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契約書の電子保管ルールを整えるには？保管場所・検索項目・管理方法を解説
電子契約を導入した後、締結済み契約書の保管ルールは整っていますか。
契約書を電子データで保管できるようになっても、保管場所やファイル名、検索項目、タグの付け方が決まっていないと、後から必要な契約書を探すのに時間がかかります。
電子保管は、契約書を保存するだけでなく、必要なときにすぐ見つけられる状態にすることが重要です。そのためには、社内で共通の保管ルールを決めておく必要があります。
本記事では、契約書の電子保管ルールを整えるために、保管場所、検索項目、管理方法をどのように決めるべきかを解説します。
契約書の電子保管ルールが必要な理由
電子契約を使うと、締結済み契約書を電子データとして管理できます。
しかし、担当者ごとに保管方法が異なると、契約書が増えたときに探しにくくなります。契約書名の付け方や管理項目が統一されていない場合も、検索や確認に時間がかかります。
電子保管ルールが必要な理由として、以下が挙げられます。
- 締結済み契約書を探しやすくするため。
- 担当者ごとの管理方法のばらつきを防ぐため。
- 契約書の最新版を確認しやすくするため。
- 契約更新や社内確認に対応しやすくするため。
- 担当者変更時の引き継ぎをしやすくするため。
- 紙の契約書や受信PDFとの管理を整理するため。
契約書の電子保管では、「どこに保存するか」だけでなく、「どの情報で探せるようにするか」まで決めておくことが大切です。
保管場所を統一する
まず決めたいのは、締結済み契約書をどこで保管するかです。
電子契約サービス内、共有フォルダ、社内システム、部署ごとのフォルダなど、保管場所が複数あると、契約書を探すたびに確認先が増えてしまいます。
保管場所を決める際に確認したい項目として、以下が挙げられます。
- 電子契約で締結した書類をどこに保管するか。
- 紙から電子化した契約書をどこに入れるか。
- 取引先から受け取ったPDFをどう管理するか。
- 部署ごとに保管場所を分けるか。
- 全社で共通の保管場所を使うか。
- 担当者変更時に確認しやすい場所か。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、電子契約で締結した書類だけでなく、紙から電子化した書類や他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
保管場所を統一することで、「どこにあるか分からない」という状態を減らしやすくなります。
検索項目を決める
契約書を電子保管する際は、後からどの情報で探すのかを考えておくことが重要です。
契約書名だけで管理していると、表記ゆれや略称の違いによって検索しづらくなることがあります。取引先名、契約日、契約種別、担当部署など、検索に使う項目をあらかじめ決めておきましょう。
契約書の検索項目として使いやすい情報には、以下が挙げられます。
- 取引先名
- 契約書名
- 契約種別
- 締結日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 担当部署
- 担当者名
- 管理番号
- 契約ステータス
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な契約書を探しやすくなります。
検索項目を整えておくことで、契約更新時や問い合わせ対応時にも、必要な契約書をすぐに確認しやすくなります。
タグの付け方を統一する
契約書の電子保管では、タグ管理も有効です。
タグを使うことで、契約書を契約種別、部署、状態、用途などで分類しやすくなります。ただし、担当者ごとに自由にタグを付けると、同じ意味のタグが複数できてしまい、管理が複雑になることがあります。
タグの例としては、以下が挙げられます。
- 取引基本契約
- 業務委託契約
- NDA
- 雇用契約
- 更新確認
- 自動更新
- 解約通知期限あり
- 紙から電子化
- 他サービス受信
- 確認済み
サインタイムの書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて契約書を分類できます。
タグを使う際は、あらかじめ使用するタグを決め、社内で共通ルールとして運用することが大切です。
AI読み取りで管理情報の入力を補助する
契約書の電子保管ルールを整える際、管理情報の入力が負担になることがあります。
契約書ごとに取引先名、契約日、契約金額などを手入力していると、件数が増えるほど作業時間がかかります。入力内容にばらつきがあると、検索や集計もしづらくなります。
サインタイムのAIによる取引情報自動入力を活用すれば、書類から取引先名、取引日、取引金額などの情報を自動で抽出できます。
AI読み取りは、電子保管ルールを作るうえで必須ではありません。ただし、契約書の件数が多い場合や、管理項目の入力に時間がかかっている場合には、入力負担を減らす補助として活用できます。
担当者変更に備えた管理方法にする
契約書管理でよく起こる課題のひとつが、担当者変更時の引き継ぎです。
契約書の保管場所や検索方法が担当者の記憶に依存していると、異動や退職の際に必要な情報が引き継がれにくくなります。
担当者変更に備えて整えたい管理方法として、以下が挙げられます。
- 契約書の保管場所を共通化する。
- 検索項目を統一する。
- タグの付け方をルール化する。
- 管理番号を活用する。
- 契約書の状態を分かるようにする。
- 紙の契約書と電子契約書の扱いを明確にする。
電子保管ルールを整えておくことで、担当者が変わっても契約書を探しやすくなります。
電子保管ルールを定着させるポイント
電子保管ルールは、作って終わりではありません。
実際に契約書を扱う担当者が使いやすいルールにしなければ、運用が続きにくくなります。細かすぎるルールを作るよりも、まずは最低限必要な項目から始める方が定着しやすくなります。
電子保管ルールを定着させるポイントとして、以下が挙げられます。
- 最初から管理項目を増やしすぎない。
- よく使うタグをあらかじめ決める。
- 契約書名の付け方を統一する。
- 保管場所を分かりやすくする。
- 定期的に運用ルールを見直す。
- 現場担当者からの質問を反映する。
電子保管は、契約書をきれいに整理することが目的ではありません。必要な契約書を、必要なときに、誰でも探せる状態にすることが目的です。
まとめ｜契約書の電子保管はルール作りが重要
電子契約を導入しても、締結済み契約書の保管場所や検索項目が決まっていなければ、後から必要な契約書を探すのに時間がかかります。
契約書の電子保管では、保管場所、検索項目、タグ、管理情報の入力方法を整理し、社内で共通のルールとして運用することが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、書類のタグ管理機能、AIによる取引情報自動入力など、契約書の電子保管を効率化する機能を備えています。
契約書が増えるほど管理が大変になっている場合は、まず電子保管ルールを見直し、必要な契約書をすぐに探せる状態を整えてみてはいかがでしょうか。
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