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電子契約で印刷コストを削減するには？紙契約から移行するメリットと試算方法
契約書を紙で運用していると、印刷代や用紙代だけでなく、製本、郵送、押印、スキャン、保管など、さまざまなコストが発生します。
1件あたりの金額は小さく見えても、契約件数が増えるほど負担は大きくなります。特に、契約書を複数部印刷して郵送している場合や、締結後に紙原本をファイリングして保管している場合は、目に見えにくい作業工数も発生しています。
電子契約を導入すると、契約書の印刷や郵送を減らし、契約締結までの流れをオンラインで完結できます。その結果、印刷費用だけでなく、郵送費、保管コスト、事務作業の削減にもつながります。
本記事では、電子契約によって削減できる印刷コストの内訳や、紙契約から電子契約へ移行する際の試算方法、導入時に確認したいポイントをわかりやすく解説します。
紙の契約書で発生する主なコスト
紙の契約書では、契約書を印刷するための用紙代やトナー代だけでなく、さまざまな関連コストが発生します。
例えば、契約書を作成してから締結・保管するまでには、印刷、製本、押印、封入、郵送、返送、スキャン、ファイリングといった工程があります。これらの工程には、資材費だけでなく担当者の作業時間も含まれます。
紙契約で発生しやすいコストには、次のようなものがあります。
- 用紙代
- トナー・インク代
- 製本テープや封筒などの資材費
- 郵送費・返送費
- 印刷・製本・封入・発送にかかる作業時間
- スキャンやファイリングの作業時間
- 紙原本の保管スペース
- 過去の契約書を探す時間
これらは1件単位では小さく見えるかもしれません。しかし、毎月数十件、数百件の契約書を扱う企業では、年間で見ると大きな負担になります。
電子契約で削減できるコスト
電子契約を導入すると、紙の契約書で発生していた工程の多くをオンライン化できます。
契約書を印刷して押印し、郵送して返送を待つ必要がなくなるため、直接的な印刷費用だけでなく、契約締結までにかかる時間や作業工数も削減しやすくなります。
印刷・用紙・トナー代を削減できる
電子契約では、契約書をPDFなどの電子ファイルとして送信し、オンライン上で署名を行います。
そのため、契約書を印刷するための用紙代やトナー代を削減できます。特に、契約書を2部印刷して双方で保管している場合や、社内確認用に複数部コピーしている場合は、電子化による削減効果を感じやすいでしょう。
また、契約書の修正が発生した場合でも、紙のように印刷し直す必要がありません。最新版のファイルをもとに送信できるため、差し替えや再印刷の手間も減らせます。
製本・封入・郵送作業を減らせる
紙の契約書では、印刷後に製本し、押印し、封筒に入れて郵送する作業が発生します。契約書が返送された後には、内容確認やスキャン、ファイリングも必要になります。
電子契約を活用すれば、契約書の送信から署名、締結済み書類の保管までオンラインで完結できます。製本テープや封筒、切手などの資材費を削減できるだけでなく、担当者の作業時間も減らせます。
サインタイムでは、契約書の作成・送信・署名・保管までをオンラインで管理できます。よく使う契約書はテンプレートの作成・管理を活用することで、毎回の書類作成や送信設定の手間も減らせます。
保管スペースを削減できる
紙の契約書は、締結後も一定期間保管する必要があります。契約件数が増えるほど、ファイル、キャビネット、保管箱、倉庫などのスペースが必要になります。
電子契約では、締結済みの契約書をクラウド上で管理できます。紙原本を保管するスペースを削減できるだけでなく、必要な契約書を探す時間も短縮しやすくなります。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理にも対応しています。電子契約で締結した書類だけでなく、過去の紙契約や他サービスから受け取ったPDFもまとめて管理できます。
印刷コストを試算する方法
電子契約の導入効果を考える際は、まず現在の紙契約にどれくらいのコストがかかっているかを把握することが重要です。
単純に「紙代」だけを見るのではなく、印刷から保管までの一連の工程を含めて考えると、削減効果をより正確に把握できます。
1契約あたりの印刷枚数を確認する
まずは、1契約あたり何枚の紙を印刷しているかを確認します。
契約書本体だけでなく、添付資料、社内確認用のコピー、取引先控え、自社控えなども含めると、思った以上に枚数が多くなることがあります。
例えば、契約書本体が10ページで、2部印刷している場合は、それだけで20枚です。さらに社内確認用や添付資料がある場合は、1契約あたりの印刷枚数はさらに増えます。
