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電子契約はWord・Excelでも送れる？PDF変換の手間を減らす方法
電子契約を利用する際、「WordやExcelで作成した契約書は、そのまま送れるの？」「PDFに変換しないと電子署名できない？」と疑問に思ったことはありませんか。
企業の契約業務では、Wordで作成した契約書や、Excelで作成した申込書・見積書など、さまざまなファイル形式が使われています。
しかし、電子契約サービスにアップロードする前に毎回PDFへ変換していると、作業の手間が増えます。変換後のレイアウトが崩れていないか確認したり、修正が発生した際に再度PDFを作成したりする必要もあります。
結論からいうと、WordやExcelのファイルをそのままアップロードできる電子契約サービスもあります。
サインタイムは、PDFだけでなく、Word・Excel・PowerPoint・画像など、複数のファイル形式に対応しています。
本記事では、電子契約でWord・Excelを利用する方法、PDFとの違い、ファイルを送信する際の注意点を解説します。
電子契約はWord・Excelのファイルでも送れる？
電子契約で利用できるファイル形式は、サービスによって異なります。
PDF形式のアップロードを前提とするサービスもありますが、WordやExcelなど、複数の形式に対応しているサービスもあります。
サインタイムの多くのファイル形式に対応では、Word・Excel・PowerPoint・JPGなどのファイルをアップロードし、電子署名を依頼できます。
つまり、Wordで作成した契約書や、Excelで作成した確認書を、送信前に手動でPDFへ変換する必要はありません。
電子契約で扱える主なファイル形式
サインタイムが対応している主な形式をまとめると、次のとおりです。
| ファイル形式 | 主な利用例 |
|---|---|
| 契約書、申込書、同意書 | |
| Word | 業務委託契約書、秘密保持契約書、各種確認書 |
| Excel | 見積書、発注確認書、各種申込書 |
| PowerPoint | 説明資料、確認用資料 |
| JPG・PNG | 画像で作成した確認資料など |
ただし、どのようなファイルでもそのまま署名に適しているとは限りません。
電子契約に使用する際は、書類の内容やレイアウト、署名欄の位置が適切に表示されているかを確認することが重要です。
なぜ電子契約ではPDFがよく使われるのか
電子契約では、PDFが広く使われています。
PDFは、作成時のレイアウトを保ちやすく、異なる端末でも書類を確認しやすい形式です。
契約書のように、当事者が同じ内容を確認する必要がある書類では、表示内容が安定していることが重要です。
一方、WordやExcelは、内容の作成・編集に適した形式です。
例えば、Wordでは契約条項を修正しやすく、Excelでは表形式で金額や数量を管理しやすいという特徴があります。
つまり、Word・ExcelとPDFには、次のような役割の違いがあります。
- Word・Excel：書類の作成や編集に適している。
- PDF：内容を確認・共有し、完成版として扱いやすい。
- 電子契約サービス：書類の確認・署名・締結・保管を行う。
WordやExcelに対応している電子契約サービスを利用すれば、作成したファイルをアップロードするためだけに、手動でPDFへ変換する工程を省略できます。
Wordで作成した契約書を電子署名する場合
Wordは、契約書の作成でよく利用されるファイル形式です。
例えば、業務委託契約書や秘密保持契約書、取引基本契約書などは、Wordでドラフトを作成し、関係者間で内容を確認・修正することがあります。
契約内容が確定した後、電子契約サービスへアップロードし、署名を依頼する流れです。
Word契約書を利用する際の流れ
サインタイムを利用する場合は、基本的に次のような流れで進められます。
- Wordで契約書のドラフトを作成する。
- 契約相手と内容を確認し、必要な修正を行う。
- 内容が確定したWordファイルをサインタイムへアップロードする。
- 署名者と署名欄を設定する。
- 契約相手へ署名依頼を送信する。
Wordファイルを手動でPDFに変換する工程を省けるため、書類の送信準備を効率化できます。
ただし、アップロードしたファイルが電子契約サービス上でどのように表示されるかは、送信前に確認しましょう。
特に、ページ区切りや表、フォントなどを使用した契約書では、表示内容が意図どおりになっているかを確認することが大切です。
Excelで作成した見積書や確認書も電子契約に利用できる？
Excelは、見積書や発注書、申込書など、表形式の書類を作成する際によく使われます。
金額や数量を計算したり、複数の商品・サービスを一覧で管理したりする場合に便利な形式です。
