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電子契約を取引先に案内するには？スムーズに切り替える説明方法
電子契約を導入する際、自社内の準備と同じくらい重要なのが、取引先への案内です。
紙の契約書から電子契約へ切り替える場合、取引先によっては「電子契約で問題ないのか」「どのように署名すればよいのか」「印刷や押印は必要なのか」と不安に感じることがあります。
案内が不十分なまま署名依頼を送ると、相手方が手続きを進められず、契約締結が遅れてしまうこともあります。電子契約をスムーズに進めるには、取引先に対して、電子契約の流れや署名方法を分かりやすく伝えることが大切です。
本記事では、電子契約を取引先に案内する際のポイントと、紙契約からスムーズに切り替えるための説明方法について解説します。
取引先への案内が必要な理由
電子契約に対応している企業は増えていますが、すべての取引先が電子契約に慣れているとは限りません。
特に、紙契約が中心だった企業、個人事業主、店舗、現場担当者、一般顧客に近い相手などに署名を依頼する場合は、事前に流れを説明しておくと安心です。
取引先が電子契約に不安を感じやすい理由には、次のようなものがあります。
- 電子契約で締結して問題ないのか分からない
- 署名依頼メールが届いた後の操作が分からない
- アカウント登録が必要だと思っている
- 印刷や押印が必要だと思っている
- パソコンがないと署名できないと思っている
- 署名後の契約書をどこで確認できるか分からない
こうした疑問に事前に答えておくことで、取引先も安心して電子契約に対応しやすくなります。
取引先に伝えておきたい基本内容
取引先に電子契約を案内するときは、専門的な説明よりも、相手方が実際に何をすればよいのかを分かりやすく伝えることが重要です。
案内文では、次のような内容を含めるとスムーズです。
- 契約書を電子契約で送付すること
- 署名依頼メールまたはSMSが届くこと
- リンクから契約書を確認できること
- 内容確認後、オンラインで署名できること
- 印刷・押印・郵送は不要であること
- 署名完了後に契約書を確認できること
電子契約の仕組みを細かく説明しすぎると、かえって分かりにくくなる場合があります。取引先には、「届いたリンクから契約書を確認し、画面上で署名できる」という流れを簡潔に伝えるとよいでしょう。
取引先向けの案内文を用意しておく
電子契約を継続的に利用する場合は、取引先向けの案内文をあらかじめ用意しておくと便利です。
毎回担当者が説明文を考えるのではなく、標準的な案内文を準備しておくことで、説明のばらつきを防げます。取引先の担当者が社内で共有しやすいように、簡潔で丁寧な文章にしておくことも大切です。
例えば、次のような案内文を用意しておくと使いやすいです。
「今後の契約書につきましては、電子契約サービスを利用してお送りいたします。署名依頼メールに記載されたリンクから契約書をご確認いただき、内容に問題がなければ画面上でご署名ください。印刷・押印・郵送は不要です。署名完了後は、締結済みの契約書を電子データとしてご確認いただけます。」
このように、相手が行う作業を具体的に伝えることで、電子契約への切り替えを進めやすくなります。
署名方法を分かりやすく案内する
電子契約の署名依頼は、メールで送るケースが一般的です。取引先には、署名依頼メールが届いたらリンクを開き、契約書の内容を確認して署名する流れを案内します。
ただし、相手によっては、メールをあまり確認しない場合や、業務用メールアドレスを持っていない場合もあります。そのような場合は、署名依頼方法を使い分けることが重要です。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼を送信できます。署名者はスマートフォンから契約書を確認し、そのまま署名できます。
個人顧客、現場担当者、保護者、来店者など、メールよりスマートフォンのSMSの方が確認されやすい相手には、SMS署名依頼を活用するとスムーズです。
取引先が迷いやすいポイントを事前に補足する
電子契約を初めて利用する取引先は、署名画面に進む前に不安を感じることがあります。
例えば、「このメールは本当に契約書の案内なのか」「登録しないと署名できないのか」「スマートフォンで署名してよいのか」といった点です。
そのため、署名依頼を送る前後で、よくある疑問を簡単に補足しておくと安心です。
取引先への補足としては、次のような内容が考えられます。
- 署名依頼は電子契約サービスから届くこと
- メールまたはSMS内のリンクから確認できること
