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電子契約の未対応を減らすには？署名依頼のリマインド・確認業務を効率化する方法
電子契約を送ったのに、なかなか署名してもらえないことはありませんか。
電子契約は、紙の郵送や返送に比べてスピーディーに手続きを進めやすい方法です。一方で、署名依頼メールを送っても、相手が見落としていたり、後回しにしていたりすると、契約手続きが進みません。
担当者が個別にメールや電話で確認している場合、未対応者の確認やリマインドに時間がかかります。件数が増えるほど、どの書類が未対応なのか、誰に再案内が必要なのかを把握する負担も大きくなります。
本記事では、電子契約の未対応を減らすために、署名依頼の送信方法やリマインド、確認業務を効率化するポイントを解説します。
電子契約を送ったのに署名されない理由
電子契約が未対応のままになる理由は、必ずしも相手が対応を拒んでいるからではありません。
署名依頼メールを見落としていたり、迷惑メールに入っていたり、後で対応しようとして忘れてしまったりするケースもあります。書類の内容を確認する時間が取れず、対応が遅れることもあります。
電子契約が未対応になりやすい理由としては、以下が挙げられます。
- 署名依頼メールを見落としている。
- メールが迷惑メールフォルダに入っている。
- 書類確認を後回しにしている。
- 署名依頼の件名や案内文が分かりにくい。
- 署名期限や対応依頼が伝わっていない。
- メールよりSMSの方が確認しやすい相手だった。
未対応を減らすには、署名依頼を送った後の確認だけでなく、送る前の案内方法も見直すことが大切です。
未対応の署名依頼を放置すると起こる問題
電子契約の未対応が続くと、契約手続きや社内業務に影響します。
たとえば、契約開始日までに署名が完了しない、申込手続きが進まない、担当者が何度も確認連絡をする必要がある、といった状況です。
未対応の署名依頼を放置すると、以下のような問題が起こりやすくなります。
- 契約締結や申込手続きが遅れる。
- 担当者が個別に確認連絡をする必要がある。
- どの書類が未対応なのか確認に時間がかかる。
- 期限直前に対応が集中する。
- 社内の後続業務が進めにくくなる。
電子契約を効率的に運用するには、送信後のステータス確認とリマインドのルールを決めておくことが重要です。
署名依頼前に確認したい送信内容
未対応を減らすには、署名依頼を送る前の準備も大切です。
相手が「何の書類か」「いつまでに対応すればよいか」「どのように署名すればよいか」を理解しやすい状態にしておくことで、対応漏れを減らしやすくなります。
署名依頼前に確認したい項目としては、以下が挙げられます。
- 署名者のメールアドレスや電話番号に誤りがないか。
- 書類名が分かりやすいか。
- 署名依頼の案内文が具体的か。
- 対応期限を伝えているか。
- 署名者が確認すべきポイントを明記しているか。
- 事前に署名依頼を送ることを案内しているか。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。送信時の設定漏れを減らすことで、再送や差し戻しの手間も防ぎやすくなります。
メールだけで届きにくい場合はSMS送信を活用する
相手によっては、メールよりもSMSの方が確認しやすい場合があります。
特に、個人のお客様、スマートフォン中心で連絡を確認する方、メールを日常的に使わない方には、SMSで署名依頼を送ることで気づいてもらいやすくなることがあります。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、電話番号宛に署名依頼を送ることができます。
メールでの署名依頼が見落とされやすい場合は、SMS送信も選択肢に入れることで、署名依頼の確認率を高めやすくなります。
署名状況を確認し、リマインドのタイミングを決める
未対応を減らすには、署名依頼を送った後の確認タイミングも重要です。
担当者が思いついたタイミングで個別に連絡するのではなく、「送信から何日後に確認する」「期限前日に再案内する」など、リマインドのルールを決めておくと運用しやすくなります。
リマインド運用で決めておきたい項目としては、以下が挙げられます。
- 送信後、何日経ったら確認するか。
- 期限前に再案内するか。
- メールとSMSのどちらで再案内するか。
- 未対応者への連絡担当を誰にするか。
- 期限を過ぎた場合の対応方法を決める。
リマインドのタイミングを決めておくことで、担当者ごとの対応差を減らしやすくなります。
未対応を減らすための運用ルール
電子契約の未対応を減らすには、ツールの利用だけでなく、社内の運用ルールも大切です。
署名依頼を送る担当者が複数いる場合、案内文や対応期限、リマインドのタイミングがバラバラだと、相手に伝わる内容にも差が出ます。
未対応を減らすために整理したい運用ルールとしては、以下が挙げられます。
- 署名依頼の案内文を統一する。
- 署名期限の設定ルールを決める。
- 送信前のチェック項目を用意する。
- SMS送信を使うケースを決める。
- リマインドのタイミングを決める。
- 未対応が続く場合の対応フローを決める。
署名依頼後の確認業務を属人化させないことで、電子契約の運用を安定させやすくなります。
まとめ｜電子契約の未対応は送信方法と確認フローで減らせる
電子契約を送ったのに署名されない場合、メールの見落とし、案内不足、期限の伝達不足など、さまざまな原因が考えられます。
未対応を減らすには、署名依頼前の案内内容を整え、送信後の確認やリマインドのタイミングを決めておくことが重要です。
サインタイムでは、SMSで署名依頼、テンプレートの作成・管理など、電子契約の送信・回収を効率化する機能を備えています。
電子契約の未対応者への確認やリマインドに時間がかかっている場合は、送信方法と確認フローを見直してみてはいかがでしょうか。
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