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電子契約が社内で定着しない理由とは？現場に使ってもらうための運用ポイント
電子契約を導入したものの、社内でなかなか定着しないと感じていませんか。
一部の担当者だけが使っている、部署によって使い方が違う、紙の契約書が残っているなど、電子契約を導入しても現場で十分に活用されないケースがあります。
電子契約は、システムを導入するだけで自動的に定着するものではありません。現場の担当者が迷わず使えるように、対象書類、操作手順、社内ルール、問い合わせ先を整えておくことが重要です。
本記事では、電子契約が社内で定着しない理由と、現場に使ってもらうための運用ポイントを解説します。
電子契約が社内で定着しない理由
電子契約が社内で定着しない理由は、操作が難しいからとは限りません。
多くの場合、どの書類で使えばよいのか、誰が送信してよいのか、紙と電子契約をどう使い分けるのかが曖昧なままになっています。その結果、担当者が不安を感じ、これまで通り紙で進めてしまうことがあります。
電子契約が定着しにくい理由として、以下が挙げられます。
- どの契約書を電子化するのか決まっていない。
- 紙と電子契約の使い分けが曖昧になっている。
- 操作方法を知っている担当者が限られている。
- 送信前の確認ルールが決まっていない。
- 取引先への説明方法が担当者任せになっている。
- 締結済み契約書の保管場所が統一されていない。
- 困ったときの社内問い合わせ先が分からない。
電子契約を定着させるには、単に「使ってください」と伝えるだけでなく、現場が使いやすい状態を作る必要があります。
紙の運用が残り続ける原因
電子契約を導入しても、紙の契約書が残り続けることがあります。
紙の方が慣れている、取引先に説明するのが不安、社内確認の流れが変わるのが面倒など、理由はさまざまです。特に、これまで紙と押印で長く運用してきた企業では、現場担当者が新しい運用に慎重になることがあります。
紙の運用が残りやすい場面として、以下が挙げられます。
- 取引先から紙での締結を希望される場合。
- 社内で電子契約の対象書類が決まっていない場合。
- 署名依頼の送信方法に不安がある場合。
- 契約書の保管方法が変わることに抵抗がある場合。
- 上長や他部署への確認方法が整理されていない場合。
紙を完全になくすことだけを目的にするのではなく、まずは電子契約に向いている書類から切り替え、現場で成功体験を作ることが定着につながります。
現場に使ってもらうためのルール作り
電子契約を社内で定着させるには、現場担当者が迷わないルールを作ることが大切です。
特に、どの書類を電子契約で送るのか、誰が送信するのか、送信前に何を確認するのかを決めておくと、担当者が安心して利用しやすくなります。
社内ルールとして整理したい項目として、以下が挙げられます。
- 電子契約の対象書類
- 利用する部署
- 書類の作成担当者
- 送信前の確認者
- 署名者情報の確認方法
- 取引先への案内文
- 締結済み書類の保管場所
- 問い合わせ先や管理担当者
ルールを細かくしすぎると、かえって使いにくくなることがあります。最初は、よく使う契約書や申込書に絞り、シンプルなルールから始めると定着しやすくなります。
テンプレート化で担当者の負担を減らす
電子契約が定着しない原因のひとつに、毎回の設定作業が面倒に感じられることがあります。
契約書をアップロードし、署名欄や入力欄を設定し、署名者情報を入力する作業を毎回行うと、担当者によって設定方法にばらつきが出ることもあります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う契約書に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
NDA、業務委託契約書、申込書、同意書など、繰り返し使う書類をテンプレート化しておくことで、担当者の設定作業を減らし、電子契約を使いやすくできます。
テンプレート化は、電子契約を一部の詳しい担当者だけでなく、複数の担当者が同じ品質で使えるようにするためにも有効です。
社内説明と問い合わせ先を用意する
電子契約を定着させるには、社内への説明も重要です。
現場担当者は、「どの契約書に使えるのか」「取引先にどう説明すればよいのか」「エラーが出たら誰に聞けばよいのか」といった不安を持つことがあります。
社内展開時に用意しておきたいものとして、以下が挙げられます。
- 電子契約の利用ルール
- 対象書類の一覧
- 基本的な操作手順
- 取引先への案内文
- よくある質問
- 社内の問い合わせ先
すべてを完璧に作り込む必要はありません。まずは、現場からよく出る質問に答えられる資料や窓口を用意しておくことで、利用時の不安を減らしやすくなります。
締結済み契約書を探しやすくしておく
電子契約が社内で定着するかどうかは、送信時だけでなく、締結後の使いやすさにも関係します。
締結済み契約書を後から探しにくい状態だと、現場担当者は「紙のファイルの方が分かりやすい」と感じてしまうことがあります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、取引先名、書類種別、締結日、担当部署などから契約書を探しやすくなります。
電子契約を定着させるには、送信しやすさだけでなく、締結後に確認しやすい状態を作ることも大切です。
まとめ｜電子契約の定着には現場が迷わない運用が必要
電子契約を導入しても、対象書類や社内ルールが曖昧なままでは、現場で使われにくくなります。
社内で定着させるには、電子契約で扱う書類、送信前の確認、取引先への案内、締結済み契約書の保管方法を整理し、現場担当者が迷わず使える状態を作ることが重要です。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、高度な書類検索、タグ管理など、電子契約を社内で運用しやすくする機能を備えています。
電子契約を導入したものの紙の運用が残っている場合や、一部の担当者しか使っていない場合は、現場に定着させるためのルール作りから見直してみてはいかがでしょうか。
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