まずは、よく扱う契約書について以下のような項目を整理すると試算しやすくなります。
- 契約書本体のページ数
- 添付資料のページ数
- 印刷する部数
- 社内確認用コピーの有無
- 月間・年間の契約件数
この情報を整理することで、年間でどれくらいの紙を使っているかが見えやすくなります。
1件あたりの作業時間も確認する
紙契約では、印刷費用だけでなく、担当者の作業時間も大きなコストになります。
契約書の印刷、製本、押印依頼、封入、発送、返送確認、スキャン、ファイリングなど、1件ごとの作業時間を確認してみましょう。
例えば、1件あたり15分の事務作業が発生している場合、月100件であれば月25時間の作業時間になります。年間では300時間となり、担当者の大きな負担になります。
電子契約を導入すると、こうした作業の多くを削減できます。コスト削減効果を説明する際は、印刷費用だけでなく、作業時間の削減もあわせて考えることが重要です。
郵送費や保管費も含めて考える
紙の契約書では、郵送費や保管費も無視できません。
契約書を郵送する場合、封筒、切手、レターパック、書留などの費用が発生します。また、返送用封筒を同封している場合は、往復分の費用がかかります。
締結後の保管についても、ファイルやバインダー、キャビネット、倉庫などの費用が発生する場合があります。契約件数が多い企業では、保管スペースの確保や書類整理にも継続的な負担がかかります。
印刷コストを試算する際は、次のような費用も含めて考えると、紙契約の実態を把握しやすくなります。
- 郵送費
- 返送用封筒や切手代
- 製本テープや封筒などの資材費
- ファイルやバインダーの購入費
- 保管スペースや倉庫の費用
- 書類を探すための作業時間
こうしたコストを可視化することで、電子契約導入による効果を社内で説明しやすくなります。
電子契約で印刷コスト以外にも削減できるもの
電子契約の効果は、印刷費用の削減だけではありません。
契約書をオンラインで送信・署名できるようになることで、契約締結までの時間短縮や、進捗確認の効率化にもつながります。
契約締結までの時間を短縮できる
紙の契約書では、印刷、押印、郵送、返送という流れが必要です。取引先の確認や返送に時間がかかると、契約締結まで数日から数週間かかることもあります。
電子契約では、契約書をオンラインで送信し、相手方がパソコンやスマートフォンから署名できます。郵送の待ち時間がなくなるため、契約締結までのリードタイムを短縮しやすくなります。
また、署名状況を確認しやすくなるため、「相手先に届いているか」「署名が完了しているか」を個別にメールや電話で確認する手間も減らせます。
書類の検索時間を削減できる
紙の契約書では、過去の契約書を確認するためにファイルや保管箱を探す必要があります。契約件数が増えるほど、必要な契約書を探す時間も増えていきます。
電子契約では、締結済み書類をクラウド上で管理できます。サインタイムの高度な書類検索を利用すれば、取引先名や契約情報をもとに書類を探しやすくなります。
さらに、書類のタグ管理機能を活用すれば、部署、契約種別、案件名など、自社の運用に合わせて書類を整理できます。
書類を保管するだけでなく、必要なときにすぐ見つけられる状態にすることが、契約管理の効率化につながります。
契約更新管理にもつなげられる
契約書を電子化して一元管理できるようになると、契約更新日や契約ステータスの管理にもつなげやすくなります。
紙の契約書では、契約終了日や自動更新の有無を確認するために、書類を開いて内容を確認する必要があります。更新日を担当者のカレンダーや表計算ソフトだけで管理していると、更新漏れが発生する可能性もあります。
サインタイムでは、契約更新日の自動アラートや契約更新日・ステータス管理（CLM）を活用できます。契約締結後の管理まで見据えることで、紙契約からの移行効果をさらに高められます。
電子契約に移行する際の進め方
電子契約を導入する際は、すべての契約書を一度に電子化しようとすると、社内調整や取引先対応の負担が大きくなることがあります。
まずは、電子化しやすい書類から始め、段階的に対象範囲を広げるのがおすすめです。
よく使う契約書から始める
最初は、契約件数が多く、書式がある程度決まっている契約書から電子化すると効果を感じやすくなります。
例えば、以下のような書類は電子契約への移行と相性が良いです。
- NDA・秘密保持契約書
- 業務委託契約書
- 雇用契約書
- 申込書
- 同意書
- 注文書・発注書
- 契約更新書類
これらの書類は、繰り返し利用されることが多く、印刷・郵送・保管の負担も発生しやすい書類です。まずは1種類の書類から電子化し、運用に慣れてから対象を広げるとスムーズです。