- 印刷や押印、郵送は不要であること
- パソコンやスマートフォンから署名できること
- 署名完了後に締結済み書類を確認できること
取引先の不安を減らすことで、署名依頼後の問い合わせや差し戻しを減らしやすくなります。
よく使う契約書はテンプレート化する
取引先への案内とあわせて、自社側の送信作業も標準化しておくことが重要です。
毎回同じ契約書をアップロードし、署名欄や入力欄を手作業で設定していると、作業時間がかかるだけでなく、設定ミスも起こりやすくなります。取引先への案内がスムーズでも、自社側の送信設定にミスがあると、再送や確認作業が発生してしまいます。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書や申込書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
NDA、業務委託契約書、申込書、同意書など、繰り返し送る書類をテンプレート化しておけば、担当者ごとの設定ミスを防ぎやすくなります。取引先へ電子契約を案内する前に、自社側の送信フローも整えておくと安心です。
社内承認フローもあわせて整える
取引先へ電子契約を送る前には、社内で上長や法務、経理などの確認が必要になる場合があります。
電子契約に切り替える際、取引先への案内ばかりに意識が向きがちですが、送信前の社内承認フローも重要です。承認ルールが曖昧なままだと、確認漏れや差し戻しが発生し、結果として取引先への送付が遅れてしまうことがあります。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に社内の承認者を設定できます。
取引先へ送る前に必要な確認を済ませることで、安心して署名依頼を進めやすくなります。
締結後の契約書管理も忘れずに行う
電子契約では、署名が完了した後の契約書を電子データとして確認できます。
取引先に対しては、署名完了後に締結済み契約書を確認できることを伝えておくと安心です。自社側でも、締結済み契約書を後から探しやすい状態で保管しておく必要があります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、契約種別、担当部署などをもとに契約書を整理できます。
また、紙で締結した契約書や、取引先から他サービスで受信した契約書PDFがある場合は、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、契約書全体をまとめて管理しやすくなります。
電子契約への切り替えを進めるときのポイント
電子契約への切り替えは、一度にすべての取引先へ適用しようとすると、案内や問い合わせ対応が増える場合があります。
まずは、電子契約に切り替えやすい書類や、やり取りの多い取引先から始めるとよいでしょう。利用頻度が高い契約書をテンプレート化し、取引先向けの案内文を用意しておけば、スムーズに運用を広げやすくなります。
進め方の例は次の通りです。
- 電子契約に切り替える書類を決める
- 取引先向けの案内文を用意する
- よく使う契約書をテンプレート化する
- 署名依頼方法をメール・SMSで使い分ける
- 送信前の社内承認フローを決める
- 締結後の契約書保管ルールを整える
- 取引先からの質問をもとに案内文を改善する
最初から完璧な運用を作る必要はありません。実際のやり取りの中で、取引先が迷いやすいポイントを確認しながら、案内文や運用ルールを見直していくことが大切です。
まとめ｜取引先には電子契約の流れを分かりやすく伝えよう
電子契約をスムーズに進めるには、自社内の運用だけでなく、取引先への案内も重要です。
取引先が迷わず署名できるように、電子契約で送付すること、署名依頼メールやSMSが届くこと、オンラインで署名できること、印刷・押印・郵送が不要であることを分かりやすく伝えましょう。
また、取引先への案内とあわせて、自社側のテンプレート、社内承認、締結後の保管・検索ルールも整えておくことが大切です。
サインタイムでは、SMSで署名依頼、テンプレートの作成・管理、社内承認ワークフロー、高度な書類検索、タグ管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、電子契約への切り替えを支える機能を備えています。
電子契約を取引先へ案内する際は、まずは分かりやすい案内文を用意し、署名方法や締結後の確認方法を伝えることから始めてみてはいかがでしょうか。
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