サインタイムでは、Excelファイルもアップロードして署名依頼に利用できます。
例えば、Excelで作成した発注確認書や料金確認書を、取引先へ電子署名で送る運用が考えられます。
Excelファイルは表示範囲に注意する
Excelには、複数のシートや計算式、非表示の行・列など、さまざまな機能があります。
そのため、電子署名に利用する場合は、どの情報を相手に確認してもらうのかを整理しておく必要があります。
特に、次のような点は送信前に確認しましょう。
- 署名者に見せたいシートが正しく表示されているか。
- 表の途中でページが分かれていないか。
- 金額や数量が正しく表示されているか。
- 不要な情報が含まれていないか。
- 署名欄を適切な位置に設定できているか。
Excelに対応していることと、署名者が表計算ソフトのように自由に編集できることは別です。
電子契約では、最終的に確認・合意する内容を明確にしたうえで署名を依頼することが重要です。
Word・Excel対応でPDF変換の手間を減らすメリット
WordやExcelをそのままアップロードできると、書類の送信準備で発生する細かな作業を減らせます。
例えば、毎日複数の契約書や申込書を送信する企業では、1件ごとのPDF変換は小さな作業でも、件数が増えるほど負担になります。
1. PDFへの手動変換を減らせる
WordやExcelで作成したファイルを、電子契約サービスへアップロードするためだけに変換する必要がなくなります。
契約内容の修正が発生した場合も、WordやExcelで修正した最終版をアップロードする流れにできます。
2. ファイル管理を整理しやすくなる
同じ契約書について、Word版とPDF版が複数存在すると、どれが最新版なのか分かりにくくなることがあります。
ファイルの管理ルールを統一することで、古いデータを誤って送信するリスクを減らしやすくなります。
ただし、電子契約へアップロードする前には、どのファイルが最終版なのかを確認する必要があります。
3. 書類作成から送信までの流れを短縮できる
契約内容の確定後、WordやExcelのファイルをアップロードして署名欄を設定できれば、送信準備を進めやすくなります。
特に、毎月決まった形式の申込書や確認書を作成する業務では、繰り返し発生する作業の削減につながります。
契約書と見積書など、複数のファイルをまとめて送る方法
契約業務では、契約書だけでなく、見積書や料金表、仕様書などを一緒に確認してもらいたい場合があります。
例えば、Wordで作成した業務委託契約書と、Excelで作成した見積書を、同じ取引先へ送信するケースです。
別々のメールで送付すると、相手が関連資料を確認し忘れたり、どの資料が契約書に対応しているのか分かりにくくなったりすることがあります。
サインタイムの送信時のファイル追加を活用すれば、複数のファイルを結合し、1つの書類としてまとめて送信できます。
これにより、契約書と関連資料を同じ流れで確認してもらいやすくなります。
なお、複数のファイルをまとめる場合は、署名の対象となる書類や、確認してもらいたい内容を明確にしておくことが重要です。
Word・Excelで電子契約を送る前に確認したいこと
PDF変換の手間を省けることは便利ですが、送信前の内容確認まで省略してよいわけではありません。
特に、WordやExcelは編集しやすい形式のため、作業途中のファイルを誤ってアップロードしないよう注意が必要です。
送信前に確認したい項目として、以下が挙げられます。
- 契約内容が確定した最終版であるか。
- 取引先名や契約金額に誤りがないか。
- レイアウトや改ページに問題がないか。
- 不要なシートや情報が含まれていないか。
- 署名欄が正しい位置に設定されているか。
- 署名者のメールアドレスが正しいか。
また、よく使う書類については、サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用することで、署名欄の設定など、繰り返し発生する作業を減らせます。
まとめ｜Word・Excel対応の電子契約で書類送信を効率化
電子契約では、PDF以外のファイル形式に対応しているサービスもあります。
サインタイムは、Word・Excel・PowerPoint・画像など、さまざまな形式のアップロードに対応しているため、手動でPDFへ変換する手間を減らせます。
また、送信時のファイル追加やテンプレート機能と組み合わせることで、契約書と関連資料の送信業務も効率化しやすくなります。
一方、電子署名に利用する書類では、最終版の内容や表示レイアウトを送信前に確認することが重要です。
WordやExcelで作成した契約書・申込書の送信に時間がかかっている場合は、対応ファイル形式にも注目して電子契約サービスを選んでみてはいかがでしょうか。
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