テンプレート化して作成ミスを防ぐ
電子契約に移行する際は、よく使う書類をテンプレート化しておくと便利です。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、署名欄や入力項目をあらかじめ設定できます。毎回同じ設定を繰り返す必要がなくなるため、送信時のミスを防ぎやすくなります。
特に、複数の担当者が同じ書類を送信する場合は、テンプレートを使うことで運用ルールを統一しやすくなります。
社内承認フローを整える
紙の契約書では、契約書を印刷して回覧し、上長や法務担当者の承認を得てから押印・郵送している企業もあります。
電子契約へ移行する場合も、社内確認や承認の流れを整理しておくことが重要です。
サインタイムの社内承認ワークフローを活用すれば、契約書を送信する前に承認者を設定できます。紙の回覧をオンライン化することで、確認漏れや承認待ちの状況も把握しやすくなります。
電子契約の導入効果を社内で説明するポイント
電子契約を導入するには、現場担当者だけでなく、上長や経営層、法務・経理・情報システム部門などへの説明が必要になる場合があります。
その際は、単に「紙を減らせます」と伝えるだけでなく、コスト削減と業務効率化の両面から説明すると納得を得やすくなります。
印刷・郵送費の削減を数字で示す
まずは、現在の契約件数と1件あたりの印刷枚数、郵送費、作業時間をもとに、年間コストを試算してみましょう。
例えば、月に何件の契約書を郵送しているのか、1件あたり何部印刷しているのか、郵送にいくらかかっているのかを整理するだけでも、削減できる可能性が見えてきます。
正確な金額を出すことが難しい場合でも、現在の運用を棚卸しすることで、紙契約にどのような負担があるかを説明しやすくなります。
業務時間の削減も効果として伝える
電子契約の効果は、印刷費用や郵送費だけではありません。契約書の印刷、製本、封入、発送、返送確認、スキャン、保管といった作業時間を削減できる点も大きなメリットです。
担当者が紙の処理に使っていた時間を減らせれば、契約内容の確認、顧客対応、契約更新管理など、より重要な業務に時間を使えるようになります。
社内説明では、費用削減だけでなく、作業負担の軽減や契約締結スピードの向上もあわせて伝えるとよいでしょう。
取引先の負担軽減も説明する
紙の契約書では、取引先にも印刷、押印、返送の手間が発生します。
電子契約を導入すれば、取引先はパソコンやスマートフォンから契約書を確認し、オンラインで署名できます。郵送の手間が減るため、相手方にとっても負担軽減につながります。
電子契約の導入効果を説明する際は、自社だけでなく取引先の利便性向上も含めて伝えると、導入の意義が伝わりやすくなります。
紙が残る契約書への対応も考えておく
電子契約を導入しても、すべての契約書がすぐに電子化できるとは限りません。
取引先の都合や社内規程、業務上の理由によって、一部の契約書は紙で運用が残ることもあります。そのため、電子契約と紙契約が混在する期間を想定しておくことが大切です。
サインタイムでは、電子契約で締結した書類だけでなく、紙書類や他サービスから受信した書類もまとめて管理できます。紙契約をスキャンして一元管理することで、契約書の保管場所を整理し、検索しやすい状態にできます。
紙契約を完全になくすことだけを目的にするのではなく、紙と電子が混在する状態でも管理しやすい仕組みを整えることが重要です。
まとめ｜電子契約は印刷コストだけでなく契約業務全体の削減につながる
電子契約を導入すると、契約書の印刷代や用紙代、トナー代、郵送費などを削減できます。また、製本、封入、返送確認、スキャン、保管といった作業時間も減らせるため、契約業務全体の効率化につながります。
印刷コストを正しく把握するには、1契約あたりの印刷枚数、郵送費、作業時間、保管コストなどを整理することが大切です。単に紙代だけを見るのではなく、契約書が締結・保管されるまでの一連の工程を含めて考えることで、電子契約の効果をより具体的に説明できます。
サインタイムでは、テンプレート、社内承認ワークフロー、高度な書類検索、タグ管理、契約更新管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、紙契約から電子契約への移行を支える機能を備えています。
印刷コストや紙書類の管理負担に課題を感じている場合は、まずは契約件数の多い書類から電子契約への移行を検討してみてはいかがでしょうか。
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