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電子文書の保存管理とは？バックアップ・分類・検索を効率化する方法を解説
電子帳簿保存法への対応や電子契約の普及により、多くの企業で契約書や申込書、請求書などの電子化が進んでいます。
紙の保管スペースが不要になり、郵送やファイリングの手間も削減されました。一方で、電子化が進んだからこそ新たな課題を感じる企業も増えています。
実際に電子契約を導入した企業からは、「契約締結はスムーズになったが、その後の管理が大変になった」という声も少なくありません。
本記事では、電子文書時代に求められる契約書管理の考え方と、検索・更新管理・一元管理を効率化する方法について解説します。
電子化しただけでは文書管理の課題は解決しない
電子契約の導入によって契約締結のスピードは向上します。しかし、契約書を適切に管理できなければ、本来得られるはずの業務効率化の効果は限定的になってしまいます。
実際には、電子化によって次のような課題が発生するケースもあります。
- 契約書が複数の場所に保存されている
- 更新期限の管理が属人化している
- 必要な契約書をすぐに探せない
こうした課題は、契約件数が増えるほど顕著になります。
契約書が複数の場所に保存されている
電子契約を導入した企業でも、契約書の保管場所が統一されていないケースは少なくありません。
例えば、電子契約サービスで締結した契約書はクラウド上に保管し、それ以外の契約書は共有フォルダやGoogle Drive、メール添付、紙のファイルで管理しているケースがあります。
このような状態では、必要な契約書を探すだけで時間がかかり、監査対応や引き継ぎも煩雑になります。
そのため、電子契約で締結した書類だけでなく、紙契約や他サービスで締結した契約書も含めて一元管理できる仕組みが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しており、契約書の保管場所をまとめて管理できます。
更新期限の管理が担当者任せになっている
契約管理で特に多いトラブルが、更新期限や解約期限の管理漏れです。
Excelやスプレッドシートで管理している企業も多くありますが、担当者の異動や退職によって管理が引き継がれず、気付いた時には契約が自動更新されていたというケースもあります。
契約書は締結して終わりではありません。
更新や解約のタイミングを適切に管理することで、不要なコストや契約リスクを防ぐことができます。
サインタイムでは、契約更新日の自動アラートや契約更新日・ステータス管理（CLM）を利用することで、契約更新の管理を効率化できます。
必要な契約書をすぐに見つけられない
電子化によって書類が増えるほど、検索性の重要性は高まります。
税務調査や監査対応だけでなく、営業担当や法務担当から契約内容の確認依頼が入ることもあります。
その際に契約書を探すのに時間がかかると、業務全体の生産性が低下してしまいます。
電子文書管理では、「保存すること」だけでなく「必要な時にすぐ探せること」が重要です。
電子文書管理で見直したい3つのポイント
電子契約を導入した企業が次に取り組むべきなのは、「保存」ではなく「活用できる管理体制」の構築です。
1. 契約書を一元管理する
まず重要なのは、契約書の保管場所を統一することです。複数のシステムやフォルダに契約書が分散していると、検索や管理に余計な工数が発生します。
電子契約だけでなく、紙契約や他サービスの契約書も含めて管理することで、業務の属人化を防ぎやすくなります。
2. 検索しやすい状態で保存する
契約書は保管するだけでは十分ではありません。必要な契約書をすぐに見つけられる状態にしておくことが重要です。
例えば、取引先名や契約種別だけでなく、顧客IDや案件番号などの情報で検索できるようにしておくと、日常業務だけでなく監査対応も効率化できます。
サインタイムでは、書類のタグ管理機能を利用して独自の管理項目を設定できます。
また、高度な書類検索では、取引情報やタグを組み合わせた検索にも対応しています。
3. 契約情報をデータとして活用する
近年は契約書をPDFとして保管するだけでなく、契約情報そのものを管理する考え方が広がっています。契約管理では、次のような情報を把握できる状態にしておくことが重要です。
- 契約開始日
- 契約終了日
- 取引先名
- 契約金額
これらの情報を管理することで、契約状況を一覧で把握しやすくなり、更新漏れや管理ミスの防止にもつながります。
サインタイムでは、AIによる取引情報自動入力により、契約書から取引情報を自動抽出できます。
手入力の負担を減らしながら、契約情報を効率的に管理できる環境を構築できます。
電子帳簿保存法対応では検索性が重要
電子帳簿保存法への対応という観点でも、検索性は非常に重要です。
現在は、電子取引で受け取った契約書や請求書などを電子データのまま保存することが求められています。
その際には、日付・金額・取引先などの条件で検索できる状態を維持する必要があります。
そのため、「保存しているから大丈夫」という考え方ではなく、「必要な時にすぐ検索できる状態で管理できているか」が重要になります。
電子契約の導入だけでなく、その後の運用設計まで含めて見直すことで、電子帳簿保存法対応や監査対応の負担を軽減しやすくなります。
電子文書管理は「保管」から「活用」の時代へ
以前の文書管理は、契約書をなくさないように保管することが主な目的でした。
しかし現在は、契約書を事業活動に活用できる状態で管理することが求められています。
必要な契約書をすぐに探せること、更新期限を把握できること、契約状況を一覧で確認できることが、これからの電子文書管理では重要です。
電子契約を導入した企業も、契約締結後の管理体制まで見直すことで、さらなる業務効率化やリスク低減につなげることができます。
まとめ
電子契約や電子帳簿保存法への対応によって、多くの企業で文書の電子化が進みました。
一方で、電子化が進んだことで次のような課題も発生しています。
- 契約書の保管場所が分散している
- 更新期限の管理が属人化している
- 必要な契約書をすぐに見つけられない
こうした課題を解決するためには、単に電子化するだけでなく、その後の管理体制まで含めて見直すことが重要です。
契約書の一元管理、検索性の向上、契約情報の活用を進めることで、電子文書管理の価値をさらに高めることができるでしょう。
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