営業担当者がCRM上で商談情報を確認しながら、契約書の締結状況も把握できるようになれば、顧客へのフォローや次のアクションを取りやすくなります。
締結済み契約書を探しやすくなる
契約締結後の書類管理も、CRM連携によって効率化しやすい領域です。
締結済みの契約書が担当者のメールボックスやローカルフォルダに分散していると、後から確認したいときに探す手間がかかります。特に、契約更新や請求確認、監査対応の場面では、必要な契約書をすぐに見つけられる状態にしておくことが重要です。
サインタイムでは、締結済みの契約書をクラウド上で管理できます。また、高度な書類検索を利用することで、契約書を条件に応じて検索しやすくなります。
さらに、契約書の種類や顧客区分、担当部署などに応じて整理したい場合は、書類のタグ管理機能も活用できます。
CRM連携が役立つ業務シーン
CRMと電子契約の連携は、営業部門だけでなく、法務、経理、カスタマーサクセスなど複数の部門で役立ちます。
営業部門での活用
営業部門では、商談が成立した後に契約書を作成し、顧客へ送付する業務が発生します。
CRM上の顧客情報や商談情報をもとに契約書を作成できれば、営業担当者の入力作業を減らすことができます。また、契約書の送付や締結状況を確認しやすくなることで、契約完了までのフォローもスムーズになります。
特に、申込書、利用契約書、業務委託契約書、NDAなど、繰り返し送付する書類が多い企業では、CRMと電子契約をつなげることで業務効率化の効果が出やすくなります。
法務・管理部門での活用
法務部門や管理部門では、契約書の内容確認、承認、保管、更新管理などを行います。
営業担当者が個別に契約書を作成・送付している場合、管理部門が契約状況を把握しづらくなることがあります。CRMと電子契約を連携し、契約書の作成ルールや承認フローを整えることで、契約業務の属人化を防ぎやすくなります。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に社内承認を設定できます。営業担当者が作成した契約書を、上長や法務担当者が確認してから送信する運用にも対応しやすくなります。
カスタマーサクセス・サポート部門での活用
契約締結後も、顧客対応は続きます。契約内容、契約期間、プラン、更新日などの情報を確認しながらサポートを行う場面も多くあります。
CRMと契約書管理が分かれていると、サポート担当者が必要な契約情報を確認するまでに時間がかかることがあります。契約書と顧客情報を連携しやすい状態にしておけば、問い合わせ対応や契約更新の案内もスムーズになります。
契約更新の管理には、サインタイムの契約更新日の自動アラートや契約更新日・ステータス管理（CLM）も活用できます。
Salesforceと電子契約を連携するメリット
CRMの中でも、Salesforceを活用して営業管理を行っている企業は多くあります。Salesforce上で顧客情報や商談情報を管理している場合、電子契約と連携することで、契約業務をさらに効率化できます。
サインタイムでは、Salesforce連携に対応しています。Salesforce上の顧客情報を活用して契約書を送信したり、契約業務の流れを営業活動とつなげたりすることで、商談から契約締結までをスムーズに進めやすくなります。
営業担当者がSalesforceを起点に契約書を送信できれば、システムを行き来する手間を減らせます。また、顧客情報と契約書を紐づけて管理しやすくなるため、締結後の確認や契約管理にも役立ちます。
API連携で自社システムとの接続も可能
CRMだけでなく、自社の基幹システムや顧客管理システム、業務システムと電子契約を連携したい場合もあります。
例えば、申込フォームに入力された情報をもとに契約書を作成したり、契約締結後にステータスを自社システムへ反映したりする運用です。
サインタイムでは、WEB-APIを活用することで、自社システムとの連携にも対応できます。契約書の送信やステータス管理を既存の業務システムと組み合わせることで、より自社の運用に合った電子契約フローを構築しやすくなります。
ただし、API連携を行う場合は、どの情報を連携するのか、どのタイミングで連携するのか、エラー時にどのように対応するのかを事前に整理しておくことが重要です。
CRMと電子契約を連携する前に確認したいポイント
CRMと電子契約の連携を進める際は、いきなり全社展開するのではなく、対象業務を絞って始めることが大切です。
まずは、契約件数が多い書類や、営業担当者の作業負担が大きい書類から見直すと、効果を実感しやすくなります。例えば、申込書、NDA、業務委託契約書、利用契約書などは、CRM連携との相性が良い書類です。
導入前には、次のような点を整理しておくとスムーズです。
- CRM上のどの情報を契約書に反映するのか
- 契約書の送信者や承認者を誰にするのか
- 締結済み契約書をどこで確認・管理するのか
- 契約更新日やステータスをどのように管理するのか
- 連携エラーや差し戻しが発生した場合の対応方法をどうするのか
これらを事前に整理しておくことで、CRM連携後の運用が安定しやすくなります。特に、営業部門だけでなく、法務、経理、管理部門も関わる場合は、部門間で運用ルールを共有しておくことが重要です。
まとめ｜CRMと電子契約の連携で契約業務を効率化しよう
CRMは顧客情報や営業活動を管理するための重要なシステムです。しかし、契約書の作成、送付、署名、保管がCRMと分断されていると、転記作業や確認作業が発生し、業務効率が下がってしまいます。
CRMと電子契約を連携すれば、顧客情報を活用した契約書作成、契約締結状況の確認、締結済み契約書の管理までをスムーズにつなげることができます。
サインタイムでは、Salesforce連携やWEB-API、テンプレート、社内承認ワークフロー、契約書検索、契約更新管理など、CRMと電子契約を組み合わせて活用しやすい機能を備えています。
営業活動から契約締結、契約書管理までを効率化したい企業は、CRMと電子契約の連携を検討してみてはいかがでしょうか。
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