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社内に点在する書類をどう管理する？文書保管を一元化して検索しやすくする方法
社内の書類が、担当者のメール、共有フォルダ、紙のファイル、電子契約サービス、他社サービスのPDFなど、複数の場所に分散していませんか。
契約書や申込書、同意書、請求書、発注書などの書類は、作成・受領したときだけでなく、後から確認する場面が多くあります。取引先との確認、社内監査、契約更新、問い合わせ対応、担当者変更時の引き継ぎなど、必要なときにすぐ探せる状態にしておくことが重要です。
しかし、書類の保管場所やファイル名のルールが統一されていないと、必要な書類を探すだけで時間がかかります。担当者しか保存場所を知らない場合、異動や退職によって書類の所在が分からなくなることもあります。
本記事では、社内に点在する書類の管理で起こりやすい課題と、文書保管を一元化して検索しやすくする方法について解説します。
社内書類が点在しやすい理由
社内の書類が分散しやすい理由は、書類の発生経路が複数あるためです。
自社で作成した書類もあれば、取引先からメールで届くPDF、紙で受け取った書類、他サービスで締結・受領した書類もあります。さらに、担当者ごとに保存先が異なると、同じ種類の書類でも管理場所がばらつきやすくなります。
社内書類が点在する例としては、次のようなケースがあります。
- 取引先から届いたPDFが担当者のメールに残っている
- 紙で受け取った書類が部署ごとのキャビネットに保管されている
- スキャンした書類が共有フォルダに保存されている
- 電子契約サービス内に締結済み契約書がある
- 他社サービスで受信した書類を個別にダウンロードしている
- 担当者のPCや個人クラウドに一部の書類が残っている
このような状態では、書類自体は存在していても、組織として管理できているとは言えません。必要な書類を探すたびに、複数の場所を確認しなければならなくなります。
書類の保管場所が分散すると起こる課題
必要な書類をすぐに探せない
書類の保管場所が複数に分かれていると、必要な書類を探すだけで時間がかかります。
「この書類はメールで届いたのか」「共有フォルダにあるのか」「紙で保管されているのか」「電子契約サービス内にあるのか」を確認する必要があり、探す場所が増えるほど業務効率は下がります。
特に、契約書や取引書類は、後から確認する機会が多い書類です。必要なときにすぐ見つけられないと、取引先対応や社内確認にも影響します。
担当者変更時に引き継ぎにくい
書類の管理が担当者ごとのメールや個人フォルダに依存していると、異動や退職時の引き継ぎが難しくなります。
後任者が必要な書類を探せず、過去の取引内容や契約状況を確認するのに時間がかかることがあります。また、更新確認が必要な書類や、対応中の書類が引き継がれないまま残ってしまうリスクもあります。
文書保管では、担当者個人ではなく、組織として確認できる場所に書類を集約することが大切です。
最新版や正式版が分かりにくくなる
共有フォルダに「最終版」「修正版」「確認済み」などのファイルが複数並んでいると、どれが正式な書類なのか判断しにくくなることがあります。
書類の作成途中のファイルと、締結済み・確認済みの正式な書類が混在していると、誤ったファイルを参照してしまう可能性もあります。
書類管理では、保存場所だけでなく、ファイル名やステータスのルールも整える必要があります。
文書保管を一元化するメリット
社内に点在する書類を一元管理すると、書類を探す場所を減らせます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。自社で締結した電子契約だけでなく、紙から電子化した書類や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
文書保管を一元化することで、紙・PDF・電子契約サービスなど、書類の発生経路にかかわらず、同じ場所で確認しやすくなります。
検索しやすい管理項目を整える
書類を一元管理しても、必要な書類を検索できなければ、実務では使いにくい状態が残ります。
書類を後から探しやすくするには、取引先名、書類名、書類種別、締結日、担当部署、契約期間など、検索に使う情報を整理しておくことが重要です。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。また、書類のタグ管理機能を使えば、「契約書」「請求書」「申込書」「人事」「更新確認」「重要書類」など、自社の運用に合わせて分類できます。
検索しやすい状態を作っておくことで、担当者が変わっても必要な書類を確認しやすくなります。
AI読み取りで入力作業を減らす
書類を管理しやすくするには、取引先名、日付、金額などの情報を登録しておくことが重要です。
しかし、これらをすべて手入力していると、担当者の負担が大きくなります。入力漏れや入力ミスがあると、検索結果に出てこなかったり、管理情報が正しく活用できなかったりする可能性があります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。
手入力の負担を減らしながら、検索や管理に必要な情報を整えられる点がメリットです。
閲覧・操作権限も整理する
書類を一元管理する際は、誰がどの書類を閲覧・操作できるのかも整理しておく必要があります。
契約書や取引書類には、取引条件、金額、個人情報、秘密情報などが含まれる場合があります。すべての書類を全員が閲覧できる状態にすると、情報管理の面でリスクが残ります。
サインタイムのメンバー権限管理を活用すれば、ユーザーごとの操作範囲を管理できます。また、部署や拠点ごとに管理範囲を分けたい場合は、複数グループも活用できます。
必要な人が必要な書類を確認できる状態を保ちながら、不要な閲覧や誤操作を防ぐことが大切です。
文書管理を見直すときの進め方
社内の書類管理を見直す際は、すべての書類を一度に整理しようとすると負担が大きくなります。
まずは、確認頻度が高い書類や、保管場所が分散している書類から始めると進めやすくなります。
文書管理を見直す際は、次のような流れで整理するとよいでしょう。
- 現在の書類の保管場所を洗い出す
- 紙・PDF・電子契約・他サービス受信分に分類する
- 優先的に一元管理する書類を決める
- ファイル名やタグのルールを決める
- 検索に必要な管理項目を整理する
- 閲覧・操作権限を見直す
- 定期的に管理ルールを更新する
最初から完璧な文書管理を目指す必要はありません。まずは「どこに保存されているか分からない書類を減らす」「担当者しか探せない状態をなくす」といった現実的なところから始めることが大切です。
まとめ｜書類保管は一元管理と検索性が重要
社内に点在する書類をそのままにしていると、必要な書類を探すのに時間がかかり、担当者変更時の引き継ぎや社内確認にも影響します。
文書保管では、紙、PDF、電子契約、他サービスで受信した書類をできるだけ一元管理し、検索しやすい状態に整えることが重要です。あわせて、タグ管理、AIによる取引情報入力、閲覧権限の整理を行うことで、書類を保管するだけでなく、必要なときに活用できる状態にできます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理、AIによる取引情報自動入力、メンバー権限管理など、社内の文書保管・管理を支える機能を備えています。
社内の書類がメールや共有フォルダ、紙のファイルに分散している場合は、まずは重要な書類から一元管理を始めてみてはいかがでしょうか